Löhne und Gehälter: Pflichten des Arbeitgebers

Gesetzlicher Mindestlohn, Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen, Lohnsteuerabzug. Welche Pflichten haben Sie als Arbeitgeber im Zusammenhang mit Löhnen und Gehältern? myLIFE gibt einen Überblick.

Ihr Unternehmen floriert und Sie haben sich entschieden, neue Mitarbeiter einzustellen, um Ihr Geschäft weiter auszubauen. Bei der Einstellung von Mitarbeitern sind einige Formalitäten zu erledigen: Meldung einer freien Stelle, Erstellung eines Arbeitsvertrags, Anmeldung bei der CCSS usw. Alle Einzelheiten finden Sie unter: Was ist bei der Einstellung von Mitarbeitern zu beachten? 

Wenn Sie einen passenden Kandidaten gefunden haben, müssen Sie die Vorschriften des Arbeitsgesetzbuches einhalten, insbesondere was Arbeitszeit, Urlaub, Sicherheit am Arbeitsplatz und Vergütung betrifft. Wir gehen im Folgenden auf einige Fragen im Zusammenhang mit der Vergütung ein, die Sie sich möglicherweise stellen.

Mindestlohn

Luxemburg ist bekannt für sein hohes Lohnniveau. Im Jahr 2022 wies das Land die höchsten durchschnittlichen Arbeitskosten pro Stunde innerhalb der EU auf.¹ Es sei daran erinnert, dass Sie den Lohn oder das Gehalt mit Ihrem Mitarbeiter frei verhandeln können. Dabei müssen Sie sich allerdings an den geltenden Mindestlohn halten. Die Höhe des Mindestlohns ist im Großherzogtum gesetzlich festgelegt. Sie richtet sich nach dem Alter und der beruflichen Qualifikation des Arbeitnehmers. Für Arbeitnehmer über 18 Jahre gibt es zwei Arten von Mindestlöhnen (Beträge per 1. September 2023):

• • Mindestlohn für nicht qualifizierte Arbeitskräfte: 2.570,93 Euro brutto pro Monat
  • Mindestlohn für qualifizierte Arbeitskräfte: 3.085,11 Euro brutto pro Monat

Wenn Sie eine Person in Vollzeit (40 Stunden pro Woche) einstellen, darf ihre Vergütung also nicht unter diesen Beträgen liegen. Minderjährige unter 18 Jahren haben ebenfalls Recht auf einen Mindestlohn. Er beläuft sich auf 1.928,20 Euro brutto für Jugendliche im Alter von 15 bis 17 Jahren und 2.056,74 Euro brutto für Beschäftigte im Alter von 17 bis 18 Jahren.

Achtung: Wenn in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag gilt (Banken, Versicherungen, Baugewerbe usw.), darf die vereinbarte Vergütung nicht unter dem Betrag liegen, der in der Lohn- oder Gehaltstabelle des Tarifvertrags angegeben ist. Erkundigen Sie sich vorher!

Gut zu wissen: Es steht Ihnen frei, Ihren Angestellten Boni, Prämien, Gratifikationen oder ein 13. Monatsgehalt zu zahlen. Dies ist Ihre Entscheidung; das Arbeitsrecht sieht keine Verpflichtung hierzu vor (es sei denn, diese Zusatzvergütungen sind im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag vorgesehen oder sie ergeben sich aus einer regelmäßigen Praxis). Darüber hinaus gewähren luxemburgische Unternehmen ihren Angestellten häufig Sachleistungen. Dabei kann es sich um Essensgutscheine, ein Zusatzpensionsregime, die Übernahme von Fahrtkosten usw. handeln. Auch hier ist es an Ihnen zu entscheiden, ob Sie Ihren Mitarbeitern diese Leistungen gewähren möchten.

Lohnindexierung

Eine der wirtschaftlichen Besonderheiten des Großherzogtums ist die Lohnindexierung. Dabei werden die Löhne, Gehälter und Renten automatisch an die Entwicklung der Lebenshaltungskosten angepasst. Ziel ist es, die Inflation auszugleichen und die Kaufkraft der Arbeitnehmer zu erhalten.

Das Nationale Institut für Statistik und Wirtschaftsstudien (Statec) ermittelt monatlich den Verbraucherpreisindex auf Grundlage der Preisentwicklung von mehr als 8.000 Produkten in Luxemburg. Vereinfacht gesagt werden Löhne und Gehälter um 2,5% angehoben, wenn der Durchschnittspreis über dem Schwellenwert liegt.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Löhne und Gehälter Ihrer Arbeitnehmer entsprechend anzupassen, unabhängig von Ihrem Tätigkeitsbereich oder der Größe Ihres Unternehmens.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Löhne und Gehälter Ihrer Arbeitnehmer entsprechend anzupassen, unabhängig von Ihrem Tätigkeitsbereich oder der Größe Ihres Unternehmens. Wenn Sie eine fällige Anpassung nicht vornehmen, riskieren Sie ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Lohngleichheit zwischen den Geschlechtern

Auch wenn dies eigentlich selbstverständlich ist: Achten Sie darauf, dass in Ihrem Unternehmen Lohngleichheit zwischen Männern und Frauen herrscht. Beschäftigte, die die gleiche oder eine gleichwertige Arbeit verrichten, müssen unabhängig von ihrem Geschlecht gleich entlohnt werden.

Seit 2016 stellt die Ungleichbehandlung von Männern und Frauen einen Verstoß gegen das Arbeitsgesetzbuch dar. In diesem Fall droht eine Geldstrafe zwischen 251 und 25.000 Euro.

Gehaltszahlung und -abrechnung

Sie müssen Ihren Angestellten jeden Monat spätestens am letzten Tag des jeweiligen Monats das Gehalt oder den Lohn zahlen. Zudem müssen Sie für jeden Ihrer Angestellten eine monatliche Gehaltsabrechnung erstellen. Diese muss insbesondere folgende Elemente enthalten: Abrechnungszeitraum, Bruttogehalt oder Bruttolohn, Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (bei Stundenlohn) oder monatlicher Beschäftigungsgrad, bezahlte Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie alle anderen Sach- und Geldleistungen.

Sie können diese Abrechnung per Post oder per E-Mail an Ihre Mitarbeiter schicken oder sie ihnen persönlich übergeben.

Gut zu wissen: Sie sind verpflichtet, Ihren Angestellten die gesamte Vergütung zu zahlen. Auch ohne Veranlassung einer Lohnpfändung können Sie allerdings in bestimmten gesetzlich geregelten Fällen einen Teil der Vergütung einbehalten: bei durch den Arbeitnehmer verursachten Geldstrafen, von Ihnen vorgenommenen Vorauszahlungen, Wiedergutmachung eines durch den Arbeitnehmer verursachten Schadens, Beschädigung oder Verlust von Werkzeugen, Instrumenten oder Materialien durch den Arbeitnehmer.

Die an Ihre Angestellten gezahlte Bruttovergütung und die genaue Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden müssen jeden Monat an die Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre Commun de la Sécurité Sociale, CCSS) gemeldet werden.

Sozialabgaben

Die an Ihre Angestellten gezahlte Bruttovergütung und die genaue Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden müssen jeden Monat an die Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre Commun de la Sécurité Sociale, CCSS) gemeldet werden. Diese Meldung hat entweder elektronisch über SECUline oder unter Verwendung der von der CCSS monatlich zugesendeten Lohnliste zu erfolgen. Sie müssen diese Liste überprüfen, gegebenenfalls korrigieren und innerhalb von 10 Tagen an die CCSS zurückschicken.

Auf Basis dieser Informationen übermittelt Ihnen die CCSS einen monatlichen Kontoauszug, in dem die von Ihnen zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge aufgeführt sind: der direkt vom Lohn oder Gehalt Ihrer Mitarbeiter einzubehaltende Arbeitnehmeranteil und der Arbeitgeberanteil. Sie sind dafür verantwortlich, den Gesamtbetrag an die CCSS zu zahlen. Bei nicht erfolgter Meldung kann Ihnen eine Geldstrafe auferlegt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der CCSS.

Gut zu wissen: Sie müssen die Arbeitsunfähigkeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer gleichzeitig mit den Lohnzahlungen monatlich an die CCSS melden. Je nach Situation können Sie unter bestimmten Bedingungen den von Ihnen gezahlten Lohn vollständig oder teilweise (80%) erstattet bekommen. Es gibt verschiedene Arten der Arbeitsunfähigkeit: Abwesenheit wegen Krankheit oder Unfall, Urlaub aus familiären Gründen, Mutterschaftsurlaub, Freistellung für schwangere oder stillende Frauen, Adoptionsurlaub und Sonderurlaub zur Sterbebegleitung.

Lohnsteuerabzug

Neben der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge sind Sie auch verpflichtet, die Lohnsteuer vom Arbeitslohn Ihrer Arbeitnehmer einzubehalten und an die Steuerverwaltung (Administration des Contributions Directes, ACD) abzuführen.

Sie müssen die Lohnsteuerkarten Ihrer Mitarbeiter abrufen , um die einzubehaltende Lohnsteuer zu ermitteln. Sie finden die Lohnsteuerkarten in Ihrem geschützten beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu.

Gut zu wissen: Zwar müssen die Arbeitnehmer Ihnen nicht mehr jedes Jahr ihre Lohnsteuerkarte vorlegen, sie sollten sich aber dennoch vergewissern, dass diese von der Steuerverwaltung ausgestellt wurde. Andernfalls müssen Sie einen Steuerabzug von mindestens 33% vornehmen.

Der einbehaltene Betrag muss (unter Verwendung von Formular 950 „Anmeldung der Lohnsteuer und der Steuerkredite“, das auf der Website der Steuerverwaltung verfügbar ist, oder über MyGuichet.lu) an die Steuerverwaltung gemeldet und anschließend an die zuständige Steuerbehörde abgeführt werden.

Die Fristen für Meldungen und Zahlungen an die Steuerverwaltung (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) hängen von der Höhe der Lohnsteuer ab, die im laufenden Monat einbehalten wird. Bei verspäteter Meldung oder Zahlung können finanzielle Sanktionen verhängt werden.

Lohnkontoauszüge

Jeweils vor dem 1. März jedes Jahres müssen Sie die Lohnkontoauszüge (Jahreslohnbescheinigungen) über MyGuichet.lu an die Steuerverwaltung und an die Angestellten übermitteln. Dort sind alle Vergütungen aufgeführt, die Sie Ihren Mitarbeitern im Laufe des Steuerjahres gezahlt haben.

Wenn Sie die Frist nicht einhalten, müssen Sie möglicherweise ein Bußgeld oder einen Steuerzuschlag wegen verspäteter oder versäumter Einreichung zahlen.

Hinweis: Sie müssen ein Register der bezahlten Urlaubstage Ihrer Angestellten (ordentliche Urlaubstage, Sonderurlaubstage und spezielle Urlaubstage) sowie ein Verzeichnis der Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit führen.

Nun wissen Sie mehr über die Pflichten, die Sie als Arbeitgeber im Zusammenhang mit Löhnen und Gehältern haben. Sie können sich auch von einem Buchhaltungsbüro oder einem Steuerberater unterstützen lassen, die einen Teil dieser Aufgaben für Sie übernehmen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

¹Quelle: Statec – Regards 07/23 – L’heure travaillée reste onéreuse au Luxembourg.