Le congé-formation au Luxembourg

Dans certains métiers salariés ou indépendants, se former est devenu indispensable pour s’adapter aux changements de son environnement professionnel ou tout simplement pour développer ses compétences et entretenir son employabilité. En outre, les réorientations professionnelles sont de plus en plus courantes et il n’est pas rare de voir un comptable se reconvertir pour devenir menuisier!

S’il existe au Luxembourg des possibilités de formation à l’intérieur même des entreprises, notamment les plus grosses, un salarié ou un indépendant a également le droit de suivre une formation de sa propre initiative, en rapport ou non avec son métier. Pour l’aider dans sa démarche et lui permettre de se rendre à certains cours ou examens, il existe le congé-formation.

Le congé-formation: qu’est-ce que c’est?

Le ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse (MENJE), définit le congé-formation comme un « congé spécial destiné à permettre aux travailleurs salariés, aux travailleurs indépendants et aux personnes exerçant une profession libérale de participer à des cours, de se préparer et de participer à des examens, de rédiger des mémoires ou d’accomplir tout autre travail en relation avec une formation éligible ».

Si certaines formations sont organisées en soirée, d’autres délivrent leurs cours durant la journée et, bien souvent, le salarié n’a pas d’autre choix que de poser congé pour y assister. Le congé-formation, s’il est accepté, lui permet de libérer du temps supplémentaire pour suivre la formation, tout en étant rémunéré.

Les conditions pour pouvoir bénéficier d’un congé-formation

Prenons l’exemple de Marine, chargée de communication dans une entreprise de transport depuis 8 ans. La jeune femme de 31 ans voudrait suivre une formation afin de se réorienter pour devenir Agent Immobilier.

Pour avoir droit au congé-formation qui lui permettra de bénéficier de jours de congé supplémentaires rémunérés, elle doit vérifier si elle répond bien aux critères d’octroi:

• Travailler dans une entreprise ou une association située au Luxembourg: Marine a bien un contrat de travail d’une entreprise située au Grand-Duché.
• Avoir une ancienneté de service d’au moins 6 mois auprès de son employeur au moment de la demande, ce qui est également son cas.

• • Si Marine avait été indépendante ou profession libérale, elle aurait dû exercer son activité au Grand-Duché et être affiliée depuis au moins deux ans à la CCSS (Centre commun de la sécurité sociale) pour répondre aux critères.

• Choisir une formation éligible. Selon le ministère de l’Éducation nationale, l’organisme peut se situer au Luxembourg où à l’étranger, mais les formations doivent être délivrées:

• • par des institutions bénéficiant du statut d’école publique ou privée reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats reconnus par ces mêmes autorités;
  • par les chambres professionnelles;
  • par les communes;
  • par les fondations, les personnes physiques et les associations privées agréées individuellement à cet effet par le ministre;
  • ou par les ministères, administrations et établissements publics.

Dans le cas de Marine, tout est en ordre, les cours qu’elle a repérés sur le portail lifelong-learning.lu géré par l’INFPC (Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue), sont délivrés par la House of Training agréée par le ministère comme organisme de formation professionnelle continue.

Le congé-formation ne peut pas être inférieur à 1 journée. La formation devra donc durer au minimum 24 heures pour pouvoir être éligible.

Combien de jours de congé-formation peut-on obtenir?

Le Code du Travail précise qu’un salarié, un indépendant ou une personne exerçant une profession libérale peut bénéficier au total de 80 jours dans toute sa carrière, sans pouvoir dépasser 20 jours sur une période de deux ans.

C’est le ministère qui détermine le nombre de jours de congé-formation qui peuvent être accordés, en fonction du nombre d’heures certifiées de la formation.

Ici, la formation repérée par Marine dure 53 heures. Le ministère va convertir ces heures en journées de travail, puis les diviser par 3 (et les arrondir à l’unité inférieure).

Exemple:

53 heures de formation : 8 heures/jour = 6,625 jours de formation.

6,625 : 3 = 2,21 jours, soit 2 journées de congé-formation en arrondissant à l’unité inférieure.

Marine pourrait donc bénéficier de deux journées de congé-formation payées par l’État, afin de suivre ses cours. Une aide non négligeable, sachant qu’elle n’a que 26 jours de congé payés dans l’année.

• • Si Marine travaillait à temps partiel, les jours de congé-formation seraient calculés de manière proportionnelle.

À savoir : le congé-formation ne peut pas être inférieur à 1 journée. La formation devra donc durer au minimum 24 heures pour pouvoir être éligible.

L’employeur peut se faire rembourser l’indemnité compensatoire versée à Marine pendant le congé-formation, ainsi que la part patronale des cotisations sociales.

Quels avantages pour l’employeur?

Marine va maintenant devoir parler de son projet de formation avec son employeur. Il devra donner un avis, favorable ou non, concernant ce congé spécial.

Pendant toute la durée du congé-formation (en l’occurrence deux jours, si sa demande est acceptée), Marine touchera une indemnité compensatoire payée par son employeur. Concrètement, ce dernier continuera de lui verser son salaire journalier moyen (dans la limite de 4 fois le salaire social minimum pour salarié non-qualifié*), un peu comme si elle avait pris une journée de congé classique.

L’avantage pour le patron de Marine, c’est qu’il pourra se faire rembourser le montant de cette indemnité, ainsi que la part patronale des cotisations sociales, en faisant une demande de remboursement au MENJE.

• • Si Marine avait été indépendante (ou profession libérale), le MENJE précise que cette indemnité compensatoire aurait été calculée sur la base du revenu qui a servi comme assiette de cotisation pour l’assurance-pension, au dernier exercice cotisable. L’indemnité aurait ainsi été directement versée par l’État (toujours dans la limite de 4 fois le salaire social minimum).

Si l’absence de Marine risque de perturber le bon fonctionnement de l’entreprise et que son employeur donne un avis négatif, le congé-formation pourra être reporté une fois. Dans ce cas, Marine peut quand même envoyer sa demande au ministère (avec l’avis négatif de son employeur). Sa demande sera alors transmise à une commission consultative qui donnera son avis sur les délais de report.

La demande de congé-formation doit être envoyée au moins deux mois avant le début du congé demandé.

Comment faire sa demande de congé-formation?

Marine peut maintenant faire sa demande officielle de congé-formation auprès du Service de la formation professionnelle du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Pour cela, elle doit:

• remplir le formulaire de demande d’octroi de congé-formation ;
• faire remplir ce même formulaire à son employeur qui indiquera s’il est favorable ou non à ce congé;
• rassembler les pièces justificatives:
  • Certificat(s) d’inscription à la formation avec la période et le nombre d’heures (examens, cours, etc.);
  • Certificat d’affiliation à la sécurité sociale;
  • Les personnes qui envoient un formulaire en allemand ou en anglais, devront aussi joindre une copie de leur contrat de travail.
• Envoyer le formulaire et les pièces justificatives au ministère à l’adresse:

Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse
Service de la formation professionnelle/congé-formation
29, rue Aldringen
L-2926 Luxembourg

Attention, il faut faire sa demande au moins deux mois avant le début du congé demandé.

Où se renseigner sur le congé-formation au Luxembourg?

Le ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse (MENJE) donne de nombreuses informations sur le congé-formation au Luxembourg sur son site men.lu, tout comme le portail Guichet.lu. Les personnes intéressées peuvent aussi directement contacter le service de la formation professionnelle au ministère.

* Le montant du salaire social minimum (SSM) pour salarié non-qualifié est fixé à 2.570,93€ au 1^er septembre 2023.