Dépenses et notes de frais

La fiscalité luxembourgeoise permet aux entreprises de déduire certaines dépenses de leur bilan d’imposition. Ces dernières sont nommées dépenses d’exploitation ou parfois frais de représentation. À quoi correspondent-elles? Pour quels montants et sous quelles conditions? myLIFE étudie pour vous ces questions.

De quoi parle-t-on?

On retrouve sous l’appellation dépenses d’exploitation ou frais de représentation tous les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, c’est-à-dire les dépenses relatives à son activité et à la réalisation d’un chiffre d’affaires.

Ces frais doivent donc servir l’intérêt direct et exclusif de l’entreprise et non des intérêts personnels. Ces dépenses doivent également s’inscrire dans une démarche commerciale ou de développement d’affaires avérée.

Pour les entreprises, ces dépenses sont déductibles du résultat imposable, conformément à l’article 45 de la loi modifiée du 04 décembre 1967, portant sur l’impôt sur le revenu. Ce cadre juridique décrit les principes généraux de déductibilité des frais professionnels et des charges d’exploitation.

Quelles dépenses?

Voici les principaux frais que les entreprises peuvent faire entrer dans le champ des dépenses d’exploitation:

• • frais de transports (essence, péages, indemnités kilométriques…);
  • frais de voyage (billets d’avion, de train…);
  • repas d’affaires (prise de repas avec des partenaires commerciaux);
  • frais de nourriture (prise de repas individuel);
  • frais de logement (chambre d’hôtel…);
  • frais informatiques et télécommunication (internet, téléphone);
  • frais de réception et de représentation (machine à café, eau…);
  • frais de représentation (costume, paire de chaussure…);
  • frais de documentation (livres, entrée au musée…).

Mise en pratique

Prenons un exemple concret: après plusieurs mois de collaboration, un entrepreneur souhaite inviter son client, ainsi que tous les salariés ou prestataires ayant été impliqués dans l’élaboration du projet, à déjeuner au restaurant. La note issue de ce repas pourra être mise au compte des dépenses d’exploitation et donc faire l’objet d’une déduction fiscale.

En revanche, si le repas s’inscrit dans un cadre strictement privé, c’est-à-dire qu’il n’est pas directement lié à une relation de travail, il n’entrera pas dans le champ des dépenses que nous décrivons aujourd’hui.

Le fait d’inscrire une dépense privée comme une dépense d’exploitation est illégal et est susceptible d’aboutir à un redressement fiscal.

Le fait d’inscrire une dépense privée comme une dépense d’exploitation est illégal et est susceptible d’aboutir à un redressement fiscal.

Sous quelles conditions?

Afin de pouvoir être déduits du bilan d’imposition d’une entreprise, ces frais doivent répondre à trois critères cumulatifs:

• • la nécessité professionnelle;
  • la proportionnalité par rapport à l’activité de l’entreprise;
  • la justification documentaire rigoureuse des dépenses.

Détaillons plus concrètement chacun de ces critères.

La nécessité professionnelle

Comme son nom l’indique déjà, elle vise à établir une correspondance de nature qualitative entre les frais et l’activité en question.

Prenons un exemple parlant. Si vous êtes un rédacteur, un journaliste indépendant ou un pigiste, inscrire l’achat d’un dictaphone, d’un dictionnaire, de carnets et de crayons ou bien d’un ordinateur à vos frais d’exploitation parait tout à fait nécessaire. Allons plus loin, si vous travaillez sur un sujet lié à la métallurgie par exemple, l’achat de livres sur ce thème parait sinon logique, au moins cohérent.

A l’inverse, l’achat de 2 kilos de truffes blanches le sera beaucoup moins… même si vous travaillez sur un sujet gastronomique, soyons sérieux.

La proportionnalité

Le second critère établit quant à lui une correspondance de nature quantitative entre les frais engagés et l’activité en question.

Reprenons l’exemple de notre rédacteur qui, travaillant seul, peut raisonnablement justifier de l’achat d’un ou deux ordinateurs tous les deux ans, mais pas de 15 ordinateurs chaque année.

Et pourquoi pas trois ou quatre ordinateurs si leur utilisation est justifiée?! L’estimation des besoins repose sur le bon sens et sur la cohérence avec l’usage professionnel. L’Administration fiscale luxembourgeoise ne fixe pas de plafond précis, mais précise que les dépenses ne doivent pas présenter un caractère somptuaire ou excessif.

La justification rigoureuse

Enfin, le dernier critère est lui tout à fait objectif, puisqu’il établit une correspondance entre des frais engagés et leur justification documentaire.

Parlons plus simplement: si vous déjeunez au restaurant avec un client, demandez un reçu au moment de régler l’addition, et transmettez ce dernier à votre comptable ou à l’administration au moment de votre déclaration fiscale.

Aucune déduction ne pourra être attribuée sans présentation d’un justificatif du type facture détaillée ou tickets de caisse. En outre, ce document devra toujours mentionner:

• • la nature de la dépense (repas d’affaire);
  • la date et le lieu;
  • l’objet professionnel (nom du client ou du projet);
  • les personnes présentes.

Afin de pouvoir être déduits du bilan d’imposition d’une entreprise, ces frais doivent répondre à trois critères cumulatifs: la nécessité professionnelle, la proportionnalité par rapport à l’activité de l’entreprise et la justification documentaire rigoureuse des dépenses.

En cas de contrôle?

Toute entreprise est susceptible d’être contrôlée par l’Administration Fiscale, afin que celle-ci puisse vérifier si les déductions revendiquées correspondent à des frais avérés et que ces derniers ne sont pas incohérents d’un point qualitatif et quantitatif.

Toutes les dépenses non justifiées, ou qui seraient considérées comme somptuaires ou excessives ne feront l’objet d’aucune exonération et réintégreraient alors le résultat imposable de l’entreprise. Enfin, une requalification de ces dépenses sous la typologie «avantages en nature» interviendrait pour le bénéficiaire en question. Par conséquent, ces dépenses seraient soumises à des cotisations sociales et un impôt sur le revenu dû par l’entreprise.

Que vous soyez entrepreneur indépendant, chef d’entreprise d’une PME ou d’un grand groupe, ou bien même salarié, ces dépenses d’exploitation vous concernent plus ou moins directement. Comprendre le fonctionnement des dépenses d’exploitation et leur déduction fiscale permet d’agir avec transparence et sérénité, tout en respectant les obligations légales.