{"id":16606,"date":"2021-12-12T09:00:38","date_gmt":"2021-12-12T08:00:38","guid":{"rendered":"https:\/\/my-life.lu\/?p=16606"},"modified":"2021-11-09T13:39:43","modified_gmt":"2021-11-09T12:39:43","slug":"dokumente-verwalten-in-zeiten-der-digitalisierung-50038","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/my-life.lu\/de\/dokumente-verwalten-in-zeiten-der-digitalisierung-50038\/","title":{"rendered":"Dokumente verwalten in Zeiten der Digitalisierung"},"content":{"rendered":"
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Der Umstieg auf papierlose Unterlagen bringt neben praktischen Erleichterungen und einem \u00f6kologischen Nutzen zahlreiche Vorteile mit sich. Allerdings erfordert er eine gute Organisation. Wie erh\u00e4lt oder erstellt man elektronische Dokumente? Wie lange und in welcher Weise m\u00fcssen sie aufbewahrt werden? myLIFE gibt Ihnen einige Tipps zur digitalen Verwaltung Ihrer Unterlagen.<\/p>\n

Olivier hat seine Post und andere wichtige Unterlagen jahrelang in Ordnern und Pappkartons gesammelt. Damit soll nun Schluss sein. In Zeiten der Digitalisierung werden Papierdokumente immer h\u00e4ufiger durch elektronische Dateien ersetzt, und das hat viele Vorteile: geringeres Verlust- oder Besch\u00e4digungsrisiko, Platzersparnis, einfacher und schneller Zugriff sowie eine positive Wirkung auf die Umwelt.<\/p>\n

Bei der Digitalisierung seiner Unterlagen muss Olivier jedoch einige Dinge beachten, damit der \u00dcbergang reibungslos funktioniert.<\/p>\n

Ordnung schaffen!<\/h2>\n

Zun\u00e4chst einmal sollte Olivier seine Unterlagen sortieren. Bei der Frage, welche er aufbewahren sollte, kann er sich an den Verj\u00e4hrungsfristen f\u00fcr Rechte und Pflichten in Bezug auf die Unterlagen orientieren. Ab wann ist ein Dokument nicht mehr verwendbar, um bestimmte Anspr\u00fcche geltend zu machen? F\u00fcr wie lange kann die Vorlage eines Dokuments verlangt werden? Die folgende Tabelle bietet einen \u00dcberblick \u00fcber die Mindestaufbewahrungsfristen<\/strong> f\u00fcr die wichtigsten Unterlagen in Luxemburg.<\/p>\n

Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente von Privatpersonen in Luxemburg<\/strong><\/h2>\n
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<\/td>DOKUMENTE<\/th>AUFBEWAHRUNGSFRIST<\/th>ERL\u00c4UTERUNGEN<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
STEUERN<\/td>Steuererkl\u00e4rungen (direkte Steuern und Mehrwertsteuer)<\/td>5 Jahre<\/td>In der Praxis muss die Steuerverwaltung vor Ablauf der Verj\u00e4hrungsfristen einen Steuerbescheid erlassen: 5 Jahre<\/strong> f\u00fcr direkte Steuern<\/strong> (Paragraph 144 der Abgabenordnung) und f\u00fcr die Mehrwertsteuer<\/strong> (Artikel 81 des Mehrwertsteuergesetzes).<\/td>\n<\/tr>\n
<\/td>Belege f\u00fcr eine Steuererkl\u00e4rung (bei Nichtanmeldung von direkten Steuern)<\/td>10 Jahre<\/td>Im Bereich der direkten Steuern betr\u00e4gt die Verj\u00e4hrungsfrist im Falle einer Nichtanmeldung<\/strong> oder einer Zusatzbesteuerung aufgrund einer unvollst\u00e4ndigen oder unrichtigen Steuererkl\u00e4rung<\/strong> \u2013 mit oder ohne betr\u00fcgerische Absicht \u2013 10 Jahre<\/strong> (Artikel 10, Gesetz vom 27.11.1933, ge\u00e4ndert durch das Gesetz vom 24. Dezember 1999).<\/td>\n<\/tr>\n
SOZIALVERSICHERUNG<\/td>Dokumente, die zum Bezug einer Rente oder zur Erstattung von Gesundheitskosten berechtigen<\/td>5 Jahre<\/td>Anspr\u00fcche auf R\u00fcckst\u00e4nde von Renten und andere Sozialleistungen verj\u00e4hren innerhalb von 5 Jahren ab Beginn des Leistungsanspruchs<\/strong>.<\/td>\n<\/tr>\n
VERSICHERUNG<\/td>Versicherungspolicen<\/td>Vertragsdauer
\n+ 3 Jahre oder 5 Jahre
\n<\/td>		Die Verj\u00e4hrungsfrist f\u00fcr eine Klage aus einem Versicherungsvertrag betr\u00e4gt 3 Jahre ab Eintritt des Schadensfalls<\/strong>. Sie betr\u00e4gt 5 Jahre<\/strong>, wenn der Versicherte nachweist, dass er von dem Schaden nicht erst zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt Kenntnis erlangt hat: Die Frist darf 5 Jahre ab dem Ereignis nicht \u00fcberschreiten (Artikel 44 des Gesetzes vom 27. Juli 1997).<\/td>\n<\/tr>\n
ARBEIT<\/td>Gehaltsabrechnungen, Bescheide zum Arbeitslosengeld, Arbeitsvertr\u00e4ge, K\u00fcndigungsschreiben<\/td>Bis zur Feststellung der Rentenanspr\u00fcche<\/td><\/td>\n<\/tr>\n
<\/td>Eigentumsnachweise<\/td>Dauer des Eigentums<\/td>Es besteht keine formelle Verpflichtung, da der Nachweis beim Notar registriert und hinterlegt wird (der Archivierungsservice ist m\u00f6glicherweise kostenpflichtig).<\/td>\n<\/tr>\n
IMMOBILIEN<\/td>Mietkosten<\/td>5 Jahre<\/td>Artikel 2277 des luxemburgischen Zivilgesetzbuches<\/td>\n<\/tr>\n
<\/td>Miteigentumskosten<\/td>5 Jahre<\/td>Artikel 24 des Gesetzes vom 16. Mai 1975 \u00fcber den Status von Miteigentum an bebauten Liegenschaften.<\/td>\n<\/tr>\n
M\u00d6BEL<\/td>Rechnungen f\u00fcr Einrichtungsgegenst\u00e4nde
\n<\/td>		Dauer des Eigentums<\/td>Im Schadensfall, bei Diebstahl etc. Man muss den Wert der Gegenst\u00e4nde nachweisen, damit der Schaden gesch\u00e4tzt und ein Antrag auf Schadenersatz gestellt werden kann.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

Quelle<\/em><\/strong>: SD Law \u2013 Rechtsanw\u00e4ltin Saliha Dekhar<\/em><\/p>\n

Papier- und digitale Unterlagen sammeln<\/h2>\n

Um mit der digitalen Archivierung der Dokumente zu beginnen, muss Olivier die Option \u201epapierfrei\u201c bei den Organisationen aktivieren, die dies anbieten, die elektronischen Dokumente abrufen und gedruckte Originale scannen.<\/p>\n

> Digitaler Dokumentenversand<\/strong><\/p>\n

Verwaltungen und Unternehmen bieten ihren Kunden immer h\u00e4ufiger die M\u00f6glichkeit, ihnen ihre Dokumente in digitaler Form zukommen zu lassen: Kontoausz\u00fcge, Versicherungsbescheinigungen, Mahnungen, Telefon- und Stromrechnungen usw.<\/p>\n

Olivier kann direkt \u00fcber seinen \u201epers\u00f6nlichen Bereich\u201c auf der Website seiner Bank<\/strong><\/span><\/a>, seiner Versicherung, seines Telefonanbieters usw. darauf zugreifen. Falls dies nicht der Fall ist, kann er sich bei dem jeweiligen Anbieter erkundigen, ob diese Option angeboten wird. Fall m\u00f6glich, kann er auch festlegen, dass ihm die Dokumente per E-Mail zugesandt werden. Digital von einer Verwaltung \u00fcbermittelte Dokumente gelten als beglaubigte Kopien und sind einem Original rechtlich gleichgestellt.<\/p>\n

Olivier sollte daran denken, die Dokumente regelm\u00e4\u00dfig herunterzuladen und zu archivieren, da einige Verwaltungen sie nur f\u00fcr begrenzte Zeit auf ihrer Website zur Verf\u00fcgung stellen.<\/p>\n

\u2192 Beim Zugriff auf \u201epers\u00f6nliche Bereiche\u201c im Internet (Seiten von Beh\u00f6rden, Online-Banking, E-Commerce usw.) muss jedes Mal ein anderes Passwort eingegeben werden. Olivier kann einen \u201ePasswort-Manager\u201c verwenden, bei dem alle Passw\u00f6rter an einem sicheren Ort gespeichert werden. Dies ist eine praktische und sichere L\u00f6sung \u2013 sofern man einen vertrauensw\u00fcrdigen Anbieter w\u00e4hlt!<\/p>\n\n\n\n
Auf dem Weg einer vollst\u00e4ndig digitalen Verwaltung in Luxemburg<\/strong><\/p>\n

2018 wurde in Luxemburg ein Ministerium f\u00fcr Digitalisierung geschaffen. Die Regierung arbeitet fortw\u00e4hrend an ihrer Strategie f\u00fcr den Umstieg auf eine zuverl\u00e4ssige und sichere papierlose Verwaltung. Das Land bietet bereits zahlreiche \u00f6ffentliche Online-Dienste; die B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger k\u00f6nnen auf elektronische Dokumente (eDocuments) zugreifen und diese herunterladen. Dies ist vor allem auf der Plattform MyGuichet.lu<\/strong>\u00a0m\u00f6glich: Mit der Funktion eDelivery lassen sich Einkommensteuerbescheide, Kindergeldbescheinigungen, Kfz-Steuer-Rechnungen, Krankenkassenerstattungen usw. abrufen.<\/p>\n

Ein weiteres Beispiel ist die Seite eSante.lu<\/strong>, die Patienten mittels elektronischer Gesundheitsakte (Dossier de Soins Partag\u00e9, DSP) den Zugang zu ihren medizinischen Dokumenten erm\u00f6glicht: Verschreibungen, Laborergebnisse, R\u00f6ntgenbilder usw.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

> Zu scannende Dokumente<\/strong><\/p>\n

Dokumente, die nicht in digitaler Form vorliegen, m\u00fcssen eingescannt werden. Hierf\u00fcr kann Olivier einen an seinen Computer angeschlossenen Scanner, integrierte Smartphone-Tools oder eine spezielle App (in den App Stores gibt es einige davon) verwenden. Die Dokumente sollten in einer guten Aufl\u00f6sung (in der Regel 300\u00a0dpi) eingescannt werden, damit alles gut lesbar ist, und in einem zug\u00e4nglichen Format gespeichert werden, das die Formatierung beibeh\u00e4lt (z.\u00a0B. PDF).<\/p>\n

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Olivier muss die Originale in Papierform aufbewahren, da die von ihm selbst erstellten digitalen Dokumente rechtlich einem Original nicht gleichgestellt sind.<\/p><\/blockquote>\n

Achtung<\/strong>: Olivier muss die Originale in Papierform aufbewahren, da die von ihm selbst erstellten digitalen Dokumente rechtlich einem Original nicht gleichgestellt sind. Sie gelten lediglich als Kopien.<\/p>\n\n\n\n
Gut zu wissen<\/strong>: Das Gesetz \u00fcber die elektronische Archivierung vom 25.\u00a0Juli 2015<\/strong><\/span><\/a> erm\u00f6glicht es Unternehmen in Luxemburg, einer Kopie denselben Rechtsstatus zu geben wie dem Original in Papierform. Daf\u00fcr muss die Kopie bestimmte Kriterien erf\u00fcllen und von einer juristischen Person erstellt worden sein, die einen Status als Dienstleister f\u00fcr Dematerialisierung oder Konservierung (PSDC) besitzt.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

Archivierung und Speicherung der digitalen Dokumente<\/h2>\n

Archivierung<\/span><\/p>\n

Wenn Olivier alle Dateien beisammenhat, sollte er sie ordnen. Dazu sollte er sie eindeutig benennen und in Ordnern und Unterordnern abspeichern, die in einer Baumstruktur angeordnet sind.<\/p>\n

Beispiel:<\/em><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Dank dieser hierarchischen Struktur kann Olivier seine elektronischen Dateien schnell finden. Um Zugriffs- oder Darstellungsprobleme zu vermeiden, sollte er bei der Benennung keine Leerzeichen, Akzente oder Sonderzeichen verwenden (Zahlen, Gro\u00dfbuchstaben und Bindestriche k\u00f6nnen hingegen verwendet werden).<\/p>\n

\u2192 Wenn Olivier sein System eingerichtet hat, kann er all seine Dokumente archivieren, sobald er sie erh\u00e4lt. So sind seine Daten immer auf dem neuesten Stand.<\/p>\n

Das Speichermedium muss zuverl\u00e4ssig und langlebig sein, um die Daten bestm\u00f6glich zu sch\u00fctzen.<\/p><\/blockquote>\n

Speicherung<\/span><\/p>\n

Beim Speichern seiner Dateien sollte Olivier besonders umsichtig sein. Das Speichermedium muss zuverl\u00e4ssig und langlebig sein, um die Daten bestm\u00f6glich zu sch\u00fctzen. Die Wahl h\u00e4ngt in erster Linie von der H\u00e4ufigkeit des Zugriffs, dem zu speichernden Volumen, dem gew\u00fcnschten Sicherheitsniveau und dem Budget ab.<\/p>\n

Externe Datenspeicher:<\/strong><\/p>\n