Tout savoir sur le bail de bureau

Parmi toutes les questions que se pose un indépendant souhaitant se lancer, il y a celles relatives à la location d’un bureau. Est-ce obligatoire? Sous quelle forme? Est-ce compliqué? Combien ça coute? Y a-t-il des alternatives? Comme toujours, myLIFE est à vos côtés et apporte les réponses à vos questions.

Obligatoire ou pas?

Disons-le d’emblée clairement: OUI, votre entreprise doit disposer d’un lieu identifié et d’une adresse physique pour exercer son activité, quelle que soit sa nature ou sa forme juridique. Pour obtenir une autorisation d’établissement, condition sine qua none pour exercer une activité professionnelle dans le pays, l’adresse du siège de votre entreprise vous sera demandé par le ministère de l’Économie, via la Direction Générale des Classes Moyennes.

La demande d’autorisation d’établissement disponible sur myguichet.lu le formule explicitement: «L’autorisation d’établissement n’est délivrée que s’il existe, au Luxembourg, une installation matérielle appropriée à la nature et à la dimension de l’activité poursuivie.»

Pour les activités libérales ou de services «intellectuels» dont il est question dans le présent article, on s’imagine aisément qu’un logement personnel peut également très bien faire l’affaire. Mais que nenni, votre logement est sous le statut d’un bail d’habitation, différent de celui d’un bail de bureau.

Il n’est pas interdit pour un entrepreneur de travailler partiellement dans son logement, à condition que le logement soit situé au Luxembourg, respecte les critères et soit adapté, voire autorisé à cet usage.

Il n’est pas interdit pour un entrepreneur de travailler partiellement dans son logement, à condition que le logement soit situé au Luxembourg et soit adapté, voire autorisé à cet usage.

Bail de bureau ou bail commercial?

Il est très important de distinguer ces deux baux bien différents. Le bail de bureau dont nous parlons ici correspond à la location d’un espace non-commercial, où vous ne vendez pas de biens et où vous ne recevez pas de public. Il se destine à des professions libérales ou de nature intellectuelle comme évoqué précédemment. Autrement dit, si votre activité consiste dans la vente d’huiles essentielles, c’est vers un bail commercial qu’il faudra vous tourner. En revanche, en tant que graphiste indépendant, par exemple, vous pourrez tout à fait recevoir dans vos locaux professionnels des clients pour des réunions de travail en optant pour le bail de bureau.

Virtuel ou bien réel?

Une société ne disposant pas de locaux privatifs peut envisager sous certaines conditions une domiciliation auprès d’un tiers et y fixer son siège social ou un siège quelconque. Il existe la possibilité de disposer d’une adresse professionnelle, sans louer d’espace de travail. C’est alors ce que l’on appelle couramment louer «une boîte aux lettres». De manière très officielle, nous parlons ici de domiciliation commerciale. Certains prestataires autorisés selon des critères précis proposent en effet ce service qui consiste à recueillir, gérer et vous transmettre votre courrier. Certains proposent même des services d’accueil, sans pour autant vous allouer de bureaux dédiés.

Attention, la domiciliation de société est une activité strictement encadrée. Soyez donc vigilant si vous souhaitez avoir recours à cette solution qui est assez contraignante.

Le bail de bureau est un bail de droit commun, dont l’avantage principal est d’autoriser une grande liberté contractuelle.

Courte ou longue durée?

Le bail de bureau est un bail de droit commun, dont l’avantage principal est d’autoriser une grande liberté contractuelle. Vous pouvez négocier avec votre propriétaire les termes de votre contrat, en fonction de vos besoins. Prenez donc le temps de faire le point sur ce qui importe pour vous, afin de réaliser un contrat sur-mesure convenant aux deux parties.

Avec le bail de bureau, tout est théoriquement possible en matière de durée. Un an, trois ans ou à durée indéterminée, c’est à vous de négocier avec le propriétaire des lieux la durée du contrat qui vous lie.

Dans le cas d’un bail à durée déterminée, si vous souhaitez résilier ou céder le bail avant le terme du contrat, veillez à prévoir une clause spécifique qui précise les modalités de sortie. Autrement, vous risquez fort d’être redevable des loyers restants faute d’un accord à l’amiable. Si vous souhaitez rester et que le propriétaire ne s’y oppose pas, les contrats classiques prévoient une reconduction tacite du bail aux mêmes conditions.

Sachez enfin qu’en cas de de bail à durée indéterminée, la résiliation de ce dernier est assez simple. Il vous suffira d’adresser une lettre de préavis à votre loueur, un mois avant de quitter les lieux.

Avec ou sans sucre?

Au-delà des quatre murs qui constituent votre bureau, il est important d’étudier les services supplémentaires qui peuvent être mis à votre disposition dans les locaux choisis. Nous parlons ici d’une ligne de téléphone, d’un abonnement Internet, d’une photocopieuse et autre scanner, mais aussi de mobiliers de bureau (table, chaises) et enfin des commodités pratiques comme des toilettes ou une machine à café. Certains locaux, notamment les espaces de coworking, peuvent proposer des services plus larges comme des salles de réunions partagées, des espaces de restauration ou encore des espaces de loisirs.

Si certains services sont accessoires (un téléphone portable peut suffire pour vos communications), d’autres semblent indispensables. Il semble en effet difficile de se passer d’une bonne connexion Internet ainsi que d’une chaise et d’un bureau.

N’oubliez pas que vous allez passer du temps dans ce lieux, autant faire en sorte que vous y soyez bien installé.

Selon la superficie du bureau et les prestations proposées, la fourchette de prix se situe entre 300 et 900€ par mois pour un bureau d’environ 10m² situé dans le centre et la périphérie dynamique de Luxembourg.

Cher ou pas?

Comme souvent, il est très difficile de répondre à la question financière tant les prix varient selon la formule retenue. La réponse dépend en effet de très nombreux facteurs: la localisation du bureau en question, sa superficie, les prestations proposées…

Pour vous aider, on peut dégager une fourchette de prix allant de 300 à 900€ par mois, pour un petit bureau d’environ 10m2 situé dans le centre et la périphérie dynamique de Luxembourg.

Pour un indépendant ou une profession libérale qui se lance, une telle dépense peut s’avérer très conséquente. C’est d’autant plus vrai que vous n’avez probablement pas encore une vue tout à fait claire sur l’évolution de vos revenus futurs. Peut-être devriez-vous en parler avec votre banquier ou votre comptable, afin d’obtenir un avis éclairé sur ce qu’il est raisonnable de faire ou non.

Centre-ville ou périphérie?

S’il peut être tentant de s’éloigner du centre-ville pour accéder à des loyers moins élevés, veillez quand même à bien choisir l’environnement où installer votre bureau. La campagne c’est agréable, mais il n’est pas toujours simple de s’y rendre. Les euros économisés valent-ils vraiment les heures passées dans les transports? La distance ne va-t-elle pas être un frein à la visites de clients ou prospects pour des réunions de travail?

À Luxembourg, le centre-ville est assez restreint, l’offre y est limitée et les loyers sont élevés. Si vous n’y trouvez pas la perle rare, sachez que la périphérie proche de la capitale n’est pas en reste en matière d’offre et que les loyers y sont généralement plus abordables. Certaines communes, à l’instar de Differdange, en ont même fait une spécificité et proposent des locaux pour les start-up et les entreprises en devenir. C’est par exemple le cas du 1535 Creative Hub.

Les espaces de coworking ont un modèle économique qui repose sur la mutualisation des espaces et des prestations pour en diviser le prix d’accès.

En solo ou en groupe?

La location d’un bureau rien que pour soi est l’option la plus confortable, mais c’est aussi la plus onéreuse. C’est pourquoi sont apparus les espaces de coworking dont le modèle économique repose sur la mutualisation des espaces et des prestations pour en diviser le prix d’accès.

Dans un open space comprenant souvent des salles de réunions ou des petits box pour vous isoler, vous partagerez l’espace et tous les services (machine à café, photocopieuse, Internet etc.) avec d’autres entrepreneurs comme vous.

C’est une solution économique et qui a le mérite de sortir l’entrepreneur de sa «solitude». En revanche, elle offre moins d’intimité et de flexibilité. Si vous étiez un fan de la colocation étant étudiant, cette solution est faite pour vous. Si vous avez impérativement besoin de votre «bulle perso» pour bien travailler, passez votre chemin.

Pour l’entrepreneur indépendant exerçant une profession intellectuelle sans contact direct avec le public, contracter un bail de bureau s’impose presque comme une évidence. Et la bonne nouvelle est que ce type de bail offre une flexibilité contractuelle qui permet de répondre aux besoins de chaque entrepreneur. Qui plus est, le Luxembourg est un territoire propice aux start-ups, qui offre différentes solutions d’hébergement pour les jeunes sociétés.