Wie können Sie Ihr Zeitmanagement am Arbeitsplatz verbessern?

Zahlreiche laufende Projekte, ein stetig steigendes Arbeitspensum, ständige Unterbrechungen durch die Kollegen … Die Zeit rast regelrecht an Ihnen vorbei und Sie schaffen es einfach nicht, so produktiv zu sein, wie Sie es eigentlich sein müssten. Wie können Sie Ihre Aufgaben am Arbeitsplatz effizienter erledigen? myLIFE gibt Ihnen ein paar Tipps für ein besseres Zeitmanagement.

Es gibt viele Methoden, mit denen Sie Ihre Ziele definieren, eine Rangfolge für Ihre Aufgaben festlegen, im Alltag leistungsfähiger werden und gleichzeitig Ihr Stresslevel reduzieren können. Wir zeigen Ihnen, welche Gewohnheiten Sie sich aneignen sollten, um Ihre Zeit bestmöglich zu nutzen, und erläutern die verschiedenen Techniken für ein besseres Zeitmanagement.

Fünf Gewohnheiten für ein optimales Zeitmanagement

Nr. 1: Legen Sie Ihre Ziele fest

Setzen Sie sich zunächst klare Ziele. Nur so können Sie feststellen, ob Sie ausreichend produktiv sind. Welche Ergebnisse streben Sie bei Ihren verschiedenen Aufgaben an und wieviel Zeit haben Sie dafür? Mithilfe dieser Kriterien erhalten Sie einen Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte und können Ihre Ziele im Auge behalten, ohne sich zu verzetteln.

Um dies zu erreichen, können Sie auf die SMART-Methode zurückgreifen. Bei diesem Akronym steht jeder Buchstabe für eine Eigenschaft, die Ihre Ziele aufweisen müssen: Specific (sie müssen genau definiert sein), Measurable (der Fortschritt muss messbar sein), Achievable (Sie müssen die Mittel haben, um sie zu erreichen), Realistic (sie müssen unter den gegebenen Umständen erreichbar sein) und Time-bound (Sie müssen eine Frist für die Erreichung setzen).

Nr. 2: Setzen Sie Prioritäten

Erstellen Sie eine Liste mit Ihren Aufgaben und legen Sie eine Rangfolge fest. So können Sie Ihren Terminkalender leichter anpassen und mit etwaigen unvorhergesehenen Ereignissen besser umgehen. Zur Bestimmung Ihrer Prioritäten können Sie beispielsweise die Eisenhower-Matrix verwenden:

Sie können auch auf die sogenannte MOSCOW-Methode zurückgreifen, bei der die Auswirkungen jeder Tätigkeit im Rahmen eines Projekts bewertet werden, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern:

• • M = Must have: Aufgabe von essenzieller Bedeutung für das Projekt;
  • S = Should have: wichtig, kann aber aufgeschoben werden;
  • C = Could have: wünschenswert, aber nicht unbedingt notwendig;
  • W = Won’t have but would like: auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Lernen Sie, nein zu sagen und Aufgaben zu delegieren: Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Setzen Sie sich Grenzen und trauen Sie sich, nein zu sagen, um Ihre Ziele zu erreichen. Wenn bestimmte Aufgaben nicht Ihren Prioritäten entsprechen, sollten Sie sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieben oder anderen übertragen. So vermeiden Sie eine Überlastung durch nebensächliche Tätigkeiten, die häufig äußerst zeitraubend sind.

Nr. 3: Planen Sie Ihre Aufgaben

Erstellen Sie einen Tages-, Wochen- oder sogar Monatsplan für Ihre verschiedenen Aufgaben. Jeder Mensch hat einen anderen Rhythmus. Daher ist es sinnvoll, die Tageszeiten zu ermitteln, zu denen Sie am leistungsfähigsten sind. Planen Sie in diesen Zeiträumen die Aufgaben ein, die die meiste Konzentration erfordern, und verschieben Sie weniger fordernde Tätigkeiten auf die Zeiten, in denen Sie weniger leistungsfähig sind? Bereiten Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages auf den nächsten vor, indem Sie das Programm dafür festlegen. So sparen Sie wertvolle Zeit!

Planen Sie Pausen ein: Auch wenn Sie Ihnen überflüssig erscheinen mögen, sind Pausen unerlässlich! Sie können nicht kontinuierlich konzentriert sein, sondern müssen sich auch erholen, sonst droht Ihnen ein Burn-out! Wenn Sie eine Pause einlegen, frische Luft schnappen und sich entspannen, können Sie den Kopf frei bekommen und anschließend effizienter arbeiten.

Widmen Sie sich gezielt immer nur einer Aufgabe und kombinieren Sie ähnliche bzw. mit demselben Projekt verbundene Tätigkeiten.

Nr. 4: Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe

Es ist kontraproduktiv und ermüdend, zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her zu wechseln, da Sie sich ständig neu orientieren und konzentrieren müssen. Widmen Sie sich gezielt immer nur einer Aufgabe und kombinieren Sie ähnliche bzw. mit demselben Projekt verbundene Tätigkeiten. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und reduzieren Stress!

Benachrichtigungen ausschalten: Um den Überblick über Ihre Arbeit nicht zu verlieren, vermeiden Sie Unterbrechungen durch E-Mails, Mitteilungen und andere Benachrichtigungen (Nachrichten, soziale Netzwerke usw.). Schalten Sie wenn möglich Ihre Benachrichtigungen aus, stellen Sie Ihr Handy lautlos oder verwenden Sie den „Bitte nicht stören“-Modus, um Ablenkungen während eines bestimmten Zeitraums zu vermeiden.

Nr. 5: Richten Sie Ihren Arbeitsplatz ein

Das Arbeiten an einem ordentlichen und dem Denken förderlichen Arbeitsplatz spart Ihnen im Alltag viel Zeit. Räumen Sie Ihren Arbeitsbereich auf und ordnen Sie Ihre Unterlagen. Auf diese Weise steigern Sie Ihre Effizienz und können sich voll und ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Überprüfen Sie auch die Qualität und die Funktionsfähigkeit Ihrer Ausrüstung, wie z. B. Schreibtischstuhl, Hardware und Internetverbindung. So verlieren Sie keine Zeit mehr mit der Dokumentensuche oder Druckerproblemen.

Sechs Techniken für ein gutes Zeitmanagement

Nun, da die allgemeinen Rahmenbedingungen festgelegt sind, möchten wir Ihnen im Folgenden einige der zahlreichen Methoden für ein besseres Zeitmanagement vorstellen.

Timeboxing oder Zeitmanagement durch Aufteilung in Blöcke

Beim Timeboxing werden die zu erledigenden Aufgaben in mehrere Teilaufgaben unterteilt. Diesen wird dann ein genaues Zeitbudget zugewiesen, das nicht überschritten werden darf (sogenannte „Zeitblöcke“). Dies ermöglicht Ihnen, sich jeweils auf eine einzige Tätigkeit zu konzentrieren und die dafür aufgewendete Zeit zu begrenzen. Durch die Aufteilung in kleinere Blöcke können Sie auch gelassener an große Aufgaben herangehen.

Bei der aus der Timeboxing-Methode abgeleiteten Pomodoro-Technik teilen Sie Ihre Zeit in Arbeitsphasen und Pausen ein.

Die Pomodoro-Technik

Bei dieser aus der Timeboxing-Methode abgeleiteten Technik teilen Sie Ihre Zeit in Arbeitsphasen und Pausen ein.

• • 25 Minuten lang an einer vorgegebenen Aufgabe arbeiten (ohne E-Mails zu checken, auf das Telefon zu schauen usw.);
  • fünf Minuten Pause machen;
  • den Vorgang viermal wiederholen;
  • nach der vierten Wiederholung 15 bis 30 Minuten Pause machen.

Mithilfe dieser Technik haben Sie eine bessere Vorstellung von Ihrem täglichen Arbeitspensum und können sich durch regelmäßige Pausen besser konzentrieren. Sie verlieren Sie sich nicht so leicht in anderen Dingen und arbeiten effizienter.

Timeblocking

Das Timeblocking ist vergleichbar mit dem Timeboxing, denn auch hier wird die Arbeit in einzelne Blöcke aufgeteilt. Es geht jedoch nicht darum, den einzelnen Blöcken ein bestimmtes Zeitbudget zuzuweisen. Das Ziel besteht vielmehr darin, für jeden Zeitabschnitt bestimmte Aktivitäten festzulegen. Beispiel:

Mithilfe dieser Organisationsmethode erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihren Tagesablauf und können sich gezielt einzelnen Aufgaben widmen, was wiederum Ihre Konzentrationsfähigkeit verbessert.

Getting Things Done (GTD)

Bei dieser Methode werden Zeitmanagement und Organisation durch das systematische Notieren der unterschiedlichen (beruflichen und privaten) Aufgaben verbessert. Diese werden anschließend analysiert, um zu bestimmen, wie sie bearbeitet werden sollen. Abschließend muss die Organisation vor der endgültigen Durchführung angepasst werden. Die Methode besteht aus den fünf folgenden (vereinfachten) Schritten:

• • alle Aufgaben zentral erfassen und protokollieren
  • die Aufgaben einzeln analysieren, je nach Wichtigkeit und Arbeitsaufwand
  • die durchzuführenden Tätigkeiten organisieren: Tätigkeiten verschieben, wenn sie nicht dringend sind, sie delegieren, sie ruhen lassen, während Sie auf Rückmeldung eines Dritten warten, sie planen, wenn sie aus mehreren Teilaufgaben bestehen usw.
  • die Aufgaben durchsehen: regelmäßig überprüfen und die Maßnahmen ggf. anpassen.
  • alles erledigen, indem sie die Projekte innerhalb des vorgegebenen Zeitraums durchführen.

Diese Vorgehensweise bietet den Vorteil, dass sie bei geringerer geistiger Belastung einen Rahmen und eine Struktur für Ihre Arbeit schafft.

Eat the frog

Diese Methode soll verhindern, dass Sie Dinge vor sich herschieben, und Sie stattdessen dazu motivieren, sich zunächst den komplexeren Aufgaben zu widmen, bevor Sie zu den einfacheren übergehen.

Das sprichwörtliche „Schlucken der Kröte“ geht auf ein Zitat von Mark Twain zurück. Laut ihm kann, wenn man am Morgen eine lebende Kröte schluckt, während dem Rest des Tages nichts Schlimmeres mehr passieren. Es geht also im Prinzip darum, die schwierigste Aufgabe zu identifizieren und sie als allererste zu erledigen. So haben Sie jeden Tag das gute Gefühl, die aufwendigsten (und häufig dringlichsten) Aufgaben erledigt zu haben.

Pareto-Prinzip oder 80-20-Gesetz

Im Unterschied zur Eat-the-frog-Strategie besteht das Pareto-Prinzip darin, nicht mit der komplexesten Aufgabe zu beginnen, sondern mit derjenigen, die die größte Wirkung hat. Laut dem Wirtschaftswissenschaftler, der diesem Prinzip seinen Namen gab, basieren 80 % der Wirkung auf 20 % der Ursache. Mit anderen Worten: 80 % des Ergebnisses werden durch nur 20 % der geleisteten Arbeit erzielt.

Es geht darum, Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie die Aufgaben identifizieren, die proportional die meisten Ergebnisse liefern und dabei am wenigsten Zeit in Anspruch nehmen. So können Sie Ihre täglichen Projekte nach dem Arbeitsaufwand im Verhältnis zu ihrem Umfang und ihrer Wirkung priorisieren.

Die Effektivität dieser Methoden hängt von Ihrer Arbeitsauffassung, Ihrer Persönlichkeit und Ihrer Tätigkeit ab. Probieren Sie sie einfach aus, die um die für Sie bestgeeignete zu finden.

Wir können also feststellen, dass ein gutes Zeitmanagement an sich schon eine große Aufgabe ist, die eine entsprechende Organisation erfordert. Die Effektivität dieser Methoden hängt von Ihrer Arbeitsauffassung, Ihrer Persönlichkeit und Ihrer Tätigkeit ab. Probieren Sie sie einfach aus, um die für Sie bestgeeignete zu finden, und nutzen Sie Ihre Zeit so sinnvoll wie möglich! Sie haben es in der Hand!