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28 juin 2022

Bien gérer ses documents à l’ère du digital

Passer au « zéro papier », moins encombrant et plus écologique, présente de nombreux avantages pour les particuliers. La démarche nécessite cependant une bonne organisation. Comment obtenir ou générer ses documents électroniques ? Pendant combien de temps et de quelle manière les conserver ? myLIFE vous donne quelques astuces pour vous aider à gérer vos papiers administratifs au format numérique.

Après des années passées à rassembler ses courriers et ses pièces administratives dans des classeurs et autres boîtes en carton, Olivier a décidé de revoir sa méthode de classement. À l’ère du digital, le remplacement des documents papiers par des fichiers électroniques est de plus en plus courant et présente de nombreux avantages : diminution du risque de perte ou de détérioration, gain de place, accès facile et rapide et impact positif sur l’environnement…

En dématérialisant une partie de ses dossiers administratifs, Olivier doit cependant prendre des précautions pour que son passage au digital se déroule sans accroc.

Faire le tri !

Olivier doit commencer par trier ses différents papiers. Pour l’aider à déterminer ceux à conserver, il peut se baser sur les délais de prescriptions relatifs aux droits et devoirs qui y sont liés. À quel moment le document devient-il inutile pour prétendre à un droit ? Pendant combien de temps peut-il être réclamé ? Voici un tableau non exhaustif reprenant la durée minimale de conservation des principales pièces administratives au Luxembourg.

Délais de conservation des documents administratifs d’un particulier au Luxembourg

 DOCUMENTSDÉLAI DE CONSERVATIONEXPLICATIONS
IMPÔTSDéclarations fiscales (impôts directs et TVA)5 ansEn pratique, l’Administration doit émettre un bulletin d’imposition avant l’expiration des délais de prescription : 5 ans pour les impôts directs (paragraphe 144 de la loi générale des impôts) et pour la TVA (article 81 loi TVA).
Documents venant à l’appui d’une déclaration fiscale (en cas de non-déclaration des impôts directs)10 ansPour les impôts directs, en cas de non-déclaration ou en cas d’imposition supplémentaire pour déclaration incomplète ou inexacte, avec ou sans intention frauduleuse, la prescription est de 10 ans (article 10, loi du 27.11.1933, modifié par la loi du 24 décembre 1999).
SÉCURITÉ SOCIALEDocuments ouvrant droit à une rente ou remboursement soins5 ansLes arrérages des rentes et autres prestations sociales se prescrivent par 5 ans à partir de l’ouverture des soins.
ASSURANCEPolices d’assuranceDurée du contrat
+ 3 ans ou 5 ans
La prescription de toute action dérivant d’un contrat d’assurance est de 3 ans à compter du sinistre. Il est de 5 ans lorsque l’assuré prouve qu’il n’a pas eu connaissance du sinistre à une date ultérieure : le délai ne peut excéder 5 ans à compter de l’événement (article 44 de la loi du 27 juillet 1997).
TRAVAILFiches de paie, allocation chômage, contrats de travail, lettres de licenciementJusqu’à la liquidation des droits à la pension
Titres de propriétéDurée de détention des biensIl n’existe aucune obligation formelle, puisque l’acte est enregistré et détenu chez le notaire (le service d’archivage peut être facturé).
IMMOBILIERCharges locatives5 ansArticle 2277 du code civil.
Charges de copropriété5 ansArticle 24 de la loi du 16 mai 1975 portant sur le statut de la copropriété des immeubles bâtis.
MOBILIERFactures d’équipements
Durée de détention des biensEn cas de sinistre, de vol, etc. Il faut prouver la valeur des biens mobiliers pour estimer le préjudice et prétendre à une indemnisation.

Source : SD Law – Maître Dekhar

Rassembler les documents digitaux et papiers

Pour entamer l’archivage de ses documents au format digital, Olivier doit activer l’option « zéro papier » auprès des organisations qui le proposent, récupérer les documents électroniques et numériser les originaux imprimés.

> Les documents directement transmis sous forme numérique

Administrations et entreprises proposent de plus en plus souvent à leurs clients de dématérialiser leurs documents : relevés bancaires, attestations d’assurance, avis d’échéance, factures téléphoniques, d’énergie, etc.

Olivier peut y accéder directement depuis son « espace personnel » sur le site internet de sa banque, de son assurance, de son opérateur téléphonique, etc. Si ce n’est pas le cas, il peut contacter ces différents services pour vérifier si l’option est disponible. Il peut aussi demander que les documents lui soient envoyés par mail lorsque cela est possible. Les papiers transmis par voie numérique par une administration sont considérés comme des copies certifiées et ont la même valeur juridique qu’un original.

Olivier doit penser à télécharger les documents régulièrement et à les archiver de son côté, car certaines administrations ne les laissent à disposition que pour une durée limitée.

→ L’accès aux « espaces personnels » sur internet (sites d’administrations, banque à distance, de e-commerce, etc.) nécessite d’utiliser des mots de passe à chaque fois différents. Olivier peut s’aider d’un « gestionnaire de mots de passe » pour tous les sauvegarder dans un endroit sûr. Un moyen sécurisé et pratique à condition de choisir un fournisseur de confiance !

Vers une administration 100% digitale au Luxembourg

Le Luxembourg a créé un ministère dédié à la digitalisation en 2018 et il continue à développer sa stratégie pour une administration « sans papier » fiable et sécurisée. Le pays propose déjà de nombreux services en ligne et offre la possibilité aux citoyens de consulter ou de se procurer des eDocuments. C’est notamment le cas sur la plateforme MyGuichet.lu : en utilisant la fonction eDelivery, les citoyens peuvent accéder à leurs bulletins de l’impôt sur le revenu, à leurs décomptes de l’allocation familiale, à la facturation relative à la taxe sur les véhicules routiers, au détail de remboursement envoyé par la caisse de maladie, etc.

Autre exemple, le site eSante.lu permet, quant à lui, d’accéder à ses documents médicaux grâce au Dossier de Soins Partagé (DSP) : prescriptions, résultats d’analyses de laboratoire, d’examens radiologiques, etc.

> Les documents à numériser

Les papiers qui ne peuvent pas être obtenus sous forme digitale devront être numérisés. Olivier peut se servir d’un scanner connecté à son ordinateur, des outils intégrés à son smartphone ou encore d’une application mobile dédiée (il en existe plusieurs dans les « stores » d’applications). Il est conseillé de scanner le document dans une bonne définition (en général 300 dpi) afin d’avoir une lisibilité optimale et de l’enregistrer dans un format accessible qui préservera sa mise en forme (PDF par exemple).

Olivier doit conserver la version papier de ses documents, car la reproduction numérique qu’il réalise lui-même n’a pas la même valeur juridique qu’un original.

Attention : Olivier doit conserver la version papier de ses documents, car la reproduction numérique qu’il réalise lui-même n’a pas la même valeur juridique qu’un original. Elle est considérée comme une copie !

Bon à savoir : au Luxembourg, la loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage électronique permet aux entreprises de donner à la copie digitale la même valeur que le document papier original. Il faut pour cela que la copie respecte un certain nombre de critères et qu’elle ait été effectuée par une personne morale ayant le statut de Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC).

Classer et stocker les documents numériques

Le classement

Après les avoir rassemblés, Olivier peut organiser les différents fichiers. Pour cela, il doit les nommer de manière explicite, puis créer des dossiers et des sous-dossiers classés en arborescence pour les ranger.

Exemple :

Cette hiérarchisation des dossiers, aidera Olivier à retrouver facilement ses fichiers électroniques. Pour éviter les problèmes d’accès ou d’affichage, il doit éviter d’utiliser des espaces, des accents ou des caractères spéciaux pour les nommer (l’utilisation de chiffres, de majuscules et de tirets est en revanche possible).

→ Une fois son organisation définie, Olivier pourra classer ses documents au fur et à mesure qu’il les reçoit. De cette manière, ses archives seront constamment à jour.

Le support de sauvegarde doit être fiable et durable, afin de protéger au maximum les données.

Le stockage

Olivier sera particulièrement attentif au stockage de ses fichiers. Le support de sauvegarde doit être fiable et durable, afin de protéger au maximum les données. Son choix dépendra notamment de la fréquence à laquelle il aura besoin d’y accéder, du volume à enregistrer, du niveau de sécurité souhaité et de son budget.

Supports externes :

    • La clé USB est facilement transportable : un « plus » qui constitue toutefois aussi un inconvénient, car elle peut s’abîmer ou être égarée. Son prix est généralement abordable, mais les coûts varient en fonction de l’espace de stockage disponible et de la vitesse de transfert des fichiers. Attention, tous les modèles ne se valent pas !
    • Les CD, DVD et Blu-ray peuvent être attractifs en raison de leur fiabilité et de leur prix. Cependant, la moindre rayure peut altérer les données enregistrées. En outre, de plus en plus d’ordinateurs récents ne proposent plus de lecteurs de disques.
    • Les disques durs externes : les HDD (Hard Disk Drive) offrent de grandes capacités de stockage pour des prix raisonnables, mais peuvent aisément être endommagés en cas de choc. Les SSD (Solid State Drive) sont plus résistants et plus rapides, mais coûtent plus cher. Les deux supports ne sont pas à l’abri d’un virus informatique !

Si la durée de vie de ces supports de sauvegarde est variable, elle dépend aussi essentiellement de l’usage qui en est fait : fréquence d’utilisation, conditions de stockage, etc.

→ Afin de sécuriser ses données, Olivier a la possibilité de crypter ses fichiers et/ou de protéger ses supports externes avec des mots de passe, en utilisant un logiciel dédié ou les solutions intégrées à son ordinateur.

Il est recommandé d’enregistrer ses données sur plusieurs supports de stockage différents.

Supports en ligne :

    • Le Cloud est un système de stockage distant accessible par internet. Fiable et rapide, il offre des capacités de stockage variables selon le tarif de l’abonnement. Il permet d’accéder à ses documents depuis n’importe quel lieu et appareil (ordinateur, tablette, smartphone) à condition d’avoir une connexion au web. Cette solution n’est cependant pas à l’abri d’un piratage des systèmes de sécurité ou d’une défaillance technique des serveurs du prestataire.
    • Le coffre-fort numérique propose la location d’un espace de stockage auprès d’un prestataire (banques, assurances, entreprises, etc.) offrant un haut niveau de sécurité et de confidentialité. Les données sont cryptées et stockées sur des serveurs protégés, uniquement accessibles aux personnes autorisées. Gratuit ou payant selon le niveau de service et de sécurité choisi, il garantit l’intégrité des documents enregistrés (date et heure d’enregistrement, traçage des consultations, des modifications, etc.) et propose, par exemple, des services de rapatriement automatique des documents.

Avant d’opter pour l’un de ces systèmes de stockage, Olivier doit vérifier le sérieux des prestataires de service en ligne !

Attention : il est recommandé d’enregistrer ses données sur plusieurs supports de stockage différents, afin de limiter les dommages en cas de perte, de vol du support, de virus informatique ou encore de faillite du fournisseur de services.

Olivier connaît désormais les principales informations qui l’aideront à prendre le virage digital pour la gestion de ses documents électroniques. Si la mise en place peut sembler longue et fastidieuse, elle lui permettra, à l’avenir, de gagner un temps précieux ! Bon courage !