Unternehmen: Kennen Sie sich mit der E-Rechnung aus?

Seit dem 18. März 2023 ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend für alle Unternehmen, die Rechnungen an Einrichtungen des öffentlichen Sektors in Luxemburg ausstellen. Was ist eine elektronische Rechnung? Welche Vorteile hat sie und wie bringen Sie Ihr Unternehmen mit dem entsprechenden Gesetz in Einklang?

Was ist eine elektronische Rechnung und für wen ist sie bestimmt?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde. Das bedeutet, dass sie für einen Computer automatisch lesbar und verständlich ist, ohne dass menschliches Zutun erforderlich wäre. Herkömmliche und elektronische Rechnungen enthalten zwar ähnliche Informationen (Beschreibung der Leistungen, Rechnungsbetrag usw.), weisen jedoch unterschiedliche Formate auf und unterscheiden sich zudem in der Art der Übermittlung.

Mit Inkrafttreten des Gesetzes vom 13. Dezember 2021 wurde die elektronische Rechnung für alle luxemburgischen und ausländischen Wirtschaftsteilnehmer, die im Rahmen von öffentlichen Aufträgen oder Konzessionsverträgen tätig sind, (außer in Ausnahmefällen) nach und nach verpflichtend eingeführt. Sie betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an Einrichtungen des öffentlichen Sektors ausstellen: Staat, Gemeinden, Verwaltungen, öffentliche Einrichtungen usw.

Ein Bäcker beispielsweise, der einer Behörde eine Bestellung von Backwaren für eine Konferenz in Rechnung stellt, oder ein Elektriker, der Wartungsarbeiten an elektrischen Anlagen in einer Gemeinde durchführt, müssen Rechnungen künftig elektronisch ausstellen.

Somit betrifft die E-Rechnung alle B2G-Verträge (Business to Government), die die Ausführung von Arbeiten, die Bereitstellung von Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen beinhalten, und zwar unabhängig vom Rechnungsbetrag und der Größe des Unternehmens.

Achtung: Die elektronische Rechnung ist nicht mit einer Rechnung im PDF- oder Word-Format, die eingescannt oder per E-Mail verschickt wird, zu verwechseln. Letztere sind vielmehr nicht sichere digitale Rechnungen ohne die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung.

Alle Unternehmen, einschließlich neu gegründeter Betriebe, müssen bei Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen verpflichtend die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Wie können Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einführen?

Die elektronische Rechnungsstellung wurde nach und nach verpflichtend eingeführt. Sie galt zunächst für große Wirtschaftsteilnehmer (seit 18. Mai 2022), anschließend für mittlere (seit 18. Oktober 2022) und schließlich für kleine (seit 18. März 2023). Inzwischen müssen alle Unternehmen, einschließlich neu gegründeter Betriebe, bei Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen verpflichtend die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Bei Verträgen mit solchen Einrichtungen gibt es mehrere Möglichkeiten, den neuen gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden. Die für Sie geeignete Option hängt von der Anzahl der zu versendenden Rechnungen und der Ihnen zur Verfügung stehenden Ausstattung ab.

Sie können entweder:

• • eine Buchhaltungs- (ERP) oder Rechnungssoftware verwenden, die es ermöglicht, gesetzeskonforme elektronische Rechnungen zu erstellen und über ein integriertes Sendemodul direkt über das Netzwerk Peppol zu übermitteln.
  • einen Peppol-Zugangspunkt bei einem spezialisierten Dienstleister mieten (eine Liste der Dienstleister ist verfügbar unter peppol.eu). Die Gebühren sind in der Regel vom Rechnungsvolumen abhängig.
  • Ihren eigenen Peppol-Zugangspunkt einrichten. Diese Lösung richtet sich eher an große Unternehmen, die auf eine eigene IT-Abteilung zurückgreifen können und über umfangreiche Ressourcen verfügen.

Wenn Ihr Unternehmen nur selten Rechnungen an öffentliche Einrichtungen versendet (eine bis fünf Rechnungen pro Monat), bietet MyGuichet.lu eine alternative, nicht automatisierte Lösung.

Wenn Ihr Unternehmen nur selten Rechnungen an öffentliche Einrichtungen versendet (eine bis fünf Rechnungen pro Monat), bietet MyGuichet.lu eine alternative, nicht automatisierte Lösung. Das sichere Portal bietet zwei Optionen, um konforme elektronische Rechnungen zu erstellen und/oder zu übermitteln.

• • Wenn Sie keine Software für die Erstellung von elektronischen Rechnungen haben, können Sie unter MyGuichet.lu ein Formular ausfüllen und die Rechnungsdetails eingeben. Daraufhin wird eine konforme elektronische Rechnung erstellt, die über das Portal übermittelt werden kann.
  • Wenn Sie über eine Software verfügen, die konforme elektronische Rechnungen erstellt, aber nicht über einen Peppol-Zugangspunkt verfügen, können Sie Ihre Rechnung hochladen und über MyGuichet.lu versenden.

Die gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung beziehen sich somit sowohl auf die Form der elektronischen Rechnung (strukturiertes und standardisiertes XML-Format) als auch auf den Übertragungsweg (Peppol oder MyGuichet.lu). Es ist also beispielsweise nicht möglich, eine konforme elektronische Rechnung per E-Mail zu versenden.

Um die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung zu finden, können Sie die E-Rechnungsdiagnose auf der Website der Handwerkskammer nutzen.

Achtung: Sie sind gesetzlich zur Nutzung der E-Rechnung verpflichtet. Wenn Sie gegen die gesetzlichen Verpflichtungen verstoßen, kann dies dazu führen, dass Ihre Rechnung nicht bezahlt wird.

Durch die vereinfachte Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen kann die elektronische Rechnungsstellung die Produktivität von Unternehmen steigern.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Durch die vereinfachte Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen kann die elektronische Rechnungsstellung die Produktivität von Unternehmen steigern.

Dank Peppol ist der Prozess automatisiert und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung sowie kürzere Zahlungsfristen. Die Kosten für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung werden durch den Wegfall von Verwaltungskosten (Papier, Druck, Versandkosten usw.) sowie den geringeren Zeitaufwand für die Mitarbeiter ausgeglichen. Zudem wird das Risiko von Fehlern oder Versäumnissen reduziert. Der Zugriff auf die Dokumente wird ebenso wie ihre Archivierung erleichtert. Auch die Buchhaltungsdaten sind besser gesichert und die Transaktionen lassen sich leichter nachverfolgen.

Gibt es Unterstützung für den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung?

Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung ist ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Die vom Ministerium für Digitalisierung, der Handels- und der Handwerkskammer eigens eingerichtete Website hilft Ihnen mit zahlreichen nützlichen Informationen, Themendossiers, praktischen Leitfäden und häufig gestellten Fragen bei der Umsetzung.

Kleine und mittlere Unternehmen können sich außerdem über das Programm Fit 4 Digital und die SME Packages – Digital informieren, die begleitende Maßnahmen und eine Beihilfe in Höhe von 5.000 Euro für die Einführung einer E-Rechnungssoftware vorsehen. Unter bestimmten Bedingungen können sie auch staatliche Investitionsbeihilfen erhalten.

Bei Fragen zur E-Rechnung können Sie sich an die Helpdesks des Ministeriums für Digitalisierung, des House of Entrepreneurship oder des Service eHandwierk wenden.

Viel Erfolg!