So funktioniert Feedback im Unternehmen

Auch wenn es stets einfacher ist, den Erfolg eines Mitarbeiters anzusprechen und ihn dazu zu beglückwünschen, müssen Sie bei Bedarf auch in der Lage sein, kritische Rückmeldungen zu geben. Positiv oder konstruktiv: Regelmäßiges, relevantes Feedback ist unerlässlich dafür, dass alle Beschäftigten und Teams wissen, wo sie stehen, und sich weiterentwickeln können.

Feedbackkultur

Ob einzeln oder im Team: Um einen Erfolg wertzuschätzen oder Verbesserungsbedarf zu signalisieren, ist Feedback nicht nur nettes Beiwerk im Unternehmen, sondern einer seiner wesentlichen Erfolgsfaktoren. Deshalb sollten Sie es unbedingt schaffen, eine Kultur des regelmäßigen, ehrlichen und vertrauensvollen Dialogs aufzubauen. Warum? Damit Sie die Kluft zwischen den angestrebten Zielen und der Alltagsrealität fortlaufend bewerten und vermitteln können. Je länger das Feedback auf sich warten lässt, desto mehr vertieft sich wahrscheinlich diese Kluft. Wenn Sie bis zum Jahresgespräch warten, um das erste Feedback seit zwölf Monaten zu geben, dann könnte sich die Aufgabe dadurch als sehr schwierig und oft kontraproduktiv erweisen.

Bei der Feedbackkultur geht es nicht nur um Gespräche unter vier Augen, um Persönliches anzusprechen, sondern auch – und vielleicht vor allem – um die Möglichkeit, innerhalb eines Teams miteinander zu reden, sich die Dinge authentisch mitzuteilen, getroffene Entscheidungen mit eigenen Worten wiederzugeben und gemeinsam sowie einzeln die Verantwortung dafür zu übernehmen, dass diese respektiert werden. Feedback sorgt dauerhaft für reibungslosere zwischenmenschliche Beziehungen und ermöglicht eine Weiterentwicklung sowohl der einzelnen Personen als auch des Teams.

Mit positivem Feedback können Sie einen Erfolg bestätigen oder ein Verhalten wertschätzen, um der betreffenden Person bzw. den Personen zu danken und sie zu motivieren. Erfolgt die Feedbackvergabe im Team, dann spornt positives Feedback andere Teammitglieder oder andere Teams dazu an, sich ein Beispiel daran zu nehmen und ähnliche Ergebnisse oder Verhaltensweisen anzustreben. Konstruktives Feedback dient dagegen der Bewusstseinsbildung, der erwarteten Veränderung zur Korrektur der Situation oder der Warnung vor den Folgen, wenn sich nichts ändert. In jedem Fall ist Feedback nicht umsonst. Es soll zu einer besseren Funktions- und Arbeitsweise des gesamten Unternehmens, des Teams oder eines konkreten Mitarbeiters im Speziellen beitragen. Mit einer guten Feedbackkultur steigt nicht nur die Motivation der Beschäftigten, sondern auch ihre Eigenständigkeit und ihr Selbstvertrauen. Indem die Probleme bei den Wurzeln gepackt werden, lässt sich vermeiden, dass sich eine Situation verschlimmert. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, die gesteckten Ziele zu erreichen.

Mit einer guten Feedbackkultur steigt nicht nur die Motivation der Beschäftigten, sondern auch ihre Eigenständigkeit und ihr Selbstvertrauen.

Bleibt das Feedback aus, sind sich die Beschäftigten nicht immer im Klaren darüber, woran sie arbeiten sollten. Und je länger das Feedback auf sich warten lässt, desto mehr verschlimmert sich die Lage womöglich. Somit ist frühzeitiges Feedback unerlässlich, um die gute Teamleistung aufrechtzuerhalten und ein gesundes Arbeitsklima zu wahren – wie hoch Ihr Arbeitspensum auch sein mag. Im Übrigen benötigen die Beschäftigten und insbesondere die Generation Z  solche Rückmeldungen von Ihnen, um ihr volles Potenzial zu entfalten. Viele Führungskräfte sind zurückhaltend und scheuen Auseinandersetzungen. Mit der richtigen Herangehensweise sind regelmäßige Auseinandersetzungen allerdings die beste Möglichkeit, um ernsthafte Konflikte zu vermeiden. Lassen Sie nicht zu, dass sich ein schlechtes Verhalten einschleicht, denn das könnte einige auf schlechte Gedanken bringen!

Das richtige Feedback

Wie geht man es an? Damit Sie Ihre Botschaft ohne Drama oder unnötige Spannungen vermitteln, ist es wichtig, dass Ihr Feedback zur Situation passt und authentisch ist. Sie möchten einer Person für eine außergewöhnliche Leistung oder ein bemerkenswertes Verhalten Ihren Dank aussprechen? Beglückwünschen Sie sie mit begeisterten Worten und legen Sie sachlich die konkreten Elemente dar, die Ihre Wertschätzung begründen. Teilen Sie ihr nicht nur Ihre Zufriedenheit mit, sondern erläutern Sie auch klar die Gründe dafür. Geben Sie der betreffenden Person nach Möglichkeit einen oder zwei Ratschläge, die ihr helfen, diese Richtung weiterzuverfolgen und noch besser zu werden. Im Personaler-Fachjargon ist das die berühmte positive Feedbackschleife.

Feedback soll Ihrem Gegenüber helfen, sich zu verbessern, und es nicht vollends niederschmettern.

Wenn Sie Feedback zur Weiterentwicklung oder Neuausrichtung geben müssen, dann sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie den Mitarbeiter nicht demotivieren. Das Feedback soll ihm helfen, sich zu verbessern, und ihn nicht vollends niederschmettern. Techniken wie das „Feedback-Sandwich“ (ein konstruktives Element zwischen zwei positiven Aspekten) und unterschiedliche Methoden – z. B. die FEEDA-Methode, ein Akronym für „Faits (Fakten), Effet (Auswirkungen), Emotion (Gefühle), Demande (Aufforderung), Action (Handlung)“ – dienen als Orientierung, um es richtig anzugehen. Unser Ziel besteht heute aber nicht darin, uns alle möglichen Personalmanagementtechniken anzuschauen. Halten wir schlicht fest, dass jedes Feedback – vor allem, wenn es eine Veränderung anregen soll – unserer Auffassung nach folgende Elemente beinhalten sollte:

• • Beobachtungen und wahrgenommenen Folgen freundlich und faktenorientiert formulieren (was geschehen ist)
  • sich wohlwollend und offen anhören, was der Mitarbeiter auf der Grundlage der dargelegten Situation zu sagen hat (seine Sicht auf die Dinge) Zögern Sie nicht, bei Bedarf Fragen zu stellen und sich Notizen zu machen, denn das zeigt, dass Sie die Sichtweise Ihres Gegenübers wertschätzen.
  • Ihre Einschätzung der aktuellen Situation und des gewünschten künftigen Zustands klar darlegen (eventuell mit klar festgelegten Zielen in Bezug auf Umfang, Qualität und Fristen) – neben dem gewünschten künftigen Zustand gilt es auch, die Folgen eindeutig zu erläutern, sollte das Feedback nicht berücksichtigt werden
  • den Mitarbeiter oder das Team bitten, den Inhalt des Feedbacks und die vorgegebene Richtung mit eigenen Worten wiederzugeben (um sich zu vergewissern, dass alles richtig verstanden wurde)
  • den Mitarbeiter oder das Team bitten, sich zur Umsetzung des Feedbacks zu verpflichten und gegebenenfalls die quantitativen und qualitativen Elemente zu berücksichtigen
  • eine Frist für eine neue Feedbackrunde zu den angesprochenen Punkten

Gut zu wissen: Im Gegensatz zu negativer Kritik, die sich noch lange in den Köpfen halten kann, hat positives Feedback nur einen vorübergehenden Effekt. Eine regelmäßige kurze Erinnerung ist deshalb immer willkommen. Insgesamt haben die Neurowissenschaften gezeigt, dass auf ein negatives Feedback mindestens drei positive Feedbacks kommen müssen, ansonsten wird die Erfahrung als negativ erlebt.

Konstruktiv und freundlich bleiben

Ob als Lob oder als Anregung: Damit Sie Ihr Feedback so gut wie möglich vermitteln, hilft nichts mehr, als sich stets dazu anzuhalten, es in Form von konstruktiver Kritik darzulegen. Das Ziel von Feedback besteht nicht in erster Linie darin, ein Problem aufzuzeigen, sondern es ist vielmehr der erste Schritt zu einer Verbesserung. Wenn Sie mit dieser Einstellung an das Feedback herangehen, wird die Situation für Sie und Ihren Gesprächspartner viel einfacher. Warum? Das Feedback bezieht sich dann auf eine Situation, ein Verhalten und die daraus entstehenden Folgen – und nicht auf den Wert der Person an sich. Auch wenn wir uns womöglich wiederholen, sei nochmals betont: Konstruktive Kritik zu formulieren, ist deutlich wirkungsvoller, wenn Sie folgende Aspekte beachten:

• • eine Kultur des regelmäßigen Feedbacks im Geiste des Dialogs,
  • eine Beschreibung der faktischen oder empfundenen Auswirkungen einer Situation oder eines Verhaltens,
  • eine freundliche und konkrete Formulierung des gewünschten künftigen Zustands und
  • die Bereitstellung von Lösungen und Hilfsmitteln, damit der Mitarbeiter bzw. das Team den gewünschten künftigen Zustand erreichen kann. Wenn Sie wirklich an der Weiterentwicklung Ihres Mitarbeiters interessiert sind, ist es an dieser Stelle sogar noch besser, wenn Sie ihn bitten, mit seinen Lösungsvorschlägen auf Sie zuzukommen und die Hilfsmittel zu benennen, die er zur Erfüllung des gewünschten künftigen Zustands benötigt. Ihre Aufgabe besteht darin, die Richtung vorzugeben und die Methode zu prüfen, anhand derer er dorthin gelangen will – nicht jedoch darin, für ihn zu denken.

Damit sich eine solche Kultur einstellt, reicht es nicht, sich auf Einzelgespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zu beschränken.

Die Weiterentwicklung des gesamten Teams fördern

Für den Aufbau einer echten Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen sind Mut und Einsatz erforderlich, doch der sich daraus ergebende Nutzen ist immens. Damit sich eine solche Kultur einstellt, reicht es nicht, sich auf Einzelgespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zu beschränken. Vielmehr handelt es sich um eine Teamkultur, innerhalb derer der regelmäßige Austausch und freundliche Auseinandersetzungen das Grundgerüst für die Weiterentwicklung jedes Einzelnen bilden. Eine echte Feedbackkultur wird vom gesamten Team getragen, was bedeutet, dass alle Beschäftigten in der Lage sind, miteinander zu reden und sich weiterzuentwickeln – auch ohne Mitwirkung des Vorgesetzten. Zudem erhöht sie die individuelle und kollektive Widerstandsfähigkeit, was heutzutage unerlässlich ist.

Um eine solche Unternehmenskultur aufzubauen, ist es somit auch wichtig, im gesamten Team eine Richtung festzulegen und sich darauf zu einigen, welchen Sinn das Feedback haben soll. Überdies müssen Sie ein wohlwollendes Umfeld schaffen, in dem sich alle hinreichend sicher fühlen, um Feedback zu erhalten, aber auch zu geben. Nachdem alle ihre Zustimmung erteilt haben, führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer verfügbaren Hilfsmittel durch und passen die vorgeschlagene Methode an Ihre Situation an.

Unabhängig von der Art oder dem Gegenstand ermöglicht regelmäßiges Feedback jedem Mitarbeiter, Selbstvertrauen aufzubauen, aber auch zu erkennen, wie sein Vorgesetzter und seine Kollegen seine Stärken und Schwächen wahrnehmen. Gutes Feedback sollte konstruktiv, fundiert und empathisch sein, ohne jedoch zu emotional zu werden.