Teamarbeit auf Distanz

Infolge der Pandemie hat sich die Telearbeit in vielen Bereichen durchgesetzt. Deshalb ist es umso wichtiger, die Zusammenarbeit und Kommunikation aus der Ferne mit Kollegen und dem gesamten beruflichen Umfeld zu überdenken und neu zu organisieren.

In den letzten Monaten haben sich für viele von uns die Beziehungen zu den Kollegen verändert. Gespräche an der Kaffeemaschine, gemeinsame Mittagessen und Treffen sind für viele die Ausnahme geworden. Denn die Telearbeit ist für viele von uns heute Normalität. Bisher war sie nur wenigen vorbehalten, daher mussten sich die meisten von uns zunächst an diese neue Arbeitsweise gewöhnen. Und seien wir ehrlich: Es ist nicht immer einfach, Beziehungen aus der Ferne zu pflegen, gut zusammenzuarbeiten und angesichts dieser Veränderungen motiviert zu bleiben. myLIFE gibt einige Tipps für eine effiziente Zusammenarbeit – auch wenn sie nur aus der Ferne stattfindet.

Könnt ihr mich hören?

Bei der Telearbeit geht es vor allem darum, auf eine andere Weise zu kommunizieren. Bei der Kommunikation über Video- und Telefonkonferenzen gehen viele Botschaften verloren, weil beispielsweise die nonverbale Kommunikation nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Sie sind sich nicht über die Absichten Ihres Gesprächspartners im Klaren oder wissen nicht genau, was er meint? Fragen Sie am besten sofort nach, sodass keine Missverständnisse entstehen, die das gegenseitige Vertrauen und die Stimmung belasten könnten. Einander zuzuhören, ist für eine effektive Zusammenarbeit unerlässlich.

Mehr noch als Worte können Gesten und Gesichtsausdrücke in Videokonferenzen schnell fehlinterpretiert werden, vor allem, da man in der Regel nur einen Teil des Gesprächspartners sieht. Wenn Ihr Gesprächspartner also plötzlich missbilligend dreinschaut, sollten Sie das nicht unbedingt auf sich beziehen. Vielleicht gilt der Blick dem Nachwuchs, der gerade Unsinn macht, oder der Katze, die mit den Vorhängen spielt. Es gilt also: Nicht überinterpretieren, sondern nachfragen, wenn etwas unklar ist.

Nehmen Sie sich die nötige Zeit, um die Tools und Kommunikationskanäle im Team festzulegen. Und bleiben Sie bei den getroffenen Entscheidungen!

Flexibel, aber strukturiert

In Unternehmen sind Zeiten und Bereiche in der Regel genau festgelegt. Bei der Telearbeit ist dies nicht unbedingt der Fall, und die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben sind fließend. Um eine gute Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten, sollten regelmäßige Meetings verabredet werden. Dies fördert den Teamgeist und ermöglicht den Austausch über den aktuellen Stand der Arbeiten jedes Mitglieds. So ist es möglich, das Verantwortungsbewusstsein insgesamt zu stärken und die Arbeit gemeinsam zu strukturieren.

Nützliche Tools

Zur Pflege der Beziehungen und Förderung der Teamarbeit kann es hilfreich sein, ein paar Regeln für die virtuelle Kommunikation aufzustellen. Dies beginnt bei der Auswahl der Tools, die je nach Bedürfnissen und Gewohnheiten eingesetzt werden. Austausch mit Kunden, interne und externe Meetings oder informelle Gespräche – angesichts der Vielzahl von Kommunikationssituationen kann schnell Verwirrung aufkommen. Damit Sie bei den vielen unterschiedlichen Lösungen nicht den Überblick verlieren: Nehmen Sie sich die nötige Zeit, um die Tools und Kommunikationskanäle im Team festzulegen. Und bleiben Sie bei den getroffenen Entscheidungen! Die Tools wurden entwickelt, um Ihnen das Leben zu erleichtern. Entsprechend sollten Sie Tools wählen, die praktisch und einfach zu bedienen sind, auch für Anfänger.

Während sich einige Lösungen vor allem auf Online-Meetings konzentrieren, bei denen der Bildschirm mit anderen geteilt werden kann, bieten andere zusätzliche Funktionen wie etwa Instant Messaging, Gruppenanrufe, Terminplanung, Projektmanagement mit Tabellen zur Aufgabenverfolgung usw.

Videokonferenzen sind besonders beliebt

Ob zur Kommunikation mit dem Team oder mit anderen Personen, Videokonferenzen sind interessant. Sie kommen recht nah an das persönliche Gespräch heran, sodass es leichter fällt, die Emotionen des Gegenübers zu erkennen und eine zwischenmenschliche Beziehung zu führen. Sie sind ideal, um Teammitglieder in einem informelleren Rahmen näher zusammenzubringen und zu motivieren.

Doch genau wie persönliche Meetings sollten auch Videokonferenzen nicht zu oft stattfinden, damit sie weiterhin effizient bleiben. Es kann auch sinnvoll sein, den Ablauf des Meetings vorher festzulegen und den Teilnehmenden mitzuteilen, sodass sie sich vorbereiten können.

Der Schlüssel für eine gute Zusammenarbeit: Informationsaustausch

Wenn alle im Büro sind, können Informationen zügig eingeholt und ausgetauscht werden. Doch im Homeoffice lassen sich Informationen (schriftliche Dokumente, Bildmaterial, Grafik-, Audio- oder Videodateien) ebenso effizient und gezielt an Empfänger übertragen, nämlich dank zum Teil unternehmenseigener Filesharing-Plattformen. Falls Sie mit diesen noch nicht vertraut sind: Sie bieten zahlreiche Vorteile. Beispielsweise können Sie mithilfe dieser Tools jederzeit mit Ihren Kollegen in Kontakt bleiben und Ihre Zusammenarbeit optimieren, egal wo Sie sind. Außerdem erleichtern sie die Teamarbeit und es müssen weniger E-Mails hin- und hergeschickt werden. So sparen Sie Zeit und arbeiten effizienter! Sie müssen für ein Meeting eine gemeinsame Präsentation vorbereiten? Auf diesen Plattformen können Mitarbeiter zusammen an Dokumenten arbeiten und es ist ihnen möglich, einfach auf diese zuzugreifen und Feedback zu geben. So lassen sich Mehrfachversionen und Fehler vermeiden. Dank der Aufgabenverfolgung haben Sie einen genauen Überblick über die laufenden Projekte und können auf alle relevanten Informationen zugreifen (Personen, Ressourcen, Fristen, Fortschritt usw.).

Die Remote-Zusammenarbeit und der Informationsaustausch sind jedoch auch mit einer Herausforderung verbunden: dem Schutz vertraulicher Informationen und Dateien. Mit den verschiedenen Lösungen können Sie selbst bestimmen, wer Zugang zu den jeweiligen Dokumenten hat, indem Sie die Zugriffsrechte verwalten oder Ihre Dateien mit einem Passwort schützen.

Tauschen Sie sich nicht nur über die Projekte aus, an denen Sie gerade arbeiten. Nehmen Sie sich die Zeit, sich auch nach dem Wohlbefinden Ihrer Kollegen zu erkundigen und mit ihnen über den Alltag zu sprechen.

Letztendlich sitzen alle im selben Boot

Gute Beziehungen zu Kollegen sind entscheidend für eine gute Teamarbeit. Tauschen Sie sich nicht daher nur über die Projekte aus, an denen Sie gerade arbeiten. Nehmen Sie sich die Zeit, sich auch nach dem Wohlbefinden Ihrer Kollegen zu erkundigen und mit ihnen über den Alltag zu sprechen. Wenn jeder von zu Hause im Homeoffice arbeitet, ist der Wunsch groß, sich über seine Gedanken und Gefühle auszutauschen, z. B. über Instant Messaging. Dies kann sehr motivierend sein. Vergessen Sie nicht: Sie sind nicht allein! Sorgen Sie dafür, dass durch die physische Distanz zu Ihren Kollegen nicht auch eine psychische Distanz entsteht. Für eine gute Zusammenarbeit ist wichtig, dass bei den am jeweiligen Projekt beteiligten Mitarbeitern ein Zusammengehörigkeitsgefühl entsteht.

Einer für alle, alle für einen!

Veränderungen erzeugen oft einen gewissen Widerstand. Jeder sollte sich in seinem eigenen Tempo auf die neue Situation einstellen. Dabei benötigen manche Menschen mehr Zeit, um aus ihrer Komfortzone herauszutreten. Damit die Arbeit im Team trotz räumlicher Entfernung optimal funktioniert, sollten die individuellen Umstände jedes Einzelnen berücksichtigt werden. Wenn die Bedürfnisse aller Teammitglieder berücksichtigt werden, kann das Vertrauen gestärkt werden. Dies verbessert die Stimmung und fördert den Teamgeist. Liebe Führungskräfte, Ihr Einsatz ist gefragt, damit Teamarbeit auf Distanz gelingt!

Aus den Augen, aus dem Sinn

Die Art der Kommunikation und des Austauschs mit Ihren Kollegen hat sich verändert? Gleiches gilt sicher auch für den Kontakt zu Ihren Angehörigen, der vermutlich ebenfalls vermehrt in virtueller Form stattfindet. Nutzen Sie doch Ihre neuesten Erfahrungen mit den verschiedenen Tools, die Sie im beruflichen Umfeld erfolgreich getestet haben, um mit Ihrer Familie in Kontakt zu bleiben oder etwa Ihren Kindern die Möglichkeit zu bieten, sich auf sichere Weise mit ihren Großeltern zu treffen.

Damit die Zusammenarbeit via Remote-Verbindung effizient verläuft, ist es unabhängig von der Art der Organisation (Unternehmen, Verein usw.) entscheidend, auf die richtigen Tools zu setzen und eine regelmäßige, auf Vertrauen basierende Kommunikation aufrechtzuerhalten. Sie werden sehen: Es wird sich in Form einer höheren Produktivität und eines besseren Teamgefühls auszahlen.