Quelles démarches pour l’embauche d’un collaborateur ?

Souhaitez-vous recruter pour la première fois ou vous préparez-vous à renforcer vos équipes existantes ? En tant qu’employeur, certaines formalités doivent être respectées. Quelles sont les démarches à prévoir et les coûts à anticiper ? À quelles aides pouvez-vous prétendre pour l’embauche d’un salarié ? Voici les principaux points à ne pas négliger.

Vos activités se développent et vous avez besoin d’assistance pour assurer la croissance de votre entreprise. Vous avez défini le profil de votre candidat idéal et répertorié les missions que vous souhaitez lui déléguer. Il est temps de passer au recrutement ! Comment vous y prendre ? Quels sont les frais à anticiper ?

Première embauche : la déclaration d’exploitation

Dans le cas d’un premier recrutement, il faut vous affilier auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS) en tant qu’employeur. Pour cela, vous devez introduire une « Déclaration d’exploitation » auprès du CCSS. Vous obtiendrez ainsi un numéro d’immatriculation, le « matricule-employeur », et vous serez affilié d’office aux trois organismes suivants :

• • l’Association d’assurance accident : il s’agit du service de prévention et d’indemnisation contre les accidents de travail, de trajet et les maladies professionnelles. Le montant des cotisations varie selon la classe de risques attachée à votre activité et un facteur de bonus-malus lié au coût des accidents du travail.
  • la Mutualité des employeurs: elle prend en charge une partie du coût financier engendré par le paiement des salaires pendant les périodes de maladie de votre employé. Vous serez classé sous l’une des quatre classes de cotisation en fonction de votre taux d’absentéisme financier (rapport entre les remboursements de la Mutualité des employeurs et la masse cotisable).
  • un Service de santé au travail: il vise à prévenir les risques concernant la sécurité et la santé des salariés sur le lieu de travail. En principe, vous êtes inscrit au Service de santé multisectoriel (STM), sauf si vous fournissez un certificat d’adhésion à un autre service de santé. Le taux de cotisation du STM est publié annuellement au Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

Avant de diffuser publiquement votre annonce de recrutement, vous devez obligatoirement effectuer une « Déclaration de poste vacant » auprès de l’ADEM.

Déclaration d’un poste vacant

Avant de diffuser publiquement votre annonce de recrutement, vous devez obligatoirement effectuer une « Déclaration de poste vacant » auprès de l’Agence pour le développement de l’emploi (ADEM). La démarche est gratuite et doit être réalisée au moins trois jours avant toute annonce dans la presse. La déclaration est à compléter sur la plateforme MyGuichet.lu ou en utilisant le formulaire PDF disponible sur le portail de l’emploi.

→ Bon à savoir: afin d’aider les employeurs à trouver des candidats, l’ADEM organise des ateliers de recrutement lorsque plusieurs personnes sont recherchées pour un poste similaire. Elle peut aussi, sous conditions, prendre en charge les frais de formation afin que les jeunes recrues soient opérationnelles dès le début de leur contrat.

Une fois cette déclaration effectuée, vous pouvez publier votre annonce d’emploi sur les supports de votre choix : page web de votre entreprise, réseaux sociaux, sites internet spécialisés, journaux. Vous pouvez aussi faire appel aux services d’un cabinet de recrutement. Pensez également à activer votre réseau professionnel ! Attention, certains de ces canaux de diffusion sont payants : renseignez-vous au préalable sur les conditions et les tarifs de ces prestations.

Les démarches obligatoires à l’embauche

Vous avez fait passer plusieurs entretiens et vous avez trouvé la personne idéale pour vous épauler dans votre activité. Bravo ! À présent, certaines démarches obligatoires doivent être effectuées pour son embauche.

Établissement d’un contrat de travail

Au plus tard, le jour de l’entrée en service de votre nouveau salarié, vous devez lui faire signer un contrat de travail conforme au droit du travail. Il en existe différentes formes au Luxembourg : contrat à durée indéterminée (CDI), contrat à durée déterminée (CDD), contrat de mission, etc. Ce document, établi en deux exemplaires signés par toutes les parties, officialise votre collaboration et en précise les conditions. Le contrat doit bien évidemment être conforme au droit applicable.

Déclaration d’entrée au CCSS

Vous avez 8 jours après le recrutement pour déclarer l’arrivée du nouvel embauché au CCSS. Pour cela, introduisez une « Déclaration d’entrée », soit en remplissant le formulaire mis à disposition sur le site du CCSS, soit en utilisant le service électronique SECUline. Cette déclaration, obligatoire, permet au salarié d’être couvert en cas de maladie, de maternité, d’accident du travail, de dépendance et de pension.

Examen médical d’embauche

Vous êtes tenu d’organiser un examen médical d’embauche pour votre nouveau salarié en adressant à la médecine du travail une « Demande patronale ». Cette visite médicale vise à déterminer l’aptitude ou l’inaptitude de votre nouvelle recrue à occuper son poste de travail. Elle doit être réalisée avant l’embauche pour les postes à risques ou de nuit, et dans les deux mois suivant son entrée en service pour les autres postes.

Fiche de retenue d’impôt

En tant qu’employeur, vous êtes chargé d’effectuer la retenue d’impôt provisionnelle sur le salaire de votre employé et de la reverser à l’Administration des contributions directes (ACD). Pour cela, vous avez besoin de sa fiche de retenue d’impôt indiquant soit sa classe d’impôt soit son taux d’imposition. Sans ce document, le prélèvement doit être effectué selon la classe d’impôt 1 au taux de 33%. Depuis le 1^er janvier 2022, les fiches sont mises à disposition des employeurs sur MyGuichert.lu. Vous avez l’obligation de la télécharger et de vérifier sa validité chaque mois.

Une fois votre salarié embauché, vous êtes soumis à des obligations légales liées au droit du travail. Il est nécessaire d’anticiper les frais supplémentaires que cela peut entraîner.

Les engagements et les dépenses de l’employeur

Une fois votre salarié embauché, vous êtes soumis à des obligations légales liées au droit du travail. Il est nécessaire d’anticiper les frais supplémentaires que cela peut entraîner.

Parmi les coûts à prévoir, il faut considérer ceux liés à sa rémunération. Si le montant est librement déterminé au moment de la signature du contrat, vous devrez respecter le salaire social minimum en vigueur ou la grille de salaires déterminée par la convention collective (s’il en existe une dans votre secteur d’activité). Par la suite, il faudra également appliquer les indexations de salaire et tenir compte des éventuelles gratifications (13^e mois, chèques repas, etc.).

Chaque mois, vous devez déclarer au CCSS la rémunération brute et le nombre exact d’heures travaillées de votre collaborateur. Sur la base de ces informations, le CCSS calcule l’ensemble des cotisations sociales à régler. Vous payez alors au CCSS les charges salariales prélevées sur le salaire de votre collaborateur, ainsi que les charges patronales.

Vous êtes aussi tenu de verser à l’administration fiscale la retenue d’impôt effectuée sur le salaire de votre employé. Pour ce faire, vous devez utiliser la « Déclaration de retenue d’impôt sur les rémunérations et des crédits d’impôt bonifiés » disponible sur le site de l’ACD ou via MyGuichet.lu. La périodicité des déclarations dépend du montant qui a été prélevé à la source.

En outre, il faudra émettre une fiche de paie chaque mois, respecter les règles en matière de temps de travail, tenir un registre des jours de congé payés, un autre des heures supplémentaires, etc. Ces formalités entraînent des frais de gestion. Pensez aussi à prévoir les dépenses liées à l’équipement et à l’installation de votre nouveau collègue : bureau, ordinateur, téléphone, etc.

Retrouvez l’ensemble des obligations lié à la gestion des ressources humaines sur le site Guichet.lu.

En tant qu’employeur vous pouvez, sous conditions, bénéficier d’aides financières de l’État si vous embauchez un demandeur d’emploi.

Les aides à l’embauche

En tant qu’employeur, vous pouvez, sous conditions, bénéficier d’aides financières de l’État si vous embauchez un demandeur d’emploi âgé, de longue durée, en reclassement professionnel, un travailleur handicapé, un jeune chômeur de moins de 30 ans, etc.

Selon les cas, vous pouvez bénéficier de la prise en charge de la part patronale des cotisations de sécurité sociale, du remboursement d’une partie du salaire brut ou encore, pour les travailleurs souffrant de handicap, du financement de certaines dépenses (frais de formation, aménagement de poste de travail, etc.).

→ Bon à savoir: si vous comptez au moins 25 salariés dans votre entreprise, vous devez embaucher à temps plein au moins un travailleur reconnu comme salarié handicapé. Le quota passe à 2% de votre effectif lorsque vous employez au moins 50 salariés et à 4% pour plus de 300 salariés.

Il existe également des contrats spéciaux (contrat de réinsertion emploi, contrat d’appui-emploi, ou encore d’initiation à l’emploi) donnant droit à une participation aux frais salariaux et/ou au remboursement de la part patronale des charges sociales.

Enfin, vous pouvez bénéficier d’une bonification d’impôt en recrutant un demandeur d’emploi inscrit depuis au moins 6 mois à l’ADEM. Cet avantage représente 10% du montant de sa rémunération mensuelle brute déductible comme dépense d’exploitation pour une durée maximale de 12 mois. Attention : la bonification d’impôt n’est pas cumulable avec les autres aides pour l’emploi.

Pour en savoir davantage sur les aides existantes et leurs conditions d’attribution, rendez-vous sur le site de l’ADEM ou contactez leur Service employeurs.

Vous connaissez désormais les principales démarches à prévoir pour embaucher du personnel. Quel que soit le niveau de développement de votre entreprise, la recherche d’un nouveau collaborateur est une étape importante pour un employeur pouvant influencer la bonne marche de votre affaire. Prenez le temps de bien la préparer et d’anticiper les différentes dépenses et formalités à effectuer. Nous vous souhaitons beaucoup de succès professionnel !