Déclarer les bénéficiaires effectifs de votre entreprise

Depuis le 1er mars 2019, par application d’une directive européenne, le Luxembourg a mis en place un registre au sein duquel toute entité inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés a l’obligation d’y faire enregistrer qui sont ses bénéficiaires effectifs. Explications.

Pourquoi un registre des bénéficiaires effectifs ?

Afin de lutter plus efficacement contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le financement du terrorisme, le Parlement Européen a modifié la directive 2015/849 en date du 30 mai 2018 afin de contraindre chaque pays membre à mettre en place un registre des bénéficiaires effectifs.

Le Luxembourg a transposé cette directive en droit national par la loi du 13 janvier 2019 qui a pris effet le 1er mars 2019. Ainsi, toute entité luxembourgeoise immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) doit impérativement enregistrer l’intégralité de ses bénéficiaires effectifs sur le Registre des bénéficiaires effectifs (RBE).

Les seules exceptions à cette obligation concernent les commerçants personnes physiques, les sociétés commerciales momentanées et les sociétés commerciales en participation. Si vous n’êtes pas dans l’une de ces trois catégories et que votre entité est inscrite au RCS, vous êtes donc dans l’obligation de faire enregistrer vos bénéficiaires effectifs.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?

Est considéré comme bénéficiaire effectif :

• « toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle l’entité juridique, ou ;
• toute personne physique pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité réalisée. »

En principe, il s’agit de toute personne physique qui possède directement ou indirectement un pourcentage suffisant d’actions ou de droits de vote ou d’une participation au capital dans une entité pour la posséder ou la contrôler.

Pour différentes raisons, il peut arriver qu’aucun bénéficiaire effectif ne puisse être identifié. Dans un tel cas, ce sont les dirigeants principaux de l’entité immatriculée au RCS qui doivent être inscrits au RBE.

Quelles informations fournir ?

Les données qui doivent figurer dans le RBE pour chaque bénéficiaire effectif sont les suivantes :

• nom et prénom(s) ;
• nationalité(s) ;
• date et lieu de naissance ;
• pays de résidence ;
• adresse privée ou professionnelle ;
• numéro d’identification personnel au registre national ou étranger ;
• nature et étendue des intérêts effectifs détenus (par exemple la détention d’actions).

L’intégralité des données inscrites au RBE est accessible aux autorités nationales dans l’exercice de leurs missions. Le grand public a également accès à ces données, à l’exception de l’adresse et du numéro d’identification.

L’intégralité de ces données inscrites au RBE est accessible aux autorités nationales dans l’exercice de leurs missions. Le grand public a également accès à ces données, à l’exception de l’adresse privée ou professionnelle et du numéro d’identification luxembourgeois ou étranger. Les données peuvent être consultées gratuitement en ligne.

Il est possible de restreindre l’accès à l’information sur un bénéficiaire effectif aux autorités nationales, aux établissements de crédit, aux établissements financiers ainsi qu’aux huissiers et notaires. Une telle restriction doit être limitée dans le temps et dûment motivée par certaines circonstances fixées à l’article 15 de la loi du 13 janvier 2019 (par exemple si le bénéficiaire effectif est mineur ou s’il existe un risque disproportionné d’harcèlement ou d’extorsion)

Comment procéder ?

Pour inscrire vos bénéficiaires effectifs au RBE, rien de plus simple. La procédure s’effectue en ligne à l’aide de votre certificat LuxTrust. Vous aurez à remplir un formulaire et éventuellement à y joindre les pièces exigées si vous êtes concernés par l’une de ces situations.

• Si la personne physique à inscrire n’a pas de numéro d’identification national luxembourgeois, il faudra fournir, en plus de son numéro d’identification au registre étranger, la copie d’une pièce officielle permettant d’établir son identité.
• Si l’entité est une société dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé, elle doit fournir un document l’attestant.
• Si vous souhaitez limiter l’accès aux informations sur certains bénéficiaires effectifs, votre demande de limitation doit être dûment motivée (voir ci-dessous).

Chaque déclaration vous sera facturée un montant qui varie en fonction d’une grille tarifaire fixée par règlement grand-ducal. Dans les trois jours ouvrables, vous recevrez un récépissé de déclaration confirmant l’inscription au RBE.

Attention, vous ne disposez que d’un délai d’un mois pour inscrire les bénéficiaires effectifs de votre entité. En cas de modification de vos bénéficiaires effectifs, un délai d’un mois est également d’application à partir du moment où l’entité a pris (ou aurait dû prendre) connaissance du changement impliquant de modifier l’inscription au RBE.

Vous devez conserver toutes les informations et pièces justificatives sur vos bénéficiaires effectifs au lieu du siège de votre entité.

Signalons encore que vous devez conserver toutes les informations et pièces justificatives sur vos bénéficiaires effectifs au lieu du siège de votre entité. Même en cas de cessation d’activité, il vous faudra encore conserver tous ces éléments pendant cinq ans après la date de radiation au RCS.

Quelles sanctions ?

La loi prévoit des sanctions allant de 1.250 € à 1.250.000 € pour toute entité inscrite au RCS qui ne transmet aucune demande au RBE en vue d’enregistrer ses bénéficiaires effectifs, ou qui transmettrait des informations inexactes, incomplètes ou non actuelles. La loi prévoit en outre que les bénéficiaires effectifs sont passibles des mêmes sanctions s’ils ne fournissent pas les informations demandées par les entités immatriculées afin de satisfaire à leur obligation d’inscription au RBE.