Repräsentationskosten oder Betriebsausgaben

Die luxemburgische Steuerregelung ermöglicht es Unternehmen, bestimmte Ausgaben von ihrer Steuerbilanz abzuziehen. Diese werden als Betriebsausgaben oder manchmal als Repräsentationskosten bezeichnet. Worum handelt es sich dabei? In welcher Höhe und unter welchen Bedingungen? myLIFE untersucht diese Fragen für Sie.*

Worum geht es?

Unter der Bezeichnung Betriebsausgaben oder Repräsentationskosten fallen alle im Interesse des Unternehmens getätigten Ausgaben, das heißt Ausgaben, die sich auf seine Tätigkeit und die Erzielung eines Umsatzes beziehen.

Diese Ausgaben müssen also dem direkten und ausschließlichen Interesse des Unternehmens dienen und nicht persönlichen Interessen. Diese Ausgaben müssen außerdem in einem nachweisbaren geschäftlichen oder geschäftsentwickelnden Zusammenhang stehen.

Diese Ausgaben unterliegen bei der Unternehmenssteuererklärung einer steuerlichen Befreiung. Für Unternehmen sind diese Ausgaben vom steuerpflichtigen Ergebnis absetzbar, gemäß Artikel 45 des geänderten Gesetzes vom 04. Dezember 1967, welches sich auf die Einkommensteuer bezieht. Dieser rechtliche Rahmen beschreibt die allgemeinen Grundsätze der Abzugsfähigkeit beruflicher Aufwendungen und Betriebsausgaben.

Welche Ausgaben?

Dies sind die wichtigsten Kosten, die Unternehmen als Betriebsausgaben geltend machen können:

• • Transportkosten (Benzin, Mautgebühren, Kilometerpauschalen …)
  • Reisekosten (Flugtickets, Bahntickets …)
  • Geschäftsessen (Mahlzeiten mit Geschäftspartnern)
  • Verpflegungskosten (individuelle Mahlzeiten)
  • Unterkunftskosten (Hotelzimmer …)
  • IT- und Telekommunikationskosten (Internet, Telefon)
  • Empfangs- und Repräsentationskosten (Kaffeemaschine, Wasser …)
  • Repräsentationskosten (Anzug, Paar Schuhe …)
  • Dokumentationskosten (Bücher, Museumseintritt …)

Praxisbeispiel

Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Nach mehreren Monaten der Zusammenarbeit möchte ein Unternehmer seinen Kunden sowie alle Mitarbeiter oder Dienstleister, die an der Erstellung des Projekts beteiligt waren, zu einem Restaurantessen einladen. Die Rechnung für dieses Essen kann als Betriebsausgabe verbucht und somit steuerlich abgesetzt werden.

Handelt es sich hingegen um ein rein privates Essen, das also nicht direkt mit einem Arbeitsverhältnis zusammenhängt, fällt es nicht unter die heute beschriebenen Ausgaben.

Die Erfassung einer privaten Ausgabe als Betriebsausgabe ist illegal und kann zu einer Steuerberichtigung führen.

Die Erfassung einer privaten Ausgabe als Betriebsausgabe ist illegal und kann zu einer Steuerberichtigung führen.

Unter welchen Bedingungen?

Damit diese Kosten vom Steuerbilanzabschluss eines Unternehmens abgezogen werden können, müssen sie drei kumulativen Kriterien entsprechen:

• • berufliche Notwendigkeit
  • Verhältnismäßigkeit im Verhältnis zur Tätigkeit des Unternehmens
  • strenge dokumentarische Rechtfertigung der Ausgaben

Schauen wir uns jedes Kriterium genauer an.

Die berufliche Notwendigkeit

Wie der Name bereits sagt, soll sie einen qualitativen Zusammenhang zwischen den Ausgaben und der betreffenden Tätigkeit herstellen.

Ein anschauliches Beispiel: Wenn Sie Redakteur, freier Journalist oder Beitragsschreiber sind, scheint der Kauf eines Diktiergeräts, eines Wörterbuchs, von Notizbüchern und Stiften oder eines Computers für Ihre Betriebsausgaben ganz notwendig. Gehen wir noch weiter: Wenn Sie zum Beispiel über ein Thema der Metallurgie arbeiten, erscheint der Kauf von Büchern zu diesem Thema zumindest logisch oder kohärent.

Im Gegensatz dazu wird der Kauf von 2 kg weißen Trüffeln deutlich weniger nachvollziehbar sein … selbst wenn Sie an einem gastronomischen Thema arbeiten – seien wir ehrlich.

Die Verhältnismäßigkeit

Das zweite Kriterium stellt einen quantitativen Zusammenhang zwischen den getätigten Ausgaben und der betreffenden Tätigkeit her.

Bleiben wir bei unserem Redakteur, der allein arbeitet und daher vernünftigerweise den Kauf eines oder zweier Computer alle zwei Jahre rechtfertigen kann, aber nicht den Kauf von 15 Computern jedes Jahr.

Und warum nicht drei oder vier Computer, wenn ihre Nutzung gerechtfertigt ist? Die Bedarfseinschätzung beruht auf gesundem Menschenverstand und Kohärenz mit der beruflichen Nutzung. Die Luxemburger Steuerverwaltung legt keine genaue Obergrenze fest, betont jedoch, dass die Ausgaben keinen luxuriösen oder übermäßigen Charakter aufweisen dürfen.

Die strenge Dokumentation

Das letzte Kriterium ist völlig objektiv, da es einen Zusammenhang zwischen den getätigten Ausgaben und deren dokumentarischem Nachweis herstellt.

Einfacher gesagt: Wenn Sie mit einem Kunden im Restaurant essen, fordern Sie beim Bezahlen der Rechnung einen Beleg an und geben Sie diesen zu gegebener Zeit an Ihren Buchhalter oder die Steuerverwaltung weiter.

Ohne Vorlage eines detaillierten Belegs oder Kassenbons kann keine steuerliche Absetzung erfolgen. Zudem muss dieses Dokument immer Folgendes enthalten:

• • Art der Ausgabe (Geschäftsessen)
  • Datum und Ort
  • geschäftlicher Zweck (Name des Kunden oder Projekts)
  • anwesende Personen

Im Falle einer Kontrolle?

Jedes Unternehmen kann von der Steuerverwaltung kontrolliert werden, damit diese prüfen kann, ob die geltend gemachten Abzüge tatsächlichen Kosten entsprechen und ob diese qualitativ und quantitativ kohärent sind.

Alle nicht gerechtfertigten Ausgaben oder solche, die als luxuriös oder übermäßig betrachtet werden, werden nicht steuerbefreit und stattdessen dem steuerpflichtigen Ergebnis des Unternehmens wieder hinzugerechnet. Schließlich würde für den betreffenden Begünstigten eine Neueinstufung dieser Ausgaben unter der Typologie „Sachleistungen“ erfolgen .. Diese Ausgaben wären dann sozialversicherungspflichtig und würden eine vom Unternehmen zu entrichtende Einkommensteuer nach sich ziehen.

Ob Sie selbstständiger Unternehmer, Geschäftsführer eines KMU oder eines Großunternehmens oder sogar Arbeitnehmer sind – diese Betriebsausgaben betreffen Sie mehr oder weniger direkt. Das Verständnis der Funktionsweise der Betriebsausgaben und ihrer steuerlichen Absetzbarkeit ermöglicht es, transparent und gelassen zu handeln und gleichzeitig die gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten.

* Inhalt aus dem Französischen übersetzt mit dem AI-Tool BIL GPT