Entreprises: êtes-vous au point sur la facture électronique?

Depuis le 18 mars 2023, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises émettant des factures à destination des organismes du secteur public luxembourgeois. Qu’est-ce qu’une facture électronique? Quels sont ses avantages et comment mettre votre entreprise en conformité avec la loi?

Qu’est-ce qu’une facture électronique et à qui s’adresse-t-elle?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée. Cela signifie qu’elle est lisible et interprétable automatiquement par un ordinateur sans intervention humaine. Si les factures classiques et électroniques contiennent des informations similaires (détail des prestations, montant facturé, etc.), la différence intervient au niveau du format et du mode de transmission.

Depuis la loi du 13 décembre 2021, la facture électronique est progressivement devenue obligatoire pour tous les opérateurs économiques luxembourgeois et étrangers, sauf exception, dans le cadre de marchés publics ou de contrats de concession. Elle concerne toutes les entreprises émettant des factures à destination des organismes du secteur public: État, communes, administrations, établissements publics, etc.

Un boulanger, par exemple, qui facture une commande de viennoiseries à une administration lors d’une conférence ou un électricien qui intervient pour l’entretien d’installations électriques dans une commune, doivent dorénavant utiliser la facturation électronique.

Elle porte ainsi sur tous les contrats B2G (Business to Government) visant l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services et ce, quel que soit le montant facturé ou la taille de l’entreprise.

Attention: la facture électronique ne doit pas être confondue avec une facture au format PDF ou Word qui serait scannée ou envoyée par e-mail. Il s’agit, dans ce cas, d’une facture numérisée non sécurisée et dont le traitement n’est pas automatisé.

Toutes les entreprises, y compris les sociétés nouvellement créées, ont l’obligation d’utiliser la facturation électronique pour leurs transactions avec les organismes du secteur public.

Comment instaurer la e-facturation dans votre entreprise?

L’introduction de la facturation électronique obligatoire a été graduelle. Elle a d’abord concerné les opérateurs économiques de grande taille (le 18 mai 2022), puis ceux de taille moyenne (le 18 octobre 2022) et enfin ceux de petite taille (le 18 mars 2023). Désormais, toutes les entreprises, y compris les sociétés nouvellement créées, ont l’obligation d’utiliser la facturation électronique pour leurs transactions avec les organismes du secteur public.

Si vous décrochez des contrats avec de tels organismes, plusieurs solutions existent afin de vous mettre en conformité avec la loi. Votre choix dépendra de la quantité de factures que vous allez être amené à envoyer et de l’équipement dont vous disposez.

Vous pouvez, soit:

• • utiliser un logiciel de comptabilité (ERP) ou de facturation permettant de générer des factures électroniques conformes et de les transmettre directement via le réseau Peppol, grâce à un module d’envoi intégré.
  • louer un point d’accès Peppol auprès d’un prestataire de services spécialisé (liste des prestataires disponible sur peppol.eu). Les tarifs varient en principe selon le volume de factures échangé.
  • mettre en place votre propre point d’accès Peppol. Cette solution concerne plutôt les grandes entreprises qui disposent de leur propre service informatique et de ressources importantes.

Si votre entreprise n’envoie que rarement des factures à l’attention du secteur public (1 à 5 par mois maximum), une solution alternative non automatisée est proposée par MyGuichet.lu.

Si votre entreprise n’envoie que rarement des factures à l’attention du secteur public (1 à 5 par mois maximum), une solution alternative non automatisée est proposée par MyGuichet.lu. Le portail sécurisé propose deux options pour saisir et/ou transmettre des factures électroniques conformes.

• • Si vous ne possédez pas de logiciel pour générer des factures électroniques, vous pouvez vous rendre sur MyGuichet.lu et remplir manuellement un formulaire avec les éléments de la facture. Une facture électronique conforme est ainsi générée et peut être transmise via le portail.
  • Si vous disposez d’un logiciel produisant des factures électroniques conformes, mais n’avez pas de point d’accès Peppol, vous pouvez télécharger votre facture et l’envoyer via MyGuichet.lu.

Les obligations légales liées à la facturation électronique portent ainsi à la fois sur la forme de la facture électronique (format structuré et standardisé de type XML) et sur le canal à utiliser pour la transmettre (Peppol ou via MyGuichet.lu). Vous ne pourrez donc pas envoyer une facture électronique conforme par e-mail, par exemple.

Pour vous aider à déterminer la solution la plus adaptée à votre entreprise, utilisez le diagnostic e-facture sur le site de la Chambre des Métiers.

Attention: si vous n’utilisez pas la facture électronique, alors que vous y êtes contraint, vous ne respecterez pas les obligations légales. Vous vous exposez alors à un non-paiement de votre facture.

L’e-facturation permet d’améliorer la productivité des entreprises en simplifiant la gestion des factures et des paiements.

Quels sont les avantages de la facture électronique?

L’e-facturation permet d’améliorer la productivité des entreprises en simplifiant la gestion des factures et des paiements.

Grâce au réseau de livraison Peppol, le processus est automatisé. Il assure un traitement plus rapide et une réduction des délais de paiement. Les coûts de mise en place de la facturation électronique sont compensés par la suppression des dépenses administratives (papier, impression, frais d’envoi, etc.) ainsi que par l’optimisation du temps de traitement par les employés. En outre, les risques d’erreurs ou d’oublis sont réduits. L’accès aux documents est facilité, tout comme leur archivage. Enfin, la sécurité des données comptables est renforcée et le système offre une meilleure traçabilité des transactions.

Existe-t-il des aides pour le passage à la facturation électronique?

La transition vers la facturation électronique est une étape importante pour la digitalisation de votre entreprise. Pour vous aider dans vos démarches, vous pouvez consulter le site internet dédié mis en place par le ministère de la Digitalisation, la Chambre de Commerce et la Chambre des Métiers. Vous y trouverez de nombreuses informations utiles, des dossiers thématiques, des guides pratiques et une foire aux questions.

Les petites et moyennes entreprises peuvent également se renseigner sur le programme Fit 4 Digital et sur les SME Packages – Digital comprenant un accompagnement et une subvention de 5.000€ pour la mise en place d’un logiciel incluant une solution de facturation électronique. Elles peuvent aussi, sous certaines conditions, obtenir des aides à l’investissement de la part de l’État.

En cas de questions sur la facture électronique, adressez-vous aux helpdesks du ministère de la Digitalisation, de la House of Entrepreneurship ou du service eHandwierk.

Bonne chance!