Salaire: quelles sont les obligations de l’employeur?

Salaire minimum légal, versement des cotisations sociales, retenue d’impôt à la source. Quels sont vos devoirs en tant qu’employeur en matière de salaire? myLIFE fait le point.

Votre entreprise est en pleine croissance et vous avez décidé d’embaucher de nouveaux collaborateurs pour vous aider à développer votre activité. Pour mener à bien votre recrutement, plusieurs formalités sont à observer: déclaration de poste vacant, établissement d’un contrat de travail, déclaration d’entrée au CCSS, etc. Retrouvez tous les détails sur: Quelles démarches pour l’embauche d’un collaborateur?

Une fois la perle rare trouvée, vous êtes tenu de respecter le Code du travail, notamment en matière de durée de travail, de congés, de sécurité sur le lieu de travail ou encore de salaire. C’est sur ce dernier aspect que nous allons apporter quelques réponses à vos éventuelles questions.

Salaire social minimum

Le Luxembourg est réputé pour le niveau élevé de ses salaires. En 2022, il a même enregistré le coût horaire moyen du travail le plus élevé parmi les États membres de l’UE¹. Rappelons ici que la rémunération reste librement fixée entre vous et votre salarié. Vous devez toutefois respecter le salaire social minimum (SSM) en vigueur. Au Grand-Duché, c’est la loi qui en fixe le montant. Il est déterminé par l’âge et les qualifications professionnelles de la personne recrutée. Pour le salarié de plus de 18 ans, il existe deux types de SSM (montants au 1^er septembre 2023):

• • le salaire social minimum non-qualifié: 2.570,93€ bruts par mois;
  • le salaire social minimum qualifié: 3.085,11€ bruts par mois.

Si vous embauchez une personne à plein temps (40 heures par semaine), sa rémunération ne pourra donc pas être inférieure à ces montants. Les mineurs de moins de 18 ans bénéficient également d’un salaire minimum. Il s’élève à 1.928,20€ bruts pour les jeunes de 15 à 17 ans et il est fixé à 2.056,74€ bruts pour ceux âgés entre 17 à 18 ans.

Attention: s’il existe une convention collective dans votre entreprise (secteur bancaire, secteur des assurances, du bâtiment, etc.), vous ne pouvez pas proposer un salaire inférieur à ce qui est indiqué dans le barème ou dans les tableaux de rémunération de la convention. Renseignez-vous au préalable!

Bon à savoir: vous êtes libre d’accorder ou non des primes, gratifications ou 13^e mois à vos salariés. C’est une décision qui vous est propre et aucune obligation n’est mentionnée dans le droit du travail (sauf si ces compléments de salaire sont prévus dans le contrat de travail, dans la convention collective ou s’ils résultent d’un usage constant). En outre, les entreprises au Luxembourg proposent fréquemment à leurs employés des avantages en nature. Ils peuvent prendre la forme de chèques-repas, de plan de pension, de prise en charge des frais de transport, etc. Une fois encore, c’est à vous de décider si vous souhaitez en faire bénéficier vos salariés.

Indexation des salaires

L’une des particularités économiques du Grand-Duché est l’indexation des salaires. Il s’agit d’une adaptation automatique du montant des salaires, des traitements et des pensions à l’évolution du coût de la vie. Le but étant de préserver le pouvoir d’achat des travailleurs face à l’inflation.

C’est le Statec, l’Institut national de la statistique et des études économiques, qui établit chaque mois l’indice des prix à la consommation en se basant sur l’évolution de la valeur de plus 8.000 produits au Luxembourg. En simplifiant, une indexation des salaires de +2,5% est déclenchée lorsque la moyenne des prix dépasse la cote d’échéance.

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de répercuter cet index sur la rémunération de vos salariés et ce, quel que soit votre domaine d’activité ou la taille de votre entreprise.

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de répercuter cet index sur la rémunération de vos salariés et ce, quel que soit votre domaine d’activité ou la taille de votre entreprise. Si vous ne l’appliquez pas, vous risquez une amende pouvant aller jusqu’à 25.000€.

Égalité salariale entre les genres

Bien que cela soit évident, veillez à respecter l’égalité salariale entre les hommes et les femmes dans votre entreprise. Les personnes que vous employez et qui exercent un travail identique ou un travail de valeur égale doivent être rémunérées de la même manière, quel que soit leur sexe.

Depuis 2016, la loi place les inégalités entre hommes et femmes au rang d’infraction au Code du travail. En cas de non-respect, vous vous exposez à une amende comprise entre 251 et 25.000€.

Paiement des salaires et fiches de paie

Vous êtes chargé de verser le salaire de vos salariés chaque mois et, au plus tard, le dernier jour du mois qui s’y rapporte. Vous devez remettre à chacun de vos salariés une fiche de paie mensuelle détaillée. Elle doit notamment mentionner la période de travail, information brute nette, le nombre d’heures travaillées (pour un salaire horaire) ou mentionner le taux d’occupation mensuel, les heures supplémentaires payées, les heures de nuit, dimanches et jours fériés, ainsi que toutes les autres prestations en nature ou en espèces.

Ce décompte peut être envoyé par courrier postal, transmis par courrier électronique ou remis en main propre à vos collaborateurs.

Bon à savoir: vous êtes tenu de verser l’intégralité du salaire à votre employé. Cependant, en dehors d’une saisie sur salaire, vous avez la possibilité de retenir une partie de sa rémunération dans certaines situations précises, encadrées par la loi: en cas d’amendes encourues par le salarié, d’avances en argent que vous lui auriez faites, de réparation d’un dommage qu’il aurait causé, de dégradation ou de perte d’outils, d’instruments ou de matières.

La rémunération brute versée à vos salariés et le nombre exact d’heures travaillées doivent être déclarés tous les mois au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).

Cotisations sociales

La rémunération brute versée à vos salariés et le nombre exact d’heures travaillées doivent être déclarés tous les mois au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). Cette déclaration est à effectuer soit de manière électronique via SECUline, soit via la liste des salaires envoyée chaque mois par le CCSS. Vous devez vérifier cette liste, le cas échéant, la corriger, puis la renvoyer dans les 10 jours au CCSS.

Sur la base de ces informations, le CCSS vous transmet un extrait de compte mensuel reprenant l’ensemble des cotisations sociales que vous devez régler: charges salariales (à prélever directement sur les salaires de vos collaborateurs) et charges patronales. Vous êtes ensuite responsable du versement de l’ensemble de ces cotisations au CCSS. En cas de non-déclaration, vous risquez une amende. Retrouvez plus d’informations sur le site du CCSS.

Bon à savoir: les périodes d’incapacité de travail de vos salariés doivent être déclarées mensuellement au CCSS, en même temps que la déclaration des rémunérations. Selon les situations, vous pourrez ainsi bénéficier, sous conditions, d’un remboursement total ou partiel (80%) du salaire que vous avez versé. Les périodes d’incapacité de travail comprennent le congé de maladie ou d’accident, le congé pour raisons familiales, le congé de maternité, la dispense de travail de la femme enceinte ou allaitante, le congé d’accueil (adoption) et le congé d’accompagnement d’un proche en fin de vie.

Retenue de l’impôt à la source

À côté des cotisations sociales, vous êtes également chargé de la retenue d’impôt à la source sur les salaires de vos salariés et de son versement à l’Administration des Contributions Directes (ACD).

Pour ce faire, vous devez consulter les fiches de retenue d’impôt de vos collaborateurs afin de déterminer le montant à prélever sur leurs salaires. Ces fiches sont disponibles dans votre espace professionnel certifié sur MyGuichet.lu.

Bon à savoir: si les salariés n’ont plus à vous remettre leur fiche de retenue d’impôt chaque année, ils doivent tout de même s’assurer qu’elle a été établie par l’ACD. À défaut, vous serez obligé d’effectuer une retenue d’au minimum à 33%.

Le montant prélevé doit être déclaré à l’ACD (en utilisant le formulaire 950 « Déclaration de retenue d’impôt sur les rémunérations et des crédits d’impôt bonifiés » disponible sur le site de l’ACD ou via MyGuichet.lu), puis versé au bureau de recette de l’Administration des contributions compétent.

Les périodes de déclaration et de paiement à l’ACD (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) dépendent des sommes retenues sur les salaires du mois en cours. En cas de retard de déclaration ou de paiement, des sanctions financières peuvent être appliquées.

Dépôt des extraits de comptes salaires

Avant le 1^er mars de chaque année, vous devrez remettre les extraits de compte salaire (certificats de rémunération annuel) à l’ACD via MyGuichet.lu ainsi qu’aux salariés. Ils reprennent l’ensemble des rémunérations que vous avez versées à vos salariés durant l’année d’imposition.

En cas de non-respect du délai, vous risquez de devoir payer une astreinte ou un complément d’impôt pour dépôt tardif ou non-dépôt.

À noter: vous devez tenir un registre des jours de congés payés de vos salariés (congés ordinaires, extraordinaires et spéciaux), tout comme un registre des heures supplémentaires, des heures prestées de nuit, les dimanches et jours fériés.

Vous avez désormais une idée plus précise des principales obligations qui vous incombent en tant qu’employeur en matière de salaire. Pour vous aider dans vos démarches, vous pouvez faire appel aux compétences d’un cabinet comptable ou d’une fiduciaire, à qui vous pourrez déléguer une partie de vos tâches. Bonne chance!

¹Source : Statec – Regards 07/23 – L’heure travaillée reste onéreuse au Luxembourg.