Was ist bei der Einstellung von Mitarbeitern zu beachten?

Sie wollen zum ersten Mal jemanden einstellen oder Ihr bestehendes Team verstärken? Als Arbeitgeber müssen Sie bestimmte Formalitäten beachten. Welche Schritte sind zu unternehmen und auf welche Kosten müssen Sie sich einstellen? Welche Hilfen können Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern in Anspruch nehmen? In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten sollten.

Ihr Geschäft wächst und Sie benötigen Hilfe, um die zunehmende Arbeit bewältigen zu können. Sie haben eine Liste der Aufgaben, die Sie delegieren wollen, sowie das Profil des idealen Kandidaten erstellt. Es ist an der Zeit, diese Person zu suchen und einzustellen! Wie gehen Sie hierbei am besten vor? Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Erstmalige Einstellung: Betriebsanmeldung

Sofern es sich um die erstmalige Einstellung eines Mitarbeiters handelt, müssen Sie sich bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre Commun de la Sécurité Sociale, CCSS) als Arbeitgeber anmelden. Dazu müssen Sie eine „Betriebsanmeldung“ bei der CCSS einreichen. Daraufhin erhalten Sie eine Eintragungsnummer („Arbeitgeber-Identifikationsnummer“) und werden automatisch Mitglied in den folgenden drei Einrichtungen:

• • Unfallversicherung (Association d’assurance accident): Sie ist für die Prävention und die Entschädigung von Arbeitsunfällen, Wegeunfällen und Berufskrankheiten zuständig. Die Höhe der Beiträge hängt von der Risikoklasse, die sich aus der Tätigkeit ergibt, und dem Bonus-Malus-Faktor ab, der anhand der Kosten von Arbeitsunfällen ermittelt wird.
  • Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs): Sie übernimmt einen Teil der Kosten, die durch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für Ihren Mitarbeiter entstehen. Sie werden anhand Ihrer finanziellen Abwesenheitsrate (Verhältnis zwischen den Erstattungen der Mutualität der Arbeitgeber und der beitragspflichtigen Masse) in eine der vier Beitragsklassen
  • Arbeitsmedizinischer Dienst: Er beugt Risiken für die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz vor. Sie sind automatisch beim Multisektoriellen arbeitsmedizinischen Dienst (Service de santé multisectoriel, STM) angemeldet, es sei denn, Sie übermitteln eine Bescheinigung über Ihre Mitgliedschaft bei einem anderen arbeitsmedizinischen Dienst. Der Beitragssatz beim Multisektoriellen arbeitsmedizinischen Dienst wird jährlich im Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg veröffentlicht.

Vor der Veröffentlichung einer Stellenanzeige müssen Sie die freie Stelle zwingend bei der ADEM melden.

Meldung einer freien Stelle

Vor der Veröffentlichung der Stellenanzeige müssen Sie die freie Stelle zwingend bei der Arbeitsagentur (ADEM) melden. Für die Meldung fallen keine Kosten an. Sie muss mindestens drei Tage vor der Veröffentlichung der Stellenanzeige in der Presse erfolgen. Die Meldung wird über die Plattform MyGuichet.lu oder unter Verwendung des auf dem Beschäftigungsportal verfügbaren PDF-Formulars vorgenommen.

→ Gut zu wissen: Um Arbeitgeber bei der Suche nach Bewerbern zu unterstützen, organisiert die ADEM Einstellungsworkshops, wenn mehrere Personen für eine ähnliche Stelle gesucht werden. Sie kann unter bestimmten Bedingungen auch die Ausbildungskosten übernehmen, damit Nachwuchskräfte von Vertragsbeginn an einsatzfähig sind.

Sobald Sie die freie Stelle gemeldet haben, können Sie die Stellenanzeige in den Medien Ihrer Wahl veröffentlichen: auf der Website Ihres Unternehmens, in sozialen Netzwerken, auf spezialisierten Websites, in Zeitungen. Sie können auch auf die Dienste einer Personalvermittlung zurückgreifen. Nutzen Sie auch Ihr berufliches Netzwerk! Beachten Sie, dass bei einigen dieser Medien Kosten anfallen: Erkundigen Sie sich vorab nach den Konditionen und Preisen für die Leistungen.

Obligatorische Schritte bei der Einstellung von Mitarbeitern

Nach mehreren Vorstellungsgesprächen haben Sie den idealen Kandidaten für die zu besetzende Stelle gefunden. Großartig, vor der Einstellung sind jedoch zwingend einige Schritte zu unternehmen.

Erstellung eines Arbeitsvertrags

Spätestens an dem Tag, an dem Ihr neuer Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt, muss er einen arbeitsrechtlich einwandfreien Arbeitsvertrag unterzeichnen. In Luxemburg gibt es unterschiedliche Arten von Arbeitsverträgen: unbefristeter Vertrag (CDI), befristeter Vertrag (CDD), Einsatzvertrag usw. Dieses in zweifacher Ausfertigung erstellte und von allen Parteien unterzeichnete Dokument begründet Ihr Arbeitsverhältnis und regelt dessen Bedingungen. Der Vertrag muss selbstverständlich dem geltenden Recht entsprechen.

Anmeldung bei der CCSS

Sie müssen Ihren neuen Mitarbeiter innerhalb von acht Tagen nach der Einstellung bei der CCSS anmelden. Die Anmeldung können Sie entweder per Formular auf der Website der CCSS vornehmen oder auf elektronischem Weg über SECUline übermitteln. Durch diese obligatorische Anmeldung ist der Beschäftigte in Fällen wie Krankheit, Mutterschaft, Arbeitsunfall, Pflegebedürftigkeit und im Ruhestand abgesichert.

Medizinische Einstellungsuntersuchung

Sie sind verpflichtet, eine medizinische Einstellungsuntersuchung für Ihren neuen Mitarbeiter zu organisieren, indem Sie einen Untersuchungsantrag an den arbeitsmedizinischen Dienst schicken. Diese ärztliche Untersuchung dient dazu, die Eignung oder Nichteignung Ihres neuen Mitarbeiters für die Stelle zu beurteilen. Sie muss bei risikobehafteten Arbeitsplätzen oder Nachtarbeitsplätzen vor der Einstellung und bei allen anderen Arbeitsplätzen innerhalb von zwei Monaten nach Dienstantritt durchgeführt werden.

Lohnsteuerkarte

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, den vorläufigen Steuerabzug vom Lohn Ihres Arbeitnehmers vorzunehmen und den Betrag an die Steuerverwaltung (Administration des contributions directes, ACD) abzuführen. Dazu benötigen Sie seine Lohnsteuerkarte, auf der die Steuerklasse oder der Steuersatz des Arbeitnehmers angegeben ist. Ohne dieses Dokument müssen Sie den Lohn auf der Grundlage von Steuerklasse 1 mit einem Steuersatz von 33 % besteuern. Seit dem 1. Januar 2022 werden Arbeitgebern elektronische Lohnsteuerkarten auf MyGuichet.lu zur Verfügung gestellt. Sie sind verpflichtet, die Lohnsteuerkarte herunterzuladen und jeden Monat deren Gültigkeit zu überprüfen.

Sobald Sie einen Mitarbeiter eingestellt haben, haben Sie arbeitsrechtliche Verpflichtungen. Es ist wichtig, sich einen Überblick über die zusätzlichen Kosten zu verschaffen, die dadurch entstehen können.

Verpflichtungen und Kosten von Arbeitgebern

Sobald Sie einen Mitarbeiter eingestellt haben, haben Sie arbeitsrechtliche Verpflichtungen. Es ist wichtig, sich einen Überblick über die zusätzlichen Kosten zu verschaffen, die dadurch entstehen können.

Zu berücksichtigen sind zunächst die Kosten im Zusammenhang mit der Vergütung. Auch wenn die Höhe der Vergütung zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung frei festgelegt wird, müssen Sie sich an den geltenden Mindestlohn oder die im Tarifvertrag festgelegte Vergütung halten (falls es einen solchen in Ihrer Branche gibt). Später müssen Sie eine Lohnindexierung vornehmen und mögliche Gratifikationen (13. Monatsgehalt, Essensgutscheine usw.) einplanen.

Jeden Monat müssen Sie der CCSS die Bruttovergütung und die genaue Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden Ihres Mitarbeiters melden. Auf Basis dieser Informationen berechnet die CCSS die zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge. Sie zahlen den vom Lohn oder Gehalt Ihres Mitarbeiters einzubehaltenden Arbeitnehmeranteil sowie den Arbeitgeberanteil.

Sie sind auch verpflichtet, den Lohnsteuerabzug vom Lohn Ihres Mitarbeiters vorzunehmen und den Betrag an die Steuerverwaltung abzuführen. Hierfür müssen Sie eine Anmeldung der Lohnsteuer und der Steuerkredite anhand des auf der Website der Steuerverwaltung verfügbaren Formulars oder über MyGuichet.lu einreichen. Die Häufigkeit der Anmeldungen hängt vom Betrag ab, der an der Quelle einbehalten wurde.

Außerdem müssen Sie jeden Monat eine Gehaltsabrechnung erstellen, die Arbeitszeitvorschriften einhalten, ein Register der bezahlten Urlaubstage sowie ein Verzeichnis der Überstunden führen. Hierfür fallen Verwaltungskosten an. Denken Sie auch an die Ausgaben für die Ausstattung Ihres neuen Mitarbeiters und deren Einrichtung: Büro, Computer, Telefon usw.

Alle Verpflichtungen im Bereich des Personalwesens finden Sie auf Guichet.lu.

Als Arbeitgeber können Sie unter gewissen Voraussetzungen finanzielle Hilfen vom Staat erhalten, wenn Sie einen Arbeitsuchenden einstellen.

Einstellungshilfen

Als Arbeitgeber können Sie unter gewissen Voraussetzungen finanzielle Hilfen vom Staat erhalten, wenn Sie beispielsweise einen älteren Arbeitsuchenden, Langzeitarbeitslosen, in beruflicher Wiedereingliederung befindlichen oder behinderten Arbeitnehmer oder einen Arbeitsuchenden unter 30 Jahren einstellen.

Je nach Fall können Sie von der Erstattung des Arbeitgeberanteils an den Sozialversicherungsbeiträgen, eines Teils des Bruttolohns oder – bei Arbeitnehmern mit einer Behinderung – der Übernahme bestimmter Kosten (Aus- oder Weiterbildungskosten, Umbau und Ausstattung des Arbeitsplatzes usw.) profitieren.

→ Gut zu wissen: Wenn Sie mindestens 25 Angestellte beschäftigen, müssen Sie mindestens einen Arbeitnehmer einstellen, der als behinderter Arbeitnehmer anerkannt ist. Diese Beschäftigungsquote beträgt 2 % des Personalbestands, wenn Sie mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigen, und 4 % bei über 300 Arbeitnehmern.

Darüber hinaus gibt es spezielle Arbeitsverträge (Wiedereingliederungsvertrag, Berufsförderungsvertrag, Berufseinführungsvertrag), bei denen Arbeitgeber einen Teil der Personalkosten und/oder den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen erstattet bekommen.

Schließlich können Sie eine Steuervergünstigung erhalten, wenn Sie eine Person einstellen, die seit mindestens sechs Monaten bei der ADEM als arbeitssuchend gemeldet ist. Die Steuervergünstigung beträgt 10 % des monatlichen Bruttolohns und ist als Betriebsausgabe für eine Höchstdauer von zwölf Monaten abzugsfähig. Achtung: Die Steuervergünstigung ist nicht mit den anderen Einstellungshilfen kumulierbar.

Weitere Informationen zu den bestehenden Hilfen und deren Bewilligungskriterien finden Sie auf der Website der ADEM. Alternativ können Sie sich auch an den Arbeitgeberservice der ADEM wenden.

Sie kennen nun die wichtigsten Punkte, auf die Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern achten sollten. Ganz gleich auf welcher Entwicklungsstufe sich Ihr Unternehmen befindet, die Suche nach einem neuen Mitarbeiter ist ein wichtiger Schritt, der sich auf Ihre Geschäftsabläufe auswirken kann. Nehmen Sie sich Zeit, um sich ausführlich über die anfallenden Kosten und zu erledigenden Formalitäten zu informieren. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!