Meetings: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche!

Haben Sie schon einmal an einem dieser Meetings teilgenommen, die scheinbar ewig dauern und letztendlich zu keinem konkreten Ergebnis führen? Verschwenden Sie keine Zeit mit unwichtigen Dingen, sondern lernen Sie, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. myLIFE erklärt Ihnen wie.

Wussten Sie, dass es relativ einfach ist, weniger Zeit mit unwichtigen Details zu verschwenden und Ihre Produktivität bei der Arbeit sowie zu Hause zu optimieren? Bevor wir Ihnen wirksame Strategien an die Hand geben, ist es allerdings wichtig zu verstehen, warum wir unverhältnismäßig viel Zeit mit Belanglosigkeiten verlieren, anstatt sie für wichtige Entscheidungen zu nutzen.

Das Fahrradschuppen-Beispiel

Nehmen wir als Beispiel ein Meeting des Finanzausschusses eines Unternehmens, bei dem die folgenden drei Tagesordnungspunkte besprochen werden sollen:

• • Vorschlag für die Einrichtung einer neuen Produktionslinie (Kosten: mindestens 10 Millionen Euro)
  • Vorschlag für den Bau eines neuen Fahrradschuppens für die Mitarbeiter (Kosten: ca. 1.500 Euro)
  • Diskussion über das neue Jahresbudget für Kaffee (Kosten: ca. 100 Euro)

Wie wird der Ausschuss die für das Meeting geplante Zeit zwischen diesen drei Punkten aufteilen? Theoretisch würde man davon ausgehen, dass auf den ersten Tagesordnungspunkt die meiste Zeit verwendet wird. In der Praxis sieht es jedoch meist ganz anders aus.

Das Thema „Einrichtung einer neuen Produktionslinie“ wird vom Ausschuss zunächst kurz angerissen. Allerdings wird das Projekt als zu komplex angesehen, um es detailliert zu besprechen. Die meisten Ausschussmitglieder wissen ohnehin nicht viel über die technischen Aspekte des Themas, und diejenigen, die das Projekt genau verfolgen, haben große Schwierigkeiten, es der Allgemeinheit verständlich zu machen. Einer der anwesenden Experten merkt zwar an, dass der Entwurf überarbeitet werden muss, aber das Vorhaben scheint so gewaltig und komplex, dass ein anderer Teilnehmer vorschlägt, den Entwurf ein anderes Mal zu prüfen, was vom Rest des Ausschusses prompt befürwortet wird.

So verlagert sich die Diskussion schnell auf den geplanten Bau eines Fahrradschuppens. Nun herrscht eine ganz andere Stimmung, da sich die Ausschussmitglieder bei diesem Thema sehr viel wohler dabei fühlen, ihre Meinung zu äußern. Da jeder seine eigene Vorstellung von dem geplanten Fahrradschuppen hat, kommt es schnell zu lebhaften Diskussionen über die Frage, welche Materialien, welchen Standort und welche Farbe man wählen sollte. Dieses Thema nimmt nicht nur mehr Zeit in Anspruch als das vorherige, sondern führt sogar zu Konflikten und Spannungen zwischen denjenigen, die aus ökologischen Gründen Holz bevorzugen, und denjenigen, die sich für die kostengünstigere Lösung aussprechen. Die Debatte wird zunehmend hitzig.

Schließlich geht der Ausschuss nach langem hin und her zum dritten Punkt über, ohne dass bisher irgendeine konkrete Entscheidung getroffen wurde. Diesmal beteiligen sich alle leidenschaftlich an der Diskussion. Man könnte meinen, dass am Tisch nur Kaffeeexperten sitzen. Herkunft, Röstung, Geschmack, Preis – jeder hat etwas zu sagen und manche Äußerungen sind geradezu respektlos, weil die Meinungen so stark auseinandergehen.

Kaum zu glauben, aber wahr: Die Ausschussmitglieder diskutieren länger über das Kaffeebudget von 100 Euro als über das erste Projekt, das viel teurer und für den Betrieb des Unternehmens von viel größerer Bedeutung ist. Schlimmer noch, derselbe Ausschuss beschließt aus Zeitmangel ein erneutes Meeting, um die Diskussionen fortzusetzen, die zu keinen konkreten Entscheidungen führten.

Laut dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Auch wenn das obige Beispiel etwas übertrieben erscheint, erinnert es Sie vielleicht an das ein oder andere völlig unproduktive Meetings, an denen Sie schon teilgenommen haben. Es veranschaulicht hervorragend das sogenannte Gesetz der Trivialität oder das Bikeshedding-Phänomen (in Anlehnung an die Fahrradschuppen-Diskussion).

Das Bikeshedding-Phänomen: Warum wir unsere Zeit verschwenden

Der Begriff „Bikeshedding“ wurde in den 1950er-Jahren von Cyril Northcote Parkinson, einem britischen Marinehistoriker, geprägt. Er ist bekannt für das nach ihm benannte Parkinsonsche Gesetz, laut dem sich Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das heißt, wenn Sie eine ganze Stunde für eine Aufgabe einplanen, für die Sie eigentlich nur eine halbe bräuchten, werden Sie diese Aufgabe letztendlich so komplex gestalten, dass Sie tatsächlich eine ganze Stunde benötigen.

Parkinson entdeckte auch ein weniger bekanntes Phänomen, das als Gesetz der Trivialität bezeichnet wird. Es beschreibt, wie Unternehmen dazu neigen, sich auf triviale Angelegenheiten zu konzentrieren und komplexere Themen beiseite zu schieben. Dieses Gesetz besagt, dass die Zeit, die innerhalb eines Unternehmens für die Diskussion einer Frage aufgewendet wird, umgekehrt proportional zur tatsächlichen Bedeutung dieser Frage ist. Mit anderen Worten: Je weniger wichtig eine Frage ist, desto mehr Zeit wird dafür aufgewendet. Wie ist das möglich?

Das Gesetz der Trivialität besagt, dass die Zeit, die innerhalb eines Unternehmens für die Diskussion einer Frage aufgewendet wird, umgekehrt proportional zur tatsächlichen Bedeutung dieser Frage ist.

Das Phänomen des Bikeshedding lässt sich folgendermaßen erklären: Je einfacher ein Thema ist, desto mehr Menschen haben eine Meinung dazu und möchten sich an der Diskussion beteiligen. Dies gilt umso mehr im beruflichen Umfeld, wo man sein Engagement zeigen oder sogar mit seinem Wissen beeindrucken möchte. Wenn ein Thema außerhalb unseres Kompetenzbereichs liegt, wie z.B. eine neue Produktionslinie, versuchen wir gar nicht erst, unsere Meinung zu äußern. Wir ziehen es vor, einfache Fragen oder Themen zu besprechen, mit denen wir uns auskennen.

Mit Bikeshedding haben wir jedoch nicht nur im Unternehmen, sondern auch im Alltag zu tun. Wenn auf unserer To-do-Liste für den Tag zum Beispiel Einkaufen, Wäsche waschen und die Steuererklärung stehen, werden wir wahrscheinlich mehr Zeit mit den einfachen und vertrauten Aufgaben wie Einkaufen und Wäsche waschen verbringen. Bis wir bei der Steuererklärung angelangt sind, bleibt uns gerade noch genug Zeit, um sie in letzter Minute hinzupfuschen. Hier zeigen sich die Grenzen von To-do-Listen. Eine To-do-Liste muss nach Prioritäten geordnet sein, um wirklich zielführend zu sein. Des Weiteren muss die Zeit, die jeder Aufgabe zugewiesen wird, in einem angemessenen Verhältnis zu ihrer Bedeutung stehen. Dabei spielt die Wichtigkeit eine größere Rolle als die Komplexität.

Wenn neben der Wichtigkeit auch noch die Komplexität eines Themas berücksichtigt werden muss, tritt der Bikeshedding-Effekt sogar noch stärker zutage. So kann man beispielsweise bei der Planung einer Hochzeit problemlos mehr Zeit mit der Auswahl der Farbe und Schriftart der Einladungskarten als mit der tatsächlichen Erstellung der Gästeliste verbringen. Bikeshedding führt dazu, dass wir unsere Zeit nicht mehr sinnvoll einteilen und so weniger effizient und produktiv sind.

Der Effekt ist innerhalb von Gruppen noch stärker ausgeprägt als bei Einzelpersonen, was insbesondere in Unternehmen ein großes Problem sein kann. Dort kann das Bikeshedding verheerende Auswirkungen auf die Gesamtproduktivität haben.

Bikeshedding als Hindernis für die Gesamtproduktivität

Der Bikeshedding-Effekt ist verhältnismäßig häufig innerhalb von Gruppen und insbesondere in Unternehmen zu beobachten, da wir dort aufgefordert sind, sowohl unsere Fähigkeiten als auch unser Engagement zu demonstrieren. Dies gilt vor allem für Meetings. Beides zu kombinieren ist nicht immer einfach und es ist normal, dass man sich lieber an einer Diskussion beteiligt, wenn man sich mit dem Thema auskennt. Da dies auf jeden zutrifft, wird in Meetings die meiste Zeit auf die trivialsten Themen verwendet. Dadurch werden die Prioritäten nicht mehr richtig gesetzt und die Zeit im Hinblick auf das eigentliche Hauptthema alles andere als produktiv genutzt.

Suboptimale Produktivität in einem Unternehmen und insbesondere in Meetings ist in erster Linie darin begründet, dass der Großteil der Zeit auf triviale Themen verwendet wird.

Suboptimale Produktivität in einem Unternehmen und insbesondere in Meetings ist in erster Linie darin begründet, dass der Großteil der Zeit auf triviale Themen verwendet wird. Dies kann die Durchführung eines Projekts beeinträchtigen, weil das Team die meiste Zeit damit verbracht hat, sich auf simple und nebensächliche Dinge zu konzentrieren, anstatt sich um die komplexen und wichtigen Dinge zu kümmern.

Sie bezweifeln auch das? Stellen wir uns ein Treffen mit zwei Tagesordnungspunkten vor: Verringerung der Kohlenstoffemissionen des Unternehmens in den nächsten 10 Jahren und die Einrichtung eines neuen Aufenthaltsraums im nächsten Monat. Der erste Punkt ist offensichtlich wichtiger, aber auch komplexer. Für Sie und Ihre Kollegen ist es aber wahrscheinlich viel einfacher und damit auch verlockender, über die Renovierung des Aufenthaltsraums zu diskutieren, zumal das Projekt sehr viel näher in der Zukunft liegt.

Wenn man sich des Bikeshedding-Phänomens bewusst ist, lässt sich leichter feststellen, in welchen Fällen die verfügbare Zeit nicht sinnvoll genutzt wurde bzw. wird. Wie kann man verhindern, dass sie mit unnötigen Diskussionen verschwendet und dadurch die Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen beeinträchtigt wird?

Drei Strategien für produktivere Meetings

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die für ein Meeting anberaumte Zeit sinnvoll genutzt wird. Die folgenden drei Strategien dienen in erster Linie der Vermeidung von Bikeshedding.

• • Seien Sie präzise und setzen Sie Grenzen. Für Meetings ist es nicht nur wichtig, eine Tagesordnung festzulegen, sondern auch den einzelnen Punkten ein festes Zeitbudget und Ziel zuzuweisen. Formulieren Sie klare und präzise Ziele, damit Sie das Gespräch wieder in die richtige Richtung lenken können, wenn die Teilnehmer vom Thema abweichen. Klarheit und Genauigkeit sind für die Produktivität von entscheidender Bedeutung. Achten Sie darauf, dass wichtige Themen ganz oben auf der Tagesordnung stehen, damit sie auch auf jeden Fall besprochen werden. Weniger wichtige Belange können in der Regel auch auf später verschoben werden.

Klarheit und Genauigkeit sind für die Produktivität von entscheidender Bedeutung.

• • Behandeln Sie nur ein Thema pro Meeting. Bei einem Meeting sollte idealerweise nur ein Punkt auf der Tagesordnung stehen, damit dieser auch garantiert besprochen wird. Bei allzu vielen Tagesordnungspunkten besteht die Gefahr, dass das wichtige, komplexe Thema in den Hintergrund rückt. Es ist sinnvoll, eine Person zu bestimmen, die unnötige oder im Hinblick auf das behandelte Thema unwichtige Diskussionen unterbindet.
  • Reduzieren Sie die Anzahl der Teilnehmer. Bikeshedding ist ein großes Problem in Gruppen, da es die Produktivität beeinträchtigt und Diskussionen unnötig in die Länge zieht. Um dem entgegenzuwirken, können Sie beispielsweise nur die Personen zu dem Meeting einladen, die für das behandelte Thema unbedingt erforderlich sind. So können sich alle besser auf das Wesentliche konzentrieren und Ablenkung durch belanglose Fragen vermeiden. Geben Sie bei wichtigen Fragen den Beiträgen der kundigsten und erfahrensten Teilnehmer den Vorrang, damit Sie im Hinblick auf das jeweilige Thema die beste Entscheidung treffen können.

Nun wissen Sie, was Bikeshedding ist. Vielleicht wäre es eine gute Idee, es bei Ihrem nächsten Team-Meeting als einzigen Punkt auf die Tagesordnung zu setzen, um zu besprechen, wie Sie es künftig am besten vermeiden können?