Grenzüberschreitende MwStKleinunternehmerregelung

Seit dem 1. Januar 2025 können kleine Unternehmen die grenzüberschreitende Freistellungsregelung in Anspruch nehmen, die es ihnen ermöglicht, bei Verkäufen in einem anderen EU-Mitgliedstaat keine Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen, sofern sie in diesen Staaten zugelassen sind und es sich um Umsätze handelt, die unter die Regelung fallen. myLIFE erklärt, wie diese Regelung funktioniert und unter welchen Bedingungen man davon profitieren kann.*

Nachdem er fünf Jahre lang als Softwareentwickler in einem großen Unternehmen im Großherzogtum gearbeitet hatte, beschloss Félix, seine Tätigkeit als Selbstständiger fortzusetzen. Sein Umsatz ist noch recht bescheiden, und er profitiert von der Mehrwertsteuerbefreiung in Luxemburg. Das bedeutet, dass er, solange sein Jahresumsatz unter der im Großherzogtum geltenden nationalen Schwelle (50.000€) bleibt, nicht verpflichtet ist, seinen Kunden Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen oder diese an die Verwaltung abzuführen.

Sein Kundenstamm wächst stetig. Kürzlich hat er einen Vertrag mit einem Kunden in Arlon und einen weiteren in Trier abgeschlossen. Bei der Vorbereitung der Rechnungen kam jedoch Zweifel auf: Muss auf diese Rechnungen Mehrwertsteuer angewendet werden oder muss er sich in Belgien und Deutschland für die Mehrwertsteuer registrieren? Diese Fragestellung ist bei Selbstständigen, die grenzüberschreitend tätig sind, weit verbreitet.

Bei seinen Recherchen entdeckt er die Existenz der grenzüberschreitenden Kleinunternehmerregelung, die genau für kleine Unternehmen wie das von Félix konzipiert wurde, die ihre Tätigkeiten in mehreren Ländern der Europäischen Union ausüben.

Die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung soll die mehrwertsteuerlichen Verpflichtungen für kleine Unternehmen vereinfachen, die Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen in mehreren EUMitgliedstaaten erbringen.

Was ist die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung?

Die am 1. Januar 2025 in Kraft getretene grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung soll die mehrwertsteuerlichen Verfahren für kleine Unternehmen vereinfachen, die Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen in mehreren Mitgliedstaaten der Europäischen Union erbringen.

Unter Einhaltung bestimmter spezifischer Bedingungen können sie auch in anderen Mitgliedstaaten als demjenigen, in dem sie niedergelassen sind, von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren.

Vor dieser Reform war die Mehrwertsteuerbefreiung strikt national geregelt. Ein Unternehmen konnte nur in seinem Niederlassungsstaat davon profitieren. Tätigte es steuerpflichtige Umsätze in einem anderen Mitgliedstaat, musste es sich dort grundsätzlich für die Mehrwertsteuer registrieren und die lokale Regelung anwenden, selbst wenn es im Ursprungsland von einer Befreiung profitierte.

Nun kann ein in Luxemburg niedergelassenes Unternehmen, sofern es die erforderlichen Kriterien erfüllt, seine Dienstleistungen oder Warenverkäufe an Kunden in Belgien, Deutschland oder Frankreich ohne Berechnung der Mehrwertsteuer fakturieren. Dadurch kann es seine Wettbewerbsfähigkeit gegenüber inländischen Kleinunternehmen, die ebenfalls von einer Befreiung profitieren, erhalten und gleichzeitig seine administrativen Verfahren im Niederlassungsstaat zentralisieren.

Gut zu wissen: Entscheidet sich ein Unternehmen für die Mehrwertsteuerbefreiung, stellt es seinen Kunden keine Steuer in Rechnung, kann aber auch die auf seine Einkäufe entrichtete Mehrwertsteuer nicht zurückfordern.

Ein Unternehmen, das sich für die Mehrwertsteuerbefreiung entscheidet, stellt seinen Kunden keine Steuer in Rechnung, kann aber auch die auf seine Einkäufe entrichtete Mehrwertsteuer nicht zurückfordern.

Wer kann von der grenzüberschreitenden Mehrwertsteuerbefreiung profitieren und unter welchen Bedingungen?

Diese Regelung richtet sich an kleine mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen (Selbstständige, Freiberufler, Start-ups usw.), deren wirtschaftlicher Sitz sich in Luxemburg befindet und die ihre Produkte oder Dienstleistungen in einem anderen EUMitgliedstaat anbieten.

Um davon zu profitieren, muss der Unternehmer zwei Bedingungen erfüllen.

• • Der Gesamtumsatz in der EU darf im vorangegangenen Kalenderjahr und im laufenden Jahr 100.000€ nicht überschreiten.
  • Die in jedem betroffenen Mitgliedstaat geltenden Umsatzschwellen müssen eingehalten werden, in denen er von der Befreiung profitieren möchte.

Gut zu wissen: Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU können nicht von der grenzüberschreitenden Kleinunternehmerregelung profitieren, da diese nur in Mitgliedstaaten gilt, die sie in ihr nationales Recht umgesetzt haben.

Félix, unser selbstständiger Softwareentwickler, profitiert bereits von der Kleinunternehmerregelung in Luxemburg. Sein Umsatz liegt unter der luxemburgischen Schwelle von 50.000 €, weshalb er seinen luxemburgischen Kunden Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellt.

Dank der grenzüberschreitenden Kleinunternehmerregelung kann er seine ausländischen Kunden ebenfalls ohne Mehrwertsteuer fakturieren, sofern er die geltenden Schwellen einhält.

In seinem Fall gelten folgende Obergrenzen:

• • Sein Gesamtumsatz darf 100.000€ nicht überschreiten;
  • Der in den Staaten erzielte Umsatz, in denen er seine Leistungen verkauft, darf die nationalen Schwellen nicht überschreiten, nämlich:
    • 50.000€ in Luxemburg;
    • 25.000€ in Belgien;
    • 25.000€ in Deutschland.

Gut zu wissen: Einige Mitgliedstaaten können je nach Art der verkauften Güter oder Dienstleistungen mehrere nationale Schwellen haben (wie beispielsweise in Frankreich oder Dänemark) und können für das laufende Jahr eine Toleranz gewähren.

Durch den Besuch der Website der Europäischen Kommission kann Félix überprüfen, welche Länder die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung anwenden, und sich über die von den Staaten festgelegten Schwellen informieren.

Die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung beruht auf einer europäischen Richtlinie, was bedeutet, dass sie in allen Ländern gilt, die diese umgesetzt haben. Ein in Italien niedergelassenes Unternehmen kann somit einem Kunden in Luxemburg ohne Mehrwertsteuer fakturieren, sofern es zuvor die Steuerbehörden seines Niederlassungsstaates benachrichtigt hat und die nationalen Umsatzschwellen sowie die europäische Schwelle einhält. Bestimmte Umsätze können auch von der Kleinunternehmerregelung ausgeschlossen sein (bestimmte Immobiliengeschäfte, innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge, länderspezifische Tätigkeiten usw.).

Achtung: Die Einhaltung der Umsatzschwellen ist entscheidend, um unter der Kleinunternehmerregelung zu bleiben. Bei Überschreitung scheidet das Unternehmen aus der Regelung aus und muss die klassischen Mehrwertsteuerregeln anwenden.

Was passiert bei Überschreitung der Schwellen?

Wenn Félix die für die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung festgelegten Schwellen überschreitet, können mehrere Szenarien eintreten:

• • Er überschreitet die Schwelle von 100.000€ Gesamtumsatz in der EU. Der junge Unternehmer kann ab dem Zeitpunkt der Überschreitung und während des gesamten folgenden Kalenderjahres in keinem EU-Mitgliedstaat mehr von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren. Wird hingegen die Umsatzschwelle des Niederlassungsstaates nicht überschritten, kann er weiterhin davon profitieren, jedoch ausschließlich in diesem Land (also in Luxemburg). Die Überschreitung der europäischen Schwelle muss innerhalb von 15 Tagen der luxemburgischen Mehrwertsteuerverwaltung (AED) gemeldet werden.
  • Er überschreitet die nationale Umsatzschwelle in einem oder mehreren Mitgliedstaaten (während sein Gesamtumsatz unter 100.000€ bleibt). Die Mehrwertsteuerbefreiung gilt in dem oder den Ländern, in denen die Schwelle überschritten wurde, für einen durch das nationale Recht festgelegten Zeitraum nicht mehr (gegebenenfalls nach einer Übergangsphase bei bestehender Toleranz im laufenden Jahr). In den anderen Staaten bleibt sie anwendbar, solange deren nationale Schwellen nicht überschritten werden.

Achtung: Die Einhaltung der Umsatzschwellen ist entscheidend, um unter der Kleinunternehmerregelung zu bleiben. Bei Überschreitung scheidet das Unternehmen aus der Regelung aus und muss die klassischen Mehrwertsteuerregeln anwenden. Je nach Fall muss sich der Unternehmer entweder zur Mehrwertsteuer im Mitgliedstaat registrieren, in dem die Schwelle überschritten wurde, oder, sofern möglich, den OneStopShop („OSS“) in seinem Niederlassungsstaat nutzen, wenn Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen verkauft werden.

Für Félix ist es daher unerlässlich, diese Regeln zu antizipieren, bevor er seine Tätigkeit im Ausland ausbaut, da sich die mehrwertsteuerlichen Verpflichtungen je nach Art und Ort der Umsätze sowie nach Art der Kunden (Unternehmen oder Privatpersonen) unterscheiden. Er muss die Entwicklung seines Umsatzes genau beobachten und jede Überschreitung melden, um Sanktionen zu vermeiden.

Welche Schritte sind erforderlich, um die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung anzuwenden

Die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung ist optional. Möchte Félix davon profitieren, muss er zuvor die luxemburgische Mehrwertsteuerverwaltung über seinen persönlichen Bereich auf der Plattform MyGuichet.lu informieren.

Er muss sich nicht in allen Mitgliedstaaten registrieren, in denen er eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, sondern ausschließlich in dem Staat, in dem er niedergelassen ist (Luxemburg), und er muss die EULänder angeben, in denen er von der Mehrwertsteuerbefreiung profitieren möchte.

Erfüllt er die erforderlichen Bedingungen, erhält er eine individuelle Identifikationsnummer (sogenannte „EX“-Nummer) sowie eine Liste der Mitgliedstaaten, die seinen Antrag akzeptiert haben (theoretisch innerhalb von 35 Tagen nach der Meldung an die AED). Nach Erhalt dieser Nummer kann er diese nutzen, um in den angegebenen Ländern von der Mehrwertsteuerbefreiung zu profitieren.

Vierteljährlich muss unser Selbstständiger über MyGuichet.lu eine Erklärung bei der AED einreichen, in der die in jedem Staat erzielten Umsätze, einschließlich Luxemburg, angegeben sind.

Solange die Erklärungspflichten und die Kriterien der Regelung eingehalten werden, bleiben die Formalitäten im Niederlassungsstaat zentralisiert, ohne zusätzliche Verpflichtungen im Ausland.

Diese neue grenzüberschreitende Mehrwertsteuerbefreiung stellt eine praktische Option für kleine Unternehmen wie das von Félix dar, die sich international entwickeln möchten und gleichzeitig ihre Verwaltungsverfahren vereinfachen wollen. Für weitere Informationen kann er das Portal der AED, das von guichet.lu konsultieren oder sich an einen spezialisierten Buchhalter wenden.

* Inhalt aus dem Französischen übersetzt mit dem AI-Tool BIL GPT