Die Checkliste zur Unternehmensgründung

Nachdem Sie viele Monate lang an einem Konzept für Ihr Unternehmen gearbeitet haben, fühlen Sie sich endlich bereit, es in die Tat umzusetzen. Doch in Bezug auf die erforderlichen Formalitäten fühlen Sie sich etwas verloren: einzuholende Genehmigungen, Eintragung des Unternehmens, unverzichtbare Mitgliedschaften usw. Damit Sie nichts vergessen, hat myLIFE eine Checkliste mit den wichtigsten administrativen und finanziellen Formalitäten erstellt, die bei einer Unternehmensgründung in Luxemburg nötig sind.

Pflichten in Verbindung mit der Ausübung der Geschäftstätigkeit

Zuallererst sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass einige Berufe mit besonderen Verpflichtungen verbunden sind. Besitzen Sie die notwendigen Qualifikationen? Müssen Sie Pflichtversicherungen abschließen? Müssen Lizenzanträge gestellt, eine Genehmigung oder sogar eine spezifische Zulassung eingeholt werden? Informieren Sie sich über die für Ihren Geschäftsbereich geltenden Vorschriften. Diese Recherchen sind unerlässlich, damit die Gründung Ihres Unternehmens Schritt für Schritt reibungslos verläuft.

→ Gut zu wissen: Angehörige von Drittstaaten müssen sich beim Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten erkundigen, ob sie mit ihrer Aufenthaltsgenehmigung zur Ausübung einer unternehmerischen Tätigkeit berechtigt sind.

Wahl der Rechtsform

Einzelunternehmen (selbstständig in eigenem Namen) oder Handelsgesellschaft (SA, SARL, SARL-S usw.)? Allein oder gemeinschaftlich? Die Wahl der Rechtsform Ihres Unternehmens muss mit der Art und den Bedürfnissen Ihres Projekts in Einklang stehen. Sie hat Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur, Ihre rechtlichen Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen, aber auch auf die für Sie bzw. Ihr Unternehmen geltende Besteuerung.

Eine Niederlassungsgenehmigung ist für handwerkliche und industrielle Geschäftstätigkeiten sowie für kaufmännische und bestimmte freiberufliche Tätigkeiten verpflichtend.

Antrag auf Niederlassungsgenehmigung

Der Antrag auf Niederlassungsgenehmigung ist eine der ersten Formalitäten, die Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens erledigen müssen. Diese Genehmigung ist für handwerkliche und industrielle Geschäftstätigkeiten sowie für kaufmännische und bestimmte freiberufliche Tätigkeiten verpflichtend. Der Antrag kann per Post bei der Generaldirektion für Mittelstand (Direction générale des Classes moyennes), online über MyGuichet.lu oder nach Terminvereinbarung beim House of Entrepreneurship (am Schalter der Generaldirektion für Mittelstand) eingereicht werden. Damit Ihnen die Genehmigung erteilt wird, müssen Sie bestimmte Anforderungen im Hinblick auf Ihre berufliche Qualifikation, Ehrenhaftigkeit sowie die Niederlassung erfüllen und verschiedene Nachweise vorlegen:

• • Antragsformular: „Antrag auf Niederlassungsgenehmigung (einschließlich der eidesstattlichen Versicherung)”.
  • Nachweis(e) der beruflichen Ehrenhaftigkeit:
    • Auszug aus dem luxemburgischen Strafregister (Nr. 3): Beantragung beim luxemburgischen Ministerium der Justiz (sofern Sie eine luxemburgische Matrikelnummer besitzen). Wenn Sie nicht in Luxemburg wohnhaft sind oder seit weniger als zehn Jahren in Luxemburg leben, müssen Sie einen aktuellen Strafregisterauszug vorlegen, der von dem Staat bzw. den Staaten ausgestellt wurde, in dem (denen) Sie in den letzten zehn Jahren vor der Antragstellung wohnhaft waren.
    • Eine Erklärung zur Insolvenzfreiheit: nur erforderlich, wenn Sie nicht in Luxemburg wohnhaft sind oder seit weniger als zehn Jahren in Luxemburg leben.
  • Qualifikationsnachweis: Für bestimmte reglementierte Berufe müssen Sie Ihre beruflichen Qualifikationen nachweisen und Ihr Diplom bzw. eine Anerkennung Ihres Diploms vorlegen.
  • Nachweis einer festen Niederlassung in Luxemburg:
    • Eine Kopie des Mietvertrags im Großherzogtum (Geschäft, Räumlichkeiten, Büro, Werkstatt usw.): Der Geschäftssitz Ihres Unternehmens muss für die Geschäftstätigkeit geeignet sein.
    • Oder eine Wohnsitzbescheinigung in Luxemburg: Das Unternehmen kann an Ihrem Wohnsitz angemeldet werden, jedoch müssen strenge Auflagen eingehalten werden (es muss sich in Luxemburg befinden, ein Büro oder eine Werkstatt beinhalten, das/die für Ihre Tätigkeit geeignet ist, Sie müssen die Zustimmung Ihrer Gemeinde, Ihres Vermieters und/oder der Eigentümergemeinschaft einholen usw.).
  • Ausweiskopie: Personalausweis/Reisepass/Aufenthaltserlaubnis.
    • Zahlung der Verwaltungsgebühr: Beleg über die Zahlung der Verwaltungsgebühr („Droit de chancellerie“) in Höhe von 24 Euro in Kopie.
    • Entwurf der Satzung Ihres Unternehmens.

Überprüfung der Verfügbarkeit der Firmenbezeichnung

Denken Sie daran, zu prüfen, ob die Bezeichnung Ihres Unternehmens nicht bereits verwendet wird. Beantragen Sie zu diesem Zweck ein „Zertifikat über die Verfügbarkeit der Bezeichnung“ beim Handels- und Firmenregister in Luxemburg. Hierfür fallen Verwaltungskosten zwischen 4,75 Euro bis 10 Euro an.

Eröffnung eines Bankkontos für das Unternehmen

Sie müssen ein Bankkonto eröffnen, das auf den Namen Ihres Unternehmens lautet. Bevor Sie es das Konto für Geldeingänge oder -ausgänge verwenden können, müssen Sie dort das Gesellschaftskapital einzahlen. Anschließend wird es gesperrt, bis das Unternehmen offiziell gegründet wurde. Für eine SARL beläuft sich der Mindestbetrag auf 12.000 Euro und für eine SA auf 30.000 Euro.

→ Gut zu wissen: Für die Eröffnung Ihres Geschäftskontos wird die Bank verschiedene Dokumente anfordern: Entwurf der Satzung, Organigramm des Unternehmens, Liste der Personen mit Zeichnungsbefugnis usw.

Eine Satzung ist für die Gründung eines Unternehmens unerlässlich. In der Satzung wird die Funktionsweise der Struktur festgelegt.

Abfassen der Satzung

Eine Satzung ist für die Gründung eines Unternehmens unerlässlich. In der Satzung wird die Funktionsweise der Struktur festgelegt. Mit Ausnahme der SARL-S muss die Satzung für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (SARL, SA usw.) von einem Notar aufgesetzt werden. Dies ist mit Kosten verbunden, die auf der Grundlage der Honorartabelle der Notarkammer  berechnet werden. Je nach Fall sind mehrere Dokumente vorzulegen: Satzung, Nachweis der Sperrung des Gesellschaftskapitals, Niederlassungsgenehmigung usw.

Eintragung im Handels- und Firmenregister (RCS)

Die meisten Unternehmen müssen sich im Handels- und Firmenregister (RCS) eintragen lassen und dort die Satzung ihrer Gesellschaft hinterlegen. Es hängt von der Rechtsform, dem Geschäftsbereich und der Größe des Unternehmens ab, welche Informationen zu übermitteln sind. Wurde die Gründung des Unternehmens notariell durchgeführt, übernimmt der Notar die Eintragung, Registrierung und Hinterlegung der Satzung. Andernfalls müssen Sie dies innerhalb eines Monats nach der Gründung des Unternehmens erledigen. Der Vorgang kann online mithilfe Ihres LuxTrust-Zertifikats durchgeführt werden. Die Kosten für die Eintragung sind auf der Website des RCS einsehbar.

Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer

Seit 2019 müssen im RCS eingetragene Unternehmen, mit Ausnahme von als Einzelhändler fungierenden natürlichen Personen, Gelegenheitsgesellschaften und kommerziellen Beteiligungsgesellschaften, ihre wirtschaftlichen Eigentümer im Register der wirtschaftlichen Eigentümer (Registre des bénéficiaires effectifs, RBE) registrieren.

Nach Abschluss der einzelnen Gründungsschritte müssen Sie Ihr Unternehmen bei der Zentralstelle für Sozialversicherungen registrieren.

Anmeldung bei der CCSS

Nach Abschluss der einzelnen Gründungsschritte müssen Sie Ihr Unternehmen bei der Zentralstelle für Sozialversicherungen (Centre commun de la Sécurité sociale, CCSS) registrieren. Wenn Sie Ihre Tätigkeit in Form eines Einzelunternehmens ausüben möchten, müssen Sie eine Anmeldung für Selbstständige („Déclaration d’entrée pour travailleur indépendant“) ausfüllen. Wenn Sie sich für eine Handelsgesellschaft entscheiden, müssen Sie eine Anmeldung für Arbeitnehmer („Déclaration d’entrée pour salarié“) sowie eine Betriebserklärung („Déclaration d‘exploitation“) ausfüllen, um Personal beschäftigen zu können. Achtung: Sie können nicht Arbeitnehmer Ihres eigenen Unternehmens sein, wenn Sie eine Niederlassungsgenehmigung und mindestens 25 % der Anteile besitzen. In diesem Fall werden Sie als selbstständig eingetragen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der CCSS.

→ Gut zu wissen: Betragen die Einkünfte aus Ihrer Geschäftstätigkeit weniger als ein Drittel des jährlichen sozialen Mindestlohns, kann eine Befreiung von der Beitragspflicht beantragt werden. In diesem Fall sind Sie jedoch nicht gegen Risiken abgesichert (Krankheit, Rente, Unfall und Pflegebedürftigkeit).

Registrierung bei der AED

Die meisten Unternehmen, die in Luxemburg eine Geschäftstätigkeit beginnen, müssen sich für die Mehrwertsteuer registrieren und sich zu diesem Zweck an die Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung (Administration de l’Enregistrement et des Domaines et de la TVA, AED) wenden. Je nach Rechtsform Ihres Unternehmens müssen Sie dafür eine Betriebsanmeldung für juristische oder natürliche Personen ausfüllen. Anschließend erhalten Sie Ihre Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer. Bei einem Jahresumsatz von weniger als 35.000 EUR können Sie von der Mehrwertsteuer befreit werden. Die diesbezüglichen Schritte können Sie beim zuständigen Finanzamt oder über MyGuichet.lu vornehmen.

Betriebsanmeldung bei der Steuerverwaltung

Da die mit Ihrem Unternehmen erzielten Einkünfte steuerpflichtig sind, müssen Sie bei der Steuerverwaltung („Administration des Contributions Directes“) registriert sein. In der Regel erhalten Sie nach der Hinterlegung der Satzung im Handels- und Firmenregister (Unternehmen) bzw. nach Erhalt der Niederlassungsgenehmigung (Einzelunternehmen) ein Schreiben des zuständigen Finanzamts. Wenn die Steuerverwaltung Sie nicht kontaktiert, müssen Sie die Betriebsanmeldung selbst durchführen.

Verschiedene Organisationen können Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens in Luxemburg beraten: das House of Entrepreneurship der Handelskammer, das Team Contact Entreprise der Handwerkskammer oder auch Luxinnovation (die nationale Agentur zur Förderung von Innovation und Forschung). Bei Fragen helfen Ihnen diese Einrichtungen gerne weiter. Viel Glück!

Achtung, die in diesem Artikel aufgelisteten Schritte dienen nur als Beispiele und können je nach Art der Tätigkeit und der gewählten Rechtsform variieren. Erkundigen Sie sich, welche Verpflichtungen mit Ihrer Geschäftstätigkeit einhergehen.