Ist es eine gute Idee, Ihre Buchhaltung auszulagern?

Die Buchhaltung Ihres Unternehmens gut zu verwalten, ist eine tägliche, komplexe und zeitaufwändige Aufgabe, die entscheidend für das Überleben des Unternehmens ist. Während große Unternehmen dafür eigene Teams haben, könnte der unabhängige Unternehmer versucht sein, diese Aufgabe an einen externen Spezialisten auszulagern. myLIFE prüft diese Hypothese und sagt Ihnen (fast) alles dazu.*

Bevor wir mit diesem Artikel beginnen, lassen Sie uns klarstellen, dass wir hier mit Einzelunternehmern, unabhängigen Handwerkern oder Managern von kleinen Unternehmen sprechen. Wie Sie verstehen werden, ist es keine wirkliche Option mehr, die Buchhaltung zu delegieren, wenn man mehr als 5 Mitarbeiter hat, sondern eine offensichtliche Notwendigkeit. Von großen Unternehmen, die über ein internes Team verfügen, wollen wir gar nicht reden.

Schließlich eine letzte Klarstellung: Die Beauftragung eines Buchhalters ist keine gesetzliche Verpflichtung für den unabhängigen Unternehmer. Es ist eine Option, die ihm zur Verfügung steht und die aus allen Gründen, die wir jetzt ansprechen werden, gerechtfertigt werden kann.

Buchhaltung und mehr

Das Tätigkeitsfeld, das potenziell unter die Bezeichnung „Buchhaltung“ fällt, ist groß, sehr groß. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit können wir die Bearbeitung der Rechnungsstellung, die Zahlung der Löhne, die Steuererklärungen, die Steuerregelungen, die Erstellung einer Bilanz usw. erwähnen.

Zu diesen Aufgaben kommt eine beratende Dimension hinzu, die sich auf rechtliche oder steuerliche Themen bezieht. Darauf werden wir zurückkommen.

Buchhaltung ist ein Beruf

Auf den ersten Blick ist es nicht Ihrer! Obwohl es für einen Unternehmer immer möglich ist, diese Aufgabe alleine zu bewältigen, bleibt es oft komplex und erfordert einen erheblichen Zeitaufwand. Zeit, die Sie nicht damit verbringen werden, sich auf Ihre wahre Tätigkeit, Ihren echten Beruf und das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Werden Sie Ihre Energien darauf verwenden, in Ihrem Fachgebiet zu glänzen, oder versuchen, in einem Ihnen fremden Bereich vage über die Runden zu kommen?

Werden Sie Ihre Energien darauf verwenden, in Ihrem Fachgebiet zu glänzen, oder versuchen, in einem Ihnen fremden Bereich vage über die Runden zu kommen? Bevor Sie antworten, denken Sie darüber nach, was Sie die Buchhaltungsfehler kosten könnten, die mit Ihrem Unwissenheit oder Ihrer Unaufmerksamkeit nach einem harten Arbeitstag verbunden sind.

Verlassen Sie sich auf ihn!

Für den Unternehmer, der diese Aufgaben nicht selbst übernehmen möchte, ist es möglich, sich an einen Buchhalter, einen Wirtschaftsprüfer oder an eine Struktur zu wenden, die auch als Treuhänder bezeichnet wird.

Lassen Sie uns klarstellen, dass wir nicht von der Einstellung eines Mitarbeiters sprechen, der diese Funktion innerhalb des Unternehmens ausübt, sondern von der Inanspruchnahme eines unabhängigen Spezialisten oder einer externen Buchhaltungsfirma.

Es gibt viele Anbieter dieser Art im Großherzogtum, einige behaupten sogar, sich auf die Buchhaltungsverwaltung von Freiberuflern spezialisiert zu haben. Klicken Sie, rufen Sie an, fragen Sie Ihre Bekannten, es liegt an Ihnen, aktiv zu werden.

Er verlässt sich auch (ein wenig) auf Sie!

So erfahren Ihr Buchhalter auch sein mag, er wird ohne Ihre gute Zusammenarbeit nichts tun können. Tatsächlich muss Ihr Buchhalter, um Ihre Buchhaltungsunterlagen zu bearbeiten und Sie bestmöglich zu unterstützen, einfach Zugang zu all diesen Dokumenten und allen finanziellen Informationen haben, die sich auf Ihr Unternehmen beziehen.

Wenn Ihnen das offensichtlich erscheint, sollten Sie bedenken, dass dieser „kleine“ Teil Ihrer Arbeit Ihre volle Aufmerksamkeit verdient. Tatsächlich ist es wichtig, einige einfache Verfahren für den Austausch von Informationen einzurichten, um Fehler zu vermeiden und Zeit in Ihren Austausch mit Ihrem Buchhalter zu sparen. Je reaktionsschneller Sie auf eine Anfrage Ihres Buchhalters sind, desto schneller kann er diese bearbeiten.

Wenn Ihre Zusammenarbeit beginnt, teilen Sie einen digitalen Raum, richten Sie ein Archivierungssystem, eine Nomenklatur ein und halten Sie sich daran. Vereinbaren Sie beispielsweise, alle Ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende jedes Monats zur Bearbeitung zu senden, anstatt sie verstreut zu senden.

Ein weiteres Beispiel, das zu Beginn sehr wichtig ist: Reichen Sie eine Ihrer Rechnungen bei Ihrem Buchhalter ein. Er kann Ihnen bestätigen, dass sie alle erforderlichen gesetzlichen Angaben enthält, und dass sie so formuliert ist, dass ihre Bearbeitung optimiert wird. Wenn dies nicht der Fall ist, kann es notwendig und vorteilhaft sein, Ihre Rechnungsvorlage anzupassen.

Wenn die Organisation und der Austausch zu Beginn manchmal etwas länger dauern, wird Ihr Buchhalter schließlich Ihr Geschäft, Ihre Gewohnheiten und Ihre Bedürfnisse perfekt kennen, und die Logistik wird nur reibungsloser werden.

Lassen Sie uns nun über die klassischen Elemente hinaus das Spektrum der Dienstleistungen untersuchen, die Ihr Buchhalter übernehmen kann und in denen er Ihnen sehr nützlich sein kann.

Es ist wertvoll, sich auf einen Experten verlassen zu können, der den aktuellen rechtlichen Rahmen perfekt kennt und der Ihnen die richtige Vorgehensweise empfehlen kann.

Ein lokaler Partner

Luxemburg legt einen spezifischen rechtlichen Rahmen fest, der nicht dem von Frankreich, England, China oder den USA entspricht. Diese Gesetzgebung ist selbst ständig im Wandel, und es kann manchmal schwierig sein, alle Entwicklungen nachzuvollziehen oder zu verstehen, was eingehalten werden muss. Dies gilt insbesondere für die vielen Unternehmer, die aus ausländischen Rechtsordnungen kommen.

Angesichts dieser Realität ist es wertvoll, sich auf einen Experten verlassen zu können, der den aktuellen rechtlichen Rahmen perfekt kennt und der Ihnen die richtige Vorgehensweise empfehlen kann, um die Konformität Ihres Unternehmens mit den Anforderungen des Gesetzgebers zu gewährleisten. Versäumnisse in diesem Bereich könnten Sie teuer zu stehen kommen, viel teurer als die Honorare Ihres Buchhalters.

Ein Steuerpartner

Die oben genannten rechtlichen Überlegungen gelten selbstverständlich auch für die steuerliche Dimension, die im Großherzogtum Luxemburg gegeben ist. Die Hinzuziehung eines Fachmanns wie Ihres Steuerberaters wird daher empfohlen, insbesondere wenn Ihre Tätigkeit in ausländischen Rechtsordnungen stattfindet und internationale steuerliche Besonderheiten in Ihrer Buchhaltung zusammentreffen.

Er ist ein kompetenter Ansprechpartner, der Ihnen im strengen Einklang mit dem Gesetz hilft, Ihre steuerliche Situation und die Ihres Unternehmens zu optimieren.

Ein strategischer Partner

Über die strengen Aufgaben, die wir gerade erwähnt haben, hinaus kann Ihr Buchhalter zusammen mit Ihrem Bankberater eine echte Rolle als strategischer Berater übernehmen. Sie sind ein Partner, der Ihnen helfen kann, die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

Wenn Sie ein neues Dienstfahrzeug erwerben, in neue Büros umziehen oder Ihre Ausrüstung erneuern möchten… sprechen Sie mit ihm darüber. Nicht nur, um zu erfahren, was Ihre Ressourcen Ihnen vernünftigerweise erlauben oder nicht, sondern auch, um Ihre Entscheidung anhand der Ratschläge, die er Ihnen geben kann, zu verfeinern.

Da er Ihre Ressourcen, Bedürfnisse und Gewohnheiten kennt, kann er Ihnen beispielsweise sagen, ob Leasing oder ein Kredit besser für Ihr neues Fahrzeug geeignet ist, oder ob es nicht an der Zeit ist, Räumlichkeiten zu kaufen, anstatt sie zu mieten.

Ein Buchhalter kann Ihnen auch dabei helfen, besser mit Ihrer Bank zu kommunizieren und so dazu beitragen, eine vertrauensvolle Beziehung zu dieser aufzubauen. Angesichts einer immer komplexer werdenden Regulierung verlangen Banken zunehmend mehr Finanzinformationen (Cashflow, Geschäftspläne usw.). Manche Unternehmer haben Schwierigkeiten, diese Unterlagen ohne die Unterstützung eines Experten bereitzustellen, was zu Frustrationen und Missverständnissen in der Beziehung zu ihren Banken führen kann. Auch hier ist ein Buchhalter eine wertvolle Hilfe.

Dieser Preis wird durch die Art der Aufgaben bestimmt, die Sie ihm übergeben, ebenso wie durch die Menge an Buchhaltungsunterlagen, die Sie ihm anvertrauen.

Letztendlich

Offensichtlich haben die Dienstleistungen Ihres Buchhalters ihren Preis. Dieser Preis variiert erheblich, je nachdem, an welche Tür Sie klopfen. Dieser Preis wird auch durch die Art der Aufgaben bestimmt, die Sie ihm übergeben, ebenso wie durch die Menge an Buchhaltungsunterlagen, die Sie ihm anvertrauen. Basierend auf diesen Informationen sollte der Buchhalter in der Lage sein, Ihnen ein Honorarpaket anzubieten.

Es ist daher unmöglich, Ihnen genau zu sagen, wie hoch der Betrag sein wird. Wir laden Sie ein, Kontakt zu mehreren Fachleuten aufzunehmen, Ihre Bedürfnisse mitzuteilen, damit sie ein Angebot erstellen können, und dann zu vergleichen, um das geeignetste auszuwählen. Eilen Sie nicht zum günstigsten Angebot, ohne sich im Detail darüber zu informieren, was jede in dem Angebot enthaltene Dienstleistung umfasst. Gehen Sie niemals davon aus, dass bestimmte Elemente, die nicht ausdrücklich im Budgetvorschlag aufgeführt sind, dennoch enthalten sind. Stellen Sie Fragen, machen Sie Ihre Berechnungen und denken Sie daran, dass jede erfolgreiche langfristige Beziehung Engagement, Transparenz und gegenseitiges Vertrauen erfordert.

Sie haben es wahrscheinlich verstanden, wir laden Sie ein, die Option, Ihre Buchhaltung an einen externen Spezialisten zu delegieren, ernsthaft in Betracht zu ziehen. Sie könnten wertvolle Zeit sparen und Ruhe im Hinblick auf ein Thema gewinnen, dessen Bedeutung groß ist und von der Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens stark abhängt.

* Inhalt aus dem Französischen übersetzt mit dem AI-Tool BIL GPT