Performance au travail : que penser des Apps de productivité ?

Face à un manque de productivité ou à une baisse soudaine d’efficacité au travail, il peut être tentant de se jeter sur la première App de productivité disponible avec l’espoir que cela solutionnera le problème, rapidement et sans trop d’effort. Si une telle App peut avoir son utilité, elle ne constitue pas une solution miracle. Pire, elle peut dans certains cas avoir l’effet inverse à celui escompté.

Que faites-vous lorsque vous avez l’impression de ne plus être assez productif ? Pour certains, le réflexe est de se rendre directement sur le Play/App Store à la recherche de la dernière application qui promet de « changer votre vie » sans effort. Mais est-il vraiment judicieux, si l’on souhaite gagner du temps, de chercher des heures après une solution miracle qui n’existe pas vraiment ? Les applications de productivité peuvent avoir une certaine utilité, mais elles doivent toujours être considérées comme un moyen et non une fin. La technologie ne résout pas tout.

C’est la leçon que vous avez sans doute déjà apprise avec ChatGPT. Fin 2022, la firme OpenAI a rendu disponible une version test du logiciel d’intelligence artificielle ChatGPT. Ce chatbot a rapidement attiré l’attention par ses réponses détaillées et plutôt bien articulées dans de nombreux domaines. Vous avez sans doute vous-même testé la machine pour voir si elle pouvait apporter des réponses pertinentes à vos questions et vous éviter des recherches fastidieuses. C’est vrai, le prototype est impressionnant, mais il ne remplace pas (encore) un travailleur humain. Ainsi, beaucoup ont passé des heures à interroger la machine au lieu de potasser leurs dossiers et, le plus souvent, les recherches n’ont pas été fructueuses au point de ne plus devoir faire soi-même des efforts.

Croire démesurément que la machine peut résoudre tous les problèmes porte un nom : c’est le biais technologique.

Le biais technologique, ce nouveau perturbateur de la productivité

Croire démesurément que la machine peut résoudre tous les problèmes porte un nom : le biais technologique. ChatGPT lui-même explique que « ce biais se manifeste lorsque les individus ont tendance à surestimer la fiabilité, la précision ou les capacités d’un système automatisé, d’un algorithme ou d’une technologie en général ».

Une confiance excessive en la technologie peut avoir des conséquences négatives, car elle nous pousse à accorder trop de pouvoir à la technologie et à lui « obéir » sans tenir compte des risques de manipulation ou des erreurs possibles. ChatGPT est un phénomène nouveau dont nous ne mesurons pas encore toute l’ampleur. Cela étant, il ne fait qu’exacerber une réalité déjà bien présente depuis plusieurs années : face à une difficulté, un de nos premiers réflexes consiste à se tourner vers Internet ou des applications en quête d’une solution miracle et facile.

Dans la catégorie « productivité », les Apps ne manquent pas. À tel point qu’il devient difficile de ne pas « perdre » beaucoup de temps à chercher l’App parfaite supposée vous en faire gagner. Cela d’autant plus qu’aucune App ne vous dira quelle est la véritable cause de votre baisse de productivité. Or ce sont bien les causes qu’il faut traiter si vous ambitionnez une amélioration durable.

Aucune App ne vous dira quelle est la cause de votre baisse de productivité. Or ce sont bien les causes qu’il faut traiter si vous ambitionnez une amélioration durable.

Sans vouloir prétendre que les App de productivité sont inutiles ou nuisibles, voici sept arguments pour bien réfléchir avant d’y succomber.

1. Une source de distraction sans fin

Vous utilisez probablement davantage qu’une seule application sur votre téléphone. Du coup, alors que vous vouliez peut-être répondre uniquement à un message sur Slack, vous commencez à lire aussi vos courriels, vous checkez les médias sociaux et vous répondez aux derniers commentaires de vos groupes WhatsApp préférés. Ce qui ne devait durer que 30 secondes vous occupe finalement plus de 10 minutes.

Quand autant d’applications se disputent votre attention, il est difficile de s’en tenir à la raison première pour laquelle vous avez pris votre téléphone. D’autre part, chaque application a sa propre raison d’être et son propre fonctionnement, ce qui vous force à vous adapter constamment à différentes logiques d’utilisation. Or, à chaque changement de contexte, c’est de la concentration perdue et votre « batterie mentale » qui diminue. Finalement, pour 15 minutes sur votre smartphone, c’est environ une heure qui sera nécessaire pour vous permettre de vous reconcentrer vraiment sur votre tâche initiale. Vraiment pas idéal.

2. Des injonctions technologiques qui épuisent

Qu’il s’agisse de productivité ou d’un autre domaine, les Apps sont conçues selon un rythme technologique effréné, avec la promesse marketing de permettre des résultats faciles et rapides. Mais à l’instar de ces régimes flash à la mode ou des programmes d’exercice express qui promettent des résultats rapides, il est difficile de tenir le rythme sur la durée. Résultat : on se sent rapidement épuisé et ce qui avait été gagné est rapidement perdu. C’est la même chose avec les App. Si on ne parvient pas à tenir le rythme imposé par celles-ci, on se sent coupable et on a tendance à abandonner ses efforts. Cela finit par accentuer la perte de productivité, ce qui est le contraire de l’effet escompté.

3. Votre App ne tient pas compte des spécificités personnelles

Les technologies de gestion du temps imposent généralement un rythme unique qui ne tient absolument pas compte de votre personnalité et de votre physiologie. Certains sont productifs le matin, tandis que d’autres sont des oiseaux de nuit. Certains sont motivés par les échéances courtes, tandis que le tic-tac de l’horloge fait monter le niveau d’anxiété chez d’autres. Dès lors, plus le décalage entre le rythme imposé par l’application et celui de l’utilisateur est grand, plus l’App nuit à votre productivité personnelle au lieu de la stimuler.

Les technologies de gestion du temps imposent généralement un rythme unique qui ne tient pas compte de votre personnalité et de votre physiologie.

Les Apps ne sont par ailleurs pas conçues pour tenir compte de l’imbrication des différentes temporalités avec lesquelles un individu doit jongler au quotidien : horaires des bus, activités des enfants, rythmes des collègues, etc.

Dès lors, vouloir faire entrer au chausse-pied votre vie dans le cadre imposé par votre App est tout sauf une bonne idée.

4. Trop d’Apps tue les Apps

De nos jours, il existe des applications pour tout et n’importe quoi (nombre de pas, quantité d’eau bue, temps d’écran, etc.). Il est facile de se laisser tenter et de télécharger un tas d’applications qui sont parfois redondantes dans ce qu’elles proposent. Mais avez-vous vraiment besoin de deux applications de méditation ? Ou de trois applications différentes de liste de tâches ?

Pris dans la spirale du téléchargement, vous cherchez immédiatement une nouvelle App après avoir réalisé l’inefficacité de celle que vous avez déjà, sans vous poser la question de savoir cela répond vraiment à vos besoins.

La surcharge d’applications entraîne une lassitude des décisions et une dispersion des informations, ce qui rend difficile de bien s’organiser et d’accomplir les tâches que toutes ces Apps sont supposées vous aider à accomplir. À trop fractionner ses activités entre diverses Apps, on perd complètement la vue d’ensemble et on se décourage.

Pour éviter cela, la meilleure stratégie consiste à rester fidèle à une App unique et d’en exploiter tout le potentiel. Hélas, le « zapping » technologique est un défaut bien difficile à éliminer. Il faut du temps pour apprendre à utiliser une nouvelle application et encore plus de temps pour la maîtriser. Cela peut rapidement nuire à la productivité, surtout si vous utilisez plusieurs applications simultanément. Par conséquent, avant de télécharger une application dont vous n’avez peut-être pas besoin, réfléchissez au temps que vous êtes prêt à investir pour apprendre à l’utiliser efficacement.

5. Plus d’applications, plus de notifications

Les notifications sont l’une des plus grandes nuisances pour la productivité personnelle. Chacune d’entre elle perturbe votre concentration et vous éloigne de la tâche à accomplir. Et déjà évoqué, il faut du temps pour retrouver sa concentration.

L’installation de nouvelles applications sur vos appareils ne fait qu’augmenter le nombre de notifications et de distractions.

L’installation de nouvelles applications sur vos appareils ne fait qu’augmenter le nombre de notifications et de distractions. Si vous souhaitez augmenter votre productivité, une des premières choses à faire est d’identifier les applications qui vous envoient des notifications et de bloquer toutes celles qui ne sont pas indispensables.

Vous pouvez également configurer et utiliser des modes de concentration sur votre smartphone afin de contrôler les plages horaires pendant lesquelles les applications peuvent vous envoyer des notifications.

6. Nuisibles aussi pour le porte-monnaie

Avec certaine Apps, ce n’est pas seulement votre productivité qui est en jeu, mais aussi votre bien-être financier. S’il existe un grand nombre d’applications de productivité gratuites, certaines vous demandent de payer pour avoir accès à toutes les fonctionnalités. Et bien entendu, les fonctionnalités qui vous semblent les plus intéressantes sont payantes.

Si certaines de ces applications valent l’investissement, d’autres ne le valent pas ou, du moins, pas pour vos besoins. Avant de dépenser votre argent, assurez-vous que l’application est utile pour vous. Renseignez-vous et essayez d’abord la version d’essai gratuite si elle existe.

7. Les Apps créent une dépendance

De nombreuses raisons peuvent expliquer une baisse de performance. Se précipiter sur son téléphone dès qu’on expérimente une baisse de productivité peut rapidement se transformer en une dépendance malsaine à la technologie. Les applications de productivité ne proposent pas de solution miracle à vos problèmes. Ces applications sont conçues pour attirer votre attention autant que possible. En leur accordant trop d’importance, vous risquez de passer plus de temps sur votre téléphone et moins de temps sur la tâche qu’elles sont censées vous aider à accomplir. Pensez-y !

Si les Apps de productivité ne sont pas à proscrire, il est important de prendre conscience que la technologie doit rester un moyen et non devenir une fin en soi. Avant de télécharger sans réfléchir des Apps qui sont des vecteurs de distraction, cherchez d’abord à identifier les causes de votre manque de productivité. Il existe un tas de stratégies pour améliorer la productivité sans devoir passer par des Apps. Si cela ne suffit pas, il est bien évident que l’on peut s’aider d’une App (et d’une seule !), sous réserve que celle-ci soit ne constitue pas une source de distraction quand vous travaillez sur un projet important !

Cet article fait partie du dossier Dossier « bien-être au travail »