Comment collaborer à distance ?

Avec la pandémie, le télétravail s’est banalisé dans de nombreux secteurs. Conséquence, il est plus que jamais important de se réinventer et de repenser sa manière de communiquer et de collaborer à distance, non seulement avec ses collègues, mais aussi avec toute autre personne de son entourage professionnel.

Ces derniers mois, les rapports entre collègues de travail ont évolué pour beaucoup d’entre nous. Malheureusement, les discussions autour de la machine à café, les déjeuners d’équipe et les réunions autour d’une table sont devenus plus rares. Le télétravail est aujourd’hui devenu une habitude pour bon nombre d’entre nous. Comme beaucoup, nous avons dû apprivoiser cette pratique qui était jusqu’ici réservée au petit nombre. Et soyons honnête, il n’est pas toujours simple de gérer les relations à distance, de bien collaborer et de rester motivé face à ces changements. myLIFE partage quelques astuces pour une collaboration efficace, même par écrans d’ordinateur interposés.

Télétravail, j’écoute !

Qui dit télétravail, dit également une autre façon de communiquer. Certains aspects essentiels de la communication (dont la communication non verbale) ne seront pas interprétés de la même manière lors de vos conversations en ligne. Un doute sur les intentions de votre interlocuteur ou sur le sens à donner à ses paroles ? N’hésitez pas à lui poser la question plutôt que de rester sur un malentendu qui pourrait nuire à la confiance mutuelle et peser sur votre moral. Être à l’écoute de l’autre est primordial pour une collaboration efficace.

Davantage que les mots, il faut également se méfier des gestes et expressions que l’on croit deviner malgré une image qui ne montre qu’une partie de notre interlocuteur. Ainsi, si votre interlocuteur arbore soudainement une mine désapprobatrice, évitez d’en prendre systématiquement offense. Qui sait, c’était peut-être juste son enfant qui faisait une bêtise de l’autre côté de la table ou son chat qui jouait avec ses rideaux. Bref, un seul mot d’ordre : ne pas surinterpréter, mais poser des questions si besoin d’éclaircissements.

Prenez le temps, en équipe, de décider quel outil privilégier pour chaque canal de communication. Et tenez-vous-y !

Flexible, mais structuré

En entreprise, les plannings et les espaces sont généralement bien délimités. Ce n’est pas forcément le cas en télétravail où la sphère privée interfère beaucoup plus. Pour une meilleure collaboration au sein des équipes, il est important de planifier des points de rencontre récurrents qui permettent de nourrir l’esprit d’équipe et qui invitent à chacun d’exprimer où il en est dans son travail. Cela permet de responsabiliser chacun devant ses collègues et de structurer le travail en commun.

SOS outils

Pour maintenir de bonnes relations et garantir le travail d’équipe, mettre en place quelques règles pour communiquer virtuellement peut s’avérer utile. À commencer par le choix des outils à privilégier selon vos besoins et habitudes. Entre les échanges avec les clients, les réunions internes ou externes, ou encore les discussions informelles, la confusion peut rapidement s’installer. Si vous ne savez plus où donner de la tête face aux différentes solutions, prenez le temps, en équipe, de décider quel outil privilégier pour chaque canal de communication. Et tenez-vous-y ! Ces outils ayant pour but de vous simplifier la vie, optez de préférence pour un outil pratique et simple d’utilisation, y compris pour les novices.

Si certaines solutions se concentrent principalement sur les réunions à distance offrant la possibilité de partager son écran avec les participants, d’autres offrent des fonctionnalités supplémentaires : messagerie instantanée, conversations groupées, planification, gestion de projet via des tableaux permettant le suivi des tâches, etc.

La visioconférence, solution gagnante

Que ce soit pour communiquer avec l’équipe ou des personnes extérieures à celle-ci, la visioconférence est intéressante. Elle permet en effet de reproduire presque à l’identique une conversation physique, de conserver un lien humain et de pouvoir mieux interpréter les émotions de votre interlocuteur. Dans des moments plus informels, elle représente l’outil idéal pour rapprocher et motiver les membres de l’équipe.

Attention, à l’instar d’une réunion en présentiel, les visioconférences doivent être un minimum cadrées pour rester efficaces. N’hésitez pas pour cela à rédiger un ordre du jour et à le partager avec les participants pour permettre à ces derniers de se préparer au mieux.

La clé d’une bonne collaboration ? Le partage d’informations !

Quand nous sommes au bureau, entouré de nos collègues, l’information est partout et circule rapidement. En remote, transmettre cette information (documents écrits, visuels, fichiers graphiques, audio ou vidéo) aux personnes-clés en temps réel peut être tout aussi efficace grâce aux plateformes de partage de fichiers, parfois propres aux entreprises. Si vous n’êtes pas encore familier avec ces dernières, sachez que leurs avantages sont multiples. Ces outils collaboratifs vous permettent de rester en contact permanent avec vos collègues et d’optimiser votre collaboration, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Ils facilitent également le travail d’équipe tout en réduisant le nombre d’e-mails. De quoi vous faire gagner en temps et en efficacité ! Une présentation commune à préparer en vue d’une réunion ? Ces plateformes invitent les collaborateurs à intervenir sur un document commun facilement accessible et à donner leur feed-back, évitant ainsi les multiples versions et éventuelles erreurs. Grâce à un suivi des tâches, vous pouvez également profiter d’une vue d’ensemble précise sur les projets en cours et accéder à toutes les informations concernant ceux-ci (personnes, ressources, échéances, avancement, etc.).

Cette collaboration à distance et ce partage d’informations s’accompagnent d’un challenge : la sécurisation de vos données et fichiers. Des solutions vous permettent de choisir qui peut accéder aux documents concernés en gérant les droits ou en protégeant vos dossiers par un mot de passe.

Ne limitez pas vos contacts uniquement aux projets auxquels vous collaborez. Prenez le temps de vous informer sur le moral et le quotidien de vos pairs.

Tous dans le même bateau

Si le travail d’équipe est essentiel, les bonnes relations entre collègues sont également cruciales. Ne limitez pas vos contacts uniquement aux projets auxquels vous collaborez. Prenez le temps de vous informer sur le moral et le quotidien de vos pairs. Isolés chacun de leur côté en télétravail, l’envie est grande de se changer les idées et de partager son ressenti, grâce à une messagerie instantanée par exemple. De quoi augmenter sa motivation. Ne l’oubliez pas, vous n’êtes pas seul ! Ne laissez pas la distance physique générer une distance psychique avec vos collègues. Une bonne collaboration nécessite des gens qui ont un sentiment d’appartenance à un projet commun.

Un pour tous, tous pour un !

Tout changement peut s’accompagner d’une certaine résistance. Chacun, à son rythme, doit s’approprier ces évolutions pour s’adapter. Pour certains, sortir de sa zone de confort nécessite plus de temps. Pour que l’équipe fonctionne de manière optimale malgré la distance, l’aspect individuel doit aussi être pris en compte. Les besoins fondamentaux de chaque personne doivent être considérés pour renforcer sa confiance et son bien-être et aboutir à un état d’esprit commun. Managers, votre engagement est essentiel pour permettre à toute l’équipe de fonctionner à distance !

Loin des yeux, près du cœur

Votre manière de communiquer et d’échanger avec vos collègues a évolué ? Vos contacts avec vos proches ont sans aucun doute également changé pour devenir virtuels. Grâce aux différents outils testés et approuvés dans le cadre professionnel, mettez à profit vos récentes compétences pour prendre des nouvelles de votre famille ou permettre à vos enfants de discuter en toute sécurité avec leurs grands-parents.

Pour assurer une collaboration efficace à distance, quel que soit le type d’organisation concerné (entreprise, association, etc.), recourir aux outils adéquats et maintenir une communication régulière basée sur la confiance est crucial. La productivité, mais aussi le moral de l’équipe, en dépend.