Réunions: apprenez à vous focaliser sur l’essentiel!

Avez-vous déjà participé à une de ces réunions qui s’éternisent sans résultat tangible? myLIFE vous invite à arrêter de passer un temps démesuré à vous occuper de choses sans importance et d’apprendre à rester concentré sur l’essentiel.

Saviez-vous qu’il est relativement simple de moins perdre du temps sur des détails insignifiants et d’optimiser votre productivité au travail et à la maison? Mais avant de vous donner des stratégies efficaces, il importe de comprendre pourquoi nous passons un temps démesuré à nous occuper de détails futiles au détriment du temps à consacrer aux décisions importantes.

L’exemple de l’abri à vélo

Imaginons un comité financier dans une entreprise qui se réunit pour discuter des trois points suivant à l’ordre du jour:

• • Proposition d’installation d’une nouvelle chaîne de production (coût: au moins 10 millions d’euros)
  • Proposition de l’installation d’un abri à vélos pour les collaborateurs (coût: environ 1.500€)
  • Discussion sur le renouvellement du budget annuel « café » (coût: environ 100€)

Comment la commission va-t-elle allouer son temps de réunion entre ces trois points? En théorie, on se dit qu’elle va sûrement consacrer l’essentiel du temps sur le premier point. Dans la pratique, les choses se passent généralement d’une manière très différente.

Dans un premier temps, le comité passe rapidement en revue la proposition d’installation de la nouvelle chaîne de production. Le projet est trop avancé pour que l’on puisse vraiment tout reconsidérer dans le détail. La plupart des membres du comité ne connaissent de toute manière pas grand-chose aux aspects techniques du sujet et ceux qui suivent le projet de près ont beaucoup de mal à le vulgariser. Un des experts présents a bien exprimé la nécessité de remanier le projet, mais la tâche semble tellement énorme et complexe qu’un autre participant a proposé de l’examiner une autre fois, ce que le reste du comité s’est empressé d’approuver.

Ainsi, la discussion se déplace rapidement vers le projet d’installation de l’abri à vélos. L’atmosphère change car les membres du comité se sentent beaucoup plus à l’aise pour exprimer leur opinion sur ce sujet. Tout le monde ayant sa petite idée sur ce futur abri, les débats s’animent rapidement sur la question des matériaux à choisir, de l’emplacement et de la couleur. Non seulement, ce sujet occupe plus de temps dans la réunion que le précédent, mais il semble même cliver les membres et générer quelques tensions entre ceux qui préfèrent le bois pour des raisons écologiques et ceux qui privilégient la solution plus économique. Pas de doute, l’implication des participants est devenue plus intense.

Finalement, non sans mal, le comité passe au troisième point sans avoir pris la moindre décision jusqu’ici. Cette fois, tout le monde s’engage dans la discussion avec passion. À croire qu’il n’y a que des experts en café autour de la table. Origine, mode de torréfaction, goût, prix, tout le monde y va de son commentaire et certaines interventions frôlent le manque de respect tant les oppositions sont tranchées.

Le constat est implacable: les membres du comité ont discuté plus de temps du budget café de 100€ que du premier sujet beaucoup plus onéreux et autrement plus nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Pire, ce même comité a décidé, par manque de temps, de se réunir à nouveau pour poursuivre les discussions qui n’ont pas permis de prendre de décisions concrètes.

La loi de Parkinson postule que le travail s’étale de sorte à remplir le temps qui lui est alloué.

Si l’exemple proposé paraît un peu extrême, il vous rappelle sans doute certaines réunions totalement improductives auxquelles vous avez déjà pris part. Il illustre parfaitement ce qu’il convient de nommer la loi de la trivialité ou « bikeshedding » (en référence au cas de l’abri à vélos).

Le bikeshedding, ce phénomène qui nous pousse à perdre notre temps

Le terme de bikeshedding a été inventé dans les années 1950 par Cyril Northcote Parkinson, un historien naval britannique. Il est célèbre pour sa loi de Parkinson, qui postule que le travail s’étale de sorte à remplir le temps qui lui est imparti. Cela signifie que si vous allouez une heure à une tâche qui n’en requiert en réalité la moitié, cette tâche finira par acquérir la complexité d’une tâche d’une heure.

Parkinson a également découvert un phénomène moins connu appelé la loi de la trivialité, qui décrit comment les organisations ont tendance à se concentrer sur des questions triviales et à mettre de côté les questions plus complexes. Cette loi démontre que le temps passé à discuter d’une question au sein d’une organisation est inversement proportionnel à son importance réelle. En d’autres termes, moins une question est importante, plus on y consacre de temps. Comment cela est-il possible?

La loi de la trivialité exprime que le temps passé à discuter d’une question au sein d’une organisation est inversement proportionnel à son importance réelle.

Le phénomène de bikeshedding s’explique ainsi: plus un sujet est simple, plus il y a de personnes qui ont une opinion et qui souhaitent contribuer à la discussion. C’est encore plus vrai en milieu professionnel où on essaye de montrer son engagement, voire de briller. Lorsqu’un sujet sort de notre cercle de compétences, comme une nouvelle chaîne de production, nous n’essayons même pas de formuler une opinion. Nous préférons discuter de questions simples ou de sujets propres à notre domaine d’expertise.

Le monde de l’entreprise n’est pas le seul concerné. Le bikeshedding s’invite régulièrement dans notre vie quotidienne. Par exemple, si notre liste de choses à faire pour la journée comprend les courses, la lessive et notre déclaration d’impôts, il y a fort à parier que nous passerons plus de temps à faire les tâches faciles et familières comme les courses et la lessive. Lorsque nous arrivons à la déclaration d’impôts, il nous reste juste assez de temps pour la bâcler en dernière minute. Ce phénomène illustre donc la limite des listes « to-do ». Pour être efficace, une liste de tâches doit être hiérarchisée et le temps alloué à chaque tâche doit être proportionnel à son importance d’abord, à sa complexité ensuite.

En effet, le phénomène est généralement exacerbé lorsque la complexité s’ajoute à l’importance. Par exemple, une personne qui prépare son mariage passera sans problème plus de temps à choisir la couleur et la police d’écriture sur les cartons d’invitations qu’à établir la liste des personnes à inviter au vin d’honneur ou au dîner. Le bikeshedding nous pousse à manquer de perspicacité dans la répartition de notre temps et cela génère une perte d’efficacité et de productivité.

C’est vrai au niveau individuel, mais ce l’est encore davantage en groupe et plus particulièrement en entreprise. Les effets du bikeshedding sur la productivité globale peuvent y être désastreux.

Le bikeshedding, l’ennemi du temps collectif

Le bikeshedding tend à prendre de l’ampleur dans un groupe et plus particulièrement en entreprise. C’est un milieu où nous sommes invités à faire la démonstration simultanée de nos compétences et de notre implication, notamment lors de réunions. La combinaison des deux n’est pas toujours évidente et il est normal de préférer participer lorsque le sujet nous semble à la portée de nos connaissances. Et comme tout le monde agit de la sorte, ce sont les sujets les plus triviaux qui dominent les échanges. La hiérarchie des priorités s’en trouve perturbée et l’usage qui est fait du temps collectif est tout sauf productif au regard des principaux enjeux de la réunion.

Si la productivité d’une entreprise est sous-optimale, surtout lors des réunions, c’est souvent à cause de cette tendance à consacrer l’essentiel du temps à des sujets triviaux.

Si la productivité d’une entreprise est sous-optimale, surtout lors des réunions, c’est souvent à cause de cette tendance à consacrer l’essentiel du temps à des sujets triviaux. Ce phénomène peut nuire à la réalisation d’un projet parce que l’équipe a passé la majeure partie de son temps à se concentrer sur des éléments simples et secondaires au lieu de s’occuper des éléments complexes et importants.

Vous doutez encore? Imaginons une réunion avec deux points à l’ordre du jour: la réduction des émissions de carbone de l’entreprise au cours des 10 prochaines années et la mise en place d’un nouvel espace détente le mois prochain. Il est évident que la première question est plus importante, mais aussi plus complexe. Vous et vos collègues trouverez probablement beaucoup plus facile, et donc beaucoup plus tentant, de discuter davantage de l’opportunité de rénover l’espace détente. Cela d’autant plus que cela peut se faire dans un futur proche.

Prendre conscience du phénomène de bikeshedding en entreprise permet de mieux identifier la mauvaise utilisation du temps disponible. Comment éviter de le gaspiller pour des questions insignifiantes au détriment de l’efficacité et de la productivité collective?

Trois stratégies pour des réunions plus productives

Il existe plusieurs techniques pour s’assurer qu’un collectif demeure efficace en réunion. En voici trois qui se focalisent sur la manière de contrer le bikeshedding.

• • Être précis et poser des limites. En réunion, il est non seulement important d’avoir un ordre du jour, mais aussi des durées allouées et un objectif associé à chaque point. Soyez très clair sur l’objectif, cela permet de réorienter la conversation si elle s’écarte du sujet. La spécificité est un ingrédient essentiel de la productivité. Veillez aussi à ce que les éléments importants soient placés au début de la réunion afin d’en garantir le traitement. Les tâches moins importantes peuvent généralement être décalées si besoin.

La spécificité est un ingrédient essentiel de la productivité.

• • Une réunion, un problème. Il est toujours préférable de n’avoir qu’un seul point à l’ordre du jour de vos réunions. Cela garantit de ne pas dévier du sujet à considérer. Lors d’une réunion à l’ordre du jour chargé, le sujet important et complexe risque de se trouver éclipsé par d’autres, y compris par ceux qui sont moins importants. Il est judicieux de désigner une personne chargée de stopper les discussions inutiles ou de moindre importance au regard du sujet traité.
  • Réduire le nombre de participants aux réunions. Le bikeshedding est un problème majeur dans les groupes, car il génère une perte de productivité et peut faire traîner les choses en longueur. Une manière de l’éviter consiste à n’inclure que le nombre strictement nécessaire de personnes au regard du sujet traité. Ce faisant, il est plus simple de rester focalisé sur l’essentiel et de ne pas se laisser déborder par les questions triviales. Sur les questions importantes, privilégiez les avis les plus éclairés et expérimentés afin de pouvoir décider de la manière la plus pertinente.

Maintenant que vous savez ce qu’est le bikeshedding, pourquoi ne pas le mettre à l’ordre du jour unique de votre prochaine réunion d’équipe afin d’étudier ensemble comment mieux gérer vos réunions futures?