Déléguer sa comptabilité, une bonne idée?

Bien gérer la comptabilité de sa société est une mission quotidienne, complexe et chronophage qui est cruciale pour la survie de l’entreprise. Si les grandes entreprises ont des équipes dédiées à ce travail, l’entrepreneur indépendant pourrait pour sa part être tenté de déléguer cette mission à un spécialiste externe. myLIFE passe cette hypothèse en revue et vous dit tout à ce sujet.

Avant d’entamer cet article, précisons que nous parlons ici aux entrepreneurs individuels, aux artisans indépendants ou bien aux responsables de TPE. Comme vous allez le comprendre, déléguer sa comptabilité lorsque l’on a plus de 5 salariés, n’est plus vraiment une option mais une évidence. Ne parlons même pas des grandes entreprises qui disposent d’une équipe interne dédiée.

Enfin, ultime précision, faire appel à un comptable n’est pas une obligation légale pour l’entrepreneur indépendant. C’est une option qui s’offre à lui et qui peut se justifier pour toutes les raisons que nous allons évoquer à présent.

Le compte est long!

Le champ des activités entrant potentiellement sous l’appellation «Comptabilité» est large, très large. Sans prétendre à l’exhaustivité, citons le traitement de la facturation, le paiement des salaires, les déclarations fiscales, le règlement des impôts, l’établissement d’un bilan, etc.

À ces missions s’ajoutent une dimension de conseils liés à des thématiques juridiques ou fiscales. Nous y reviendrons.

La compta, c’est un métier

À priori, ce n’est pas le vôtre! Ainsi, bien qu’il soit toujours possible pour un entrepreneur de gérer seul cette mission, cela reste souvent complexe et demande un investissement de temps considérable. Autant de temps que vous ne passerez pas à vous concentrer sur votre véritable activité, votre vrai métier et la croissance de votre société.

Allez-vous mettre vos énergies pour exceller votre domaine d’expertise ou pour tenter de vaguement vous en sortir dans un domaine qui vous est étranger?

Allez-vous mettre vos énergies pour exceller votre domaine d’expertise ou pour tenter de vaguement vous en sortir dans un domaine qui vous est étranger? Avant de répondre, pensez à ce que pourrait vous coûter les erreurs comptables liées à votre méconnaissance légitime, ou bien à votre inattention après une dure journée de travail.

Comptez sur lui!

Pour l’entrepreneur qui ne souhaite pas prendre lui-même en charge ces missions, il lui est possible de se tourner vers un comptable, un expert-comptable ou bien une structure que l’on nomme aussi fiduciaire.

Comprenons-nous bien, nous ne parlons pas d’embaucher un salarié exerçant cette fonction au sein de l’entreprise, mais bien de faire appel à un spécialiste indépendant, ou à un cabinet comptable externe.

Il existe de nombreux prestataires de ce type au Grand-Duché, certains revendiquant même d’avoir pour spécialité la gestion comptable des indépendants. Cliquez, téléphonez, demandez à vos proches, c’est à vous de jouer.

Il compte aussi (un peu) sur vous!

Aussi chevronné que soit votre comptable, il ne pourra pas rien faire sans votre bonne collaboration. En effet, pour pouvoir traiter vos pièces comptables et vous accompagner de la meilleure façon possible, votre comptable doit pouvoir disposer aisément de tous ces documents et de toutes les informations financières qui se rapportent à votre société.

Si cela vous semble évident, considérez que cette «petite» part de votre travail mérite toute votre attention. En effet, pour éviter des erreurs et gagner du temps dans vos échanges avec votre comptable, il est important de mettre en place quelques procédures simples pour l’échange des informations. Plus vous serez réactif face à une demande de votre comptable, plus ce dernier pourra la traiter rapidement.

Ainsi, lorsque démarre votre collaboration, partagez un espace dématérialisé, mettez en place un système d’archivage, une nomenclature et tenez-vous-y. Par exemple, convenez d’envoyer toutes vos pièces comptables à traiter, à la fin de chaque mois plutôt que de manière disséminée.

Autre exemple qui a toute son importance au départ: soumettez une de vos factures à votre comptable. Ce dernier pourra vous confirmer que celle-ci contient bien toutes les mentions légales obligatoires d’une part, mais aussi qu’elle est rédigée de façon à optimiser son traitement d’autre part. Si ce n’est pas le cas, adapter votre template de facturation peut s’avérer nécessaire et profitable.

Si l’organisation et les échanges sont parfois un peu longs à se mettre en place au début, votre comptable finira par connaître parfaitement votre business, vos habitudes, vos besoins et la logistique n’en sera que plus fluide.

Étudions à présent, au-delà des éléments classiques, le spectre des prestations que votre comptable peut prendre à son compte et dans lequel il peut vous être bien utile.

Il est précieux de pouvoir s’appuyer sur un expert qui connaît parfaitement le cadre juridique en vigueur et qui saura vous recommander la bonne approche afin de garantir la conformité de votre entreprise soit avec les exigences du Législateur.

Un partenaire local

Le Luxembourg impose un cadre juridique spécifique, qui n’est pas celui de la France, de l’Angleterre, de la Chine ou des USA. Cette législation est elle-même en constante mutation et il est parfois difficile d’en suivre toutes les évolutions ou de comprendre ce à quoi il est nécessaire de se conformer. C’est d’autant plus vrai pour les nombreux entrepreneurs venant de juridictions étrangères.

Face à cette réalité, il est précieux de pouvoir s’appuyer sur un expert qui connaît parfaitement le cadre juridique en vigueur et qui saura vous recommander la bonne approche afin de garantir la conformité de votre entreprise soit avec les exigences du Législateur. Des manquements à ce niveau pourraient vous coûter cher, bien plus cher que les honoraires de votre comptable.

Un partenaire fiscal

Les considérations juridiques évoquées ci-dessus valent bien entendu pour la dimension fiscale inhérente au Luxembourg. L’intervention d’un professionnel comme votre expert-comptable est donc recommandée, qui plus est si votre activité intervient dans des juridictions étrangères et que des spécificités fiscales internationales se croisent dans votre comptabilité.

C’est un interlocuteur compétent pour vous permettre, dans le strict respect de la loi, d’optimiser votre situation fiscale et celle de votre entreprise.

Un partenaire stratégique

Au-delà des strictes missions que nous venons d’évoquer, votre comptable peut, avec votre conseiller bancaire, endosser une véritable dimension de conseiller stratégique C’est un partenaire qui peut vous aider à faire les bons choix pour votre entreprise.

Vous souhaitez acquérir un nouveau véhicule professionnel, emménager dans de nouveaux bureaux, renouveler votre matériel… faites le point avec lui. Non seulement pour savoir ce que vos ressources vous permettent raisonnablement de faire ou non, mais aussi pour affiner votre décision en fonction des conseils qu’il pourra vous délivrer.

Dans la mesure où il connaît vos ressources, vos besoins et vos habitudes, il pourra vous indiquer si un leasing ou un crédit est plus adapté pour votre nouveau véhicule par exemple, ou bien s’il n’est pas temps d’acheter des locaux plutôt que de les louer.

Un comptable peut également vous aider à mieux communiquer avec votre banque et ainsi contribuer à consolider une relation de confiance avec celle-ci. Face à une régulation de plus en plus complexe, les banques exigent de plus en plus d’informations financières (flux de trésorerie, business plans, etc.). Certains entrepreneurs peinent à fournir ces documents sans l’aide d’un expert à leurs côtés, ce qui peut être une source de frustration et d’incompréhension dans la relation avec leurs banques. Là encore, un comptable constitue une aide précieuse.

Le prix sera déterminé par la nature des missions que vous lui soumettrez, tout comme la quantité de pièces comptables que vous lui confierez

Au bout du compte

Évidemment, les prestations de votre comptable ont un prix. Ce tarif diffère sensiblement selon la porte à laquelle vous déciderez de toquer. Ce prix sera également déterminé par la nature des missions que vous lui soumettrez, tout comme la quantité de pièces comptables que vous lui confierez. À partir de ces informations, le comptable devrait être en mesure de vous établir un forfait d’honoraires.

Impossible donc de vous dire quel en sera exactement le montant. Nous vous invitons à entrer en contact avec plusieurs professionnels, de leur communiquer vos besoins afin qu’ils puissent établir une offre et ensuite à comparer pour choisir la plus adéquate. Ne vous précipitez pas sur le moins cher sans vous être assuré en détail de ce que comprend chaque prestation incluse dans l’offre. Ne partez jamais du principe que certains éléments qui ne figurent pas explicitement dans la proposition budgétaire sont malgré tout inclus. Posez des questions, faites vos calculs et n’oubliez pas que toute relation fructueuse à long terme implique de l’engagement, de la transparence et de la confiance réciproque.

Vous l’avez sans doute compris, nous vous invitons à considérer sérieusement l’option de déléguer sa comptabilité à un spécialiste externe. Vous pourriez économiser un temps précieux et gagner en sérénité face à une matière dont les enjeux sont grands, et dont dépendent fortement la pérennité de votre entreprise. En matière de business, contrairement à ce qu’affirme l’adage populaire, «quand on aime… on compte!!»