Alles über den Büro-Mietvertrag

Unter all den Fragen, die sich ein Selbstständiger stellt, der sich selbstständig machen möchte, gibt es jene, die sich auf die Anmietung eines Büros beziehen. Ist das obligatorisch? In welcher Form? Ist das kompliziert? Wie viel kostet das? Gibt es Alternativen? Wie immer steht myLIFE an Ihrer Seite und liefert die Antworten auf Ihre Fragen.*

Obligatorisch oder nicht?

Sagen wir es gleich klar und deutlich: JA, Ihr Unternehmen muss über einen identifizierten Ort und eine physische Adresse verfügen, um seine Tätigkeit auszuüben, unabhängig von ihrer Art oder ihrer Rechtsform. Um eine Niederlassungsgenehmigung zu erhalten – eine unabdingbare Voraussetzung, um im Land eine berufliche Tätigkeit auszuüben – wird die Adresse des Firmensitzes Ihres Unternehmens vom Wirtschaftsministerium über die Generaldirektion für Mittelstand verlangt.

Der auf myguichet.lu verfügbare Antrag auf Niederlassungsgenehmigung formuliert es ausdrücklich: „Die Niederlassungsgenehmigung wird nur dann erteilt, wenn in Luxemburg eine materielle Einrichtung besteht, die der Art und dem Umfang der ausgeübten Tätigkeit angepasst ist.“

Bei den in diesem Artikel behandelten freien Berufen oder „intellektuellen” Dienstleistungen kann man sich leicht vorstellen, dass auch eine Privatwohnung durchaus geeignet sein kann. Aber nein, Ihre Wohnung unterliegt einem Wohnraummietvertrag, der sich von einem Büromietvertrag unterscheidet.

Es ist einem Unternehmer nicht verboten, teilweise in seiner Wohnung zu arbeiten, sofern die Wohnung in Luxemburg liegt, die Kriterien erfüllt und für diese Nutzung geeignet oder sogar zugelassen ist.

Es ist einem Unternehmer nicht verboten, teilweise in seiner Wohnung zu arbeiten, sofern die Wohnung in Luxemburg liegt und geeignet oder sogar zugelassen ist.

Büromietvertrag oder Gewerbemietvertrag?

Es ist sehr wichtig, diese beiden sehr unterschiedlichen Mietverträge zu unterscheiden. Der Büromietvertrag, von dem wir hier sprechen, entspricht der Anmietung eines nicht-gewerblichen Raums, in dem Sie keine Waren verkaufen und kein Publikum empfangen. Er richtet sich an freie Berufe oder Tätigkeiten intellektueller Natur, wie zuvor erwähnt. Anders ausgedrückt: Wenn Ihre Tätigkeit im Verkauf von ätherischen Ölen besteht, müssen Sie sich an einen Gewerbemietvertrag wenden. Wenn Sie hingegen beispielsweise als selbstständiger Grafikdesigner arbeiten, können Sie in Ihren Geschäftsräumen durchaus Kunden zu Arbeitsbesprechungen empfangen, indem Sie sich für einen Büromietvertrag entscheiden.

Virtuell oder real?

Ein Unternehmen, das nicht über eigene Räumlichkeiten verfügt, kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Domizilierung bei einem Dritten in Betracht ziehen und dort seinen Firmensitz oder einen beliebigen Sitz festlegen. Es besteht die Möglichkeit, eine Geschäftsadresse zu nutzen, ohne Arbeitsräume zu mieten. Dies wird gemeinhin als Anmietung eines „Briefkastens” bezeichnet. Offiziell sprechen wir hier von einer gewerblichen Domizilierung. Bestimmte, nach genauen Kriterien zugelassene Dienstleister bieten diesen Service an, der darin besteht, Ihre Post entgegenzunehmen, zu verwalten und an Sie weiterzuleiten. Einige bieten sogar Empfangsdienste an, ohne Ihnen jedoch eigene Büroräume zur Verfügung zu stellen.

Achtung, die Domizilierung von Unternehmen ist eine streng geregelte Tätigkeit. Seien Sie daher vorsichtig, wenn Sie auf diese recht einschränkende Lösung zurückgreifen möchten.

Der Büromietvertrag ist ein Mietvertrag des allgemeinen Rechts, dessen Hauptvorteil darin besteht, eine große vertragliche Freiheit zu ermöglichen.

Kurze oder lange Dauer?

Der Büromietvertrag ist ein Mietvertrag des allgemeinen Rechts, dessen Hauptvorteil darin besteht, eine große vertragliche Freiheit zu ermöglichen. Sie können mit Ihrem Vermieter die Bedingungen Ihres Vertrags entsprechend Ihren Bedürfnissen verhandeln. Nehmen Sie sich also die Zeit, zu klären, was für Sie wichtig ist, um einen maßgeschneiderten Vertrag zu erstellen, der für beide Parteien geeignet ist.

Mit dem Büromietvertrag ist theoretisch alles möglich, was die Dauer betrifft. Ein Jahr, drei Jahre oder unbefristet – Sie verhandeln mit dem Eigentümer die Vertragsdauer, die Sie bindet.

Im Falle eines befristeten Mietvertrags sollten Sie, wenn Sie den Vertrag vor Ablauf kündigen oder abtreten möchten, unbedingt eine spezifische Klausel vorsehen, die die Ausstiegsmodalitäten festlegt. Andernfalls riskieren Sie, mangels gütlicher Einigung für die verbleibenden Mieten haftbar zu sein. Wenn Sie bleiben möchten und der Eigentümer nicht widerspricht, sehen klassische Verträge eine stillschweigende Verlängerung des Mietvertrags zu den gleichen Bedingungen vor.

Wissen Sie schließlich, dass im Falle eines unbefristeten Mietvertrags dessen Kündigung recht einfach ist. Es genügt, Ihrem Vermieter einen Monat vor Ihrem Auszug ein Kündigungsschreiben zukommen zu lassen.

Mit oder ohne Zusatzleistungen?

Über die vier Wände hinaus, die Ihr Büro ausmachen, ist es wichtig, die zusätzlichen Dienstleistungen zu prüfen, die Ihnen in den gewählten Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden können. Wir sprechen hier von einer Telefonleitung, einem Internetabonnement, einem Kopierer oder Scanner, aber auch von Büromöbeln (Tisch, Stühle) und schließlich von praktischen Einrichtungen wie Toiletten oder einer Kaffeemaschine. Einige Räumlichkeiten, insbesondere Coworking-Spaces, können umfangreichere Dienstleistungen anbieten, wie gemeinsame Besprechungsräume, Gastronomiebereiche oder sogar Freizeitbereiche.

Wenn einige Dienstleistungen nebensächlich sind (ein Mobiltelefon kann für Ihre Kommunikation ausreichen), scheinen andere unverzichtbar. Es scheint tatsächlich schwierig zu sein, auf eine gute Internetverbindung sowie auf einen Stuhl und einen Schreibtisch zu verzichten.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Zeit an diesem Ort verbringen werden – sorgen Sie also dafür, dass Sie dort gut eingerichtet sind.

Je nach Größe des Büros und den angebotenen Leistungen liegt die Preisspanne zwischen 300 und 900€ pro Monat für ein Büro von etwa 10m² im Zentrum und der dynamischen Peripherie von Luxemburg.

Teuer oder nicht?

Wie so oft ist es sehr schwierig, die finanzielle Frage zu beantworten, da die Preise je nach gewählter Formel stark variieren. Die Antwort hängt nämlich von sehr vielen Faktoren ab: der Lage des betreffenden Büros, seiner Fläche, den angebotenen Leistungen…

Um Ihnen zu helfen, kann man eine Preisspanne von 300 bis 900€ pro Monat für ein kleines Büro von etwa 10m² im Zentrum und der dynamischen Peripherie von Luxemburg nennen.

Für Selbstständige oder Freiberufler, die sich gerade selbstständig machen, können solche Ausgaben sehr hoch sein. Umso mehr, als Sie wahrscheinlich noch keinen ganz klaren Überblick über die Entwicklung Ihrer zukünftigen Einnahmen haben. Vielleicht sollten Sie mit Ihrem Bankberater oder Ihrem Buchhalter darüber sprechen, um eine fundierte Meinung darüber zu erhalten, was vernünftig ist oder nicht.

Stadtzentrum oder Peripherie?

Auch wenn es verlockend sein kann, sich vom Stadtzentrum zu entfernen, um niedrigere Mieten zu erhalten, sollten Sie dennoch darauf achten, die Umgebung, in der Sie Ihr Büro einrichten, gut zu wählen. Das Landleben ist angenehm, aber es ist nicht immer einfach, dorthin zu gelangen. Sind die eingesparten Euros wirklich die Stunden wert, die Sie im Verkehr verbringen? Wird die Entfernung nicht ein Hindernis für Kunden- oder Interessentenbesuche zu Arbeitsbesprechungen sein?

In Luxemburg ist das Stadtzentrum recht klein, das Angebot begrenzt und die Mieten hoch. Wenn Sie dort nicht das seltene Juwel finden, wissen Sie, dass die nahe Peripherie der Hauptstadt ebenfalls ein gutes Angebot bietet und die Mieten dort im Allgemeinen erschwinglicher sind. Einige Gemeinden, wie Differdingen, haben dies sogar zu einer Besonderheit gemacht und bieten Räumlichkeiten für Start-ups und aufstrebende Unternehmen an. Dies ist beispielsweise beim 1535 Creative Hub der Fall.

Coworking-Spaces haben ein wirtschaftliches Modell, das auf der gemeinsamen Nutzung von Räumen und Dienstleistungen beruht, um den Zugangspreis zu senken.

Allein oder in der Gruppe?

Die Anmietung eines eigenen Büros ist die komfortabelste, aber auch die teuerste Option. Deshalb sind Coworking-Spaces entstanden, deren wirtschaftliches Modell auf der gemeinsamen Nutzung von Räumen und Dienstleistungen beruht, um den Zugangspreis zu senken.

In einem Open Space, der oft Besprechungsräume oder kleine Boxen zum Zurückziehen umfasst, teilen Sie den Raum und alle Dienstleistungen (Kaffeemaschine, Kopierer, Internet usw.) mit anderen Unternehmern wie Ihnen.

Es ist eine wirtschaftliche Lösung, die den Unternehmer zudem aus seiner „Einsamkeit“ herausholt. Andererseits bietet sie weniger Privatsphäre und Flexibilität. Wenn Sie während Ihres Studiums ein Fan von Wohngemeinschaften waren, ist diese Lösung wie für Sie gemacht. Wenn Sie unbedingt Ihre „persönliche Blase“ brauchen, um gut zu arbeiten, ist dies nicht der richtige Weg für Sie.

Für selbstständige Unternehmer, die einen intellektuellen Beruf ohne direkten Kontakt zur Öffentlichkeit ausüben, ist der Abschluss eines Büromietvertrags fast schon eine Selbstverständlichkeit. Und die gute Nachricht ist, dass diese Art von Mietvertrag eine vertragliche Flexibilität bietet, die es ermöglicht, auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmers einzugehen. Darüber hinaus ist Luxemburg ein günstiges Gebiet für Start-ups, das verschiedene Unterkunftslösungen für junge Unternehmen bietet.

* Inhalt aus dem Französischen übersetzt mit dem AI-Tool BIL GPT