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Mai 27, 2022

Dokumente verwalten in Zeiten der Digitalisierung

  Gesammelt von myLIFE team me&myFAMILY Dezember 12, 2021 71

Der Umstieg auf papierlose Unterlagen bringt neben praktischen Erleichterungen und einem ökologischen Nutzen zahlreiche Vorteile mit sich. Allerdings erfordert er eine gute Organisation. Wie erhält oder erstellt man elektronische Dokumente? Wie lange und in welcher Weise müssen sie aufbewahrt werden? myLIFE gibt Ihnen einige Tipps zur digitalen Verwaltung Ihrer Unterlagen.

Olivier hat seine Post und andere wichtige Unterlagen jahrelang in Ordnern und Pappkartons gesammelt. Damit soll nun Schluss sein. In Zeiten der Digitalisierung werden Papierdokumente immer häufiger durch elektronische Dateien ersetzt, und das hat viele Vorteile: geringeres Verlust- oder Beschädigungsrisiko, Platzersparnis, einfacher und schneller Zugriff sowie eine positive Wirkung auf die Umwelt.

Bei der Digitalisierung seiner Unterlagen muss Olivier jedoch einige Dinge beachten, damit der Übergang reibungslos funktioniert.

Ordnung schaffen!

Zunächst einmal sollte Olivier seine Unterlagen sortieren. Bei der Frage, welche er aufbewahren sollte, kann er sich an den Verjährungsfristen für Rechte und Pflichten in Bezug auf die Unterlagen orientieren. Ab wann ist ein Dokument nicht mehr verwendbar, um bestimmte Ansprüche geltend zu machen? Für wie lange kann die Vorlage eines Dokuments verlangt werden? Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Mindestaufbewahrungsfristen für die wichtigsten Unterlagen in Luxemburg.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Privatpersonen in Luxemburg

 DOKUMENTEAUFBEWAHRUNGSFRISTERLÄUTERUNGEN
STEUERNSteuererklärungen (direkte Steuern und Mehrwertsteuer)5 JahreIn der Praxis muss die Steuerverwaltung vor Ablauf der Verjährungsfristen einen Steuerbescheid erlassen: 5 Jahre für direkte Steuern (Paragraph 144 der Abgabenordnung) und für die Mehrwertsteuer (Artikel 81 des Mehrwertsteuergesetzes).
Belege für eine Steuererklärung (bei Nichtanmeldung von direkten Steuern)10 JahreIm Bereich der direkten Steuern beträgt die Verjährungsfrist im Falle einer Nichtanmeldung oder einer Zusatzbesteuerung aufgrund einer unvollständigen oder unrichtigen Steuererklärung – mit oder ohne betrügerische Absicht – 10 Jahre (Artikel 10, Gesetz vom 27.11.1933, geändert durch das Gesetz vom 24. Dezember 1999).
SOZIALVERSICHERUNGDokumente, die zum Bezug einer Rente oder zur Erstattung von Gesundheitskosten berechtigen5 JahreAnsprüche auf Rückstände von Renten und andere Sozialleistungen verjähren innerhalb von 5 Jahren ab Beginn des Leistungsanspruchs.
VERSICHERUNGVersicherungspolicenVertragsdauer
+ 3 Jahre oder 5 Jahre
Die Verjährungsfrist für eine Klage aus einem Versicherungsvertrag beträgt 3 Jahre ab Eintritt des Schadensfalls. Sie beträgt 5 Jahre, wenn der Versicherte nachweist, dass er von dem Schaden nicht erst zu einem späteren Zeitpunkt Kenntnis erlangt hat: Die Frist darf 5 Jahre ab dem Ereignis nicht überschreiten (Artikel 44 des Gesetzes vom 27. Juli 1997).
ARBEITGehaltsabrechnungen, Bescheide zum Arbeitslosengeld, Arbeitsverträge, KündigungsschreibenBis zur Feststellung der Rentenansprüche
EigentumsnachweiseDauer des EigentumsEs besteht keine formelle Verpflichtung, da der Nachweis beim Notar registriert und hinterlegt wird (der Archivierungsservice ist möglicherweise kostenpflichtig).
IMMOBILIENMietkosten5 JahreArtikel 2277 des luxemburgischen Zivilgesetzbuches
Miteigentumskosten5 JahreArtikel 24 des Gesetzes vom 16. Mai 1975 über den Status von Miteigentum an bebauten Liegenschaften.
MÖBELRechnungen für Einrichtungsgegenstände
Dauer des EigentumsIm Schadensfall, bei Diebstahl etc. Man muss den Wert der Gegenstände nachweisen, damit der Schaden geschätzt und ein Antrag auf Schadenersatz gestellt werden kann.

Quelle: SD Law – Rechtsanwältin Saliha Dekhar

Papier- und digitale Unterlagen sammeln

Um mit der digitalen Archivierung der Dokumente zu beginnen, muss Olivier die Option „papierfrei“ bei den Organisationen aktivieren, die dies anbieten, die elektronischen Dokumente abrufen und gedruckte Originale scannen.

> Digitaler Dokumentenversand

Verwaltungen und Unternehmen bieten ihren Kunden immer häufiger die Möglichkeit, ihnen ihre Dokumente in digitaler Form zukommen zu lassen: Kontoauszüge, Versicherungsbescheinigungen, Mahnungen, Telefon- und Stromrechnungen usw.

Olivier kann direkt über seinen „persönlichen Bereich“ auf der Website seiner Bank, seiner Versicherung, seines Telefonanbieters usw. darauf zugreifen. Falls dies nicht der Fall ist, kann er sich bei dem jeweiligen Anbieter erkundigen, ob diese Option angeboten wird. Fall möglich, kann er auch festlegen, dass ihm die Dokumente per E-Mail zugesandt werden. Digital von einer Verwaltung übermittelte Dokumente gelten als beglaubigte Kopien und sind einem Original rechtlich gleichgestellt.

Olivier sollte daran denken, die Dokumente regelmäßig herunterzuladen und zu archivieren, da einige Verwaltungen sie nur für begrenzte Zeit auf ihrer Website zur Verfügung stellen.

→ Beim Zugriff auf „persönliche Bereiche“ im Internet (Seiten von Behörden, Online-Banking, E-Commerce usw.) muss jedes Mal ein anderes Passwort eingegeben werden. Olivier kann einen „Passwort-Manager“ verwenden, bei dem alle Passwörter an einem sicheren Ort gespeichert werden. Dies ist eine praktische und sichere Lösung – sofern man einen vertrauenswürdigen Anbieter wählt!

Auf dem Weg einer vollständig digitalen Verwaltung in Luxemburg

2018 wurde in Luxemburg ein Ministerium für Digitalisierung geschaffen. Die Regierung arbeitet fortwährend an ihrer Strategie für den Umstieg auf eine zuverlässige und sichere papierlose Verwaltung. Das Land bietet bereits zahlreiche öffentliche Online-Dienste; die Bürgerinnen und Bürger können auf elektronische Dokumente (eDocuments) zugreifen und diese herunterladen. Dies ist vor allem auf der Plattform MyGuichet.lu möglich: Mit der Funktion eDelivery lassen sich Einkommensteuerbescheide, Kindergeldbescheinigungen, Kfz-Steuer-Rechnungen, Krankenkassenerstattungen usw. abrufen.

Ein weiteres Beispiel ist die Seite eSante.lu, die Patienten mittels elektronischer Gesundheitsakte (Dossier de Soins Partagé, DSP) den Zugang zu ihren medizinischen Dokumenten ermöglicht: Verschreibungen, Laborergebnisse, Röntgenbilder usw.

> Zu scannende Dokumente

Dokumente, die nicht in digitaler Form vorliegen, müssen eingescannt werden. Hierfür kann Olivier einen an seinen Computer angeschlossenen Scanner, integrierte Smartphone-Tools oder eine spezielle App (in den App Stores gibt es einige davon) verwenden. Die Dokumente sollten in einer guten Auflösung (in der Regel 300 dpi) eingescannt werden, damit alles gut lesbar ist, und in einem zugänglichen Format gespeichert werden, das die Formatierung beibehält (z. B. PDF).

Olivier muss die Originale in Papierform aufbewahren, da die von ihm selbst erstellten digitalen Dokumente rechtlich einem Original nicht gleichgestellt sind.

Achtung: Olivier muss die Originale in Papierform aufbewahren, da die von ihm selbst erstellten digitalen Dokumente rechtlich einem Original nicht gleichgestellt sind. Sie gelten lediglich als Kopien.

Gut zu wissen: Das Gesetz über die elektronische Archivierung vom 25. Juli 2015 ermöglicht es Unternehmen in Luxemburg, einer Kopie denselben Rechtsstatus zu geben wie dem Original in Papierform. Dafür muss die Kopie bestimmte Kriterien erfüllen und von einer juristischen Person erstellt worden sein, die einen Status als Dienstleister für Dematerialisierung oder Konservierung (PSDC) besitzt.

Archivierung und Speicherung der digitalen Dokumente

Archivierung

Wenn Olivier alle Dateien beisammenhat, sollte er sie ordnen. Dazu sollte er sie eindeutig benennen und in Ordnern und Unterordnern abspeichern, die in einer Baumstruktur angeordnet sind.

Beispiel:

Dank dieser hierarchischen Struktur kann Olivier seine elektronischen Dateien schnell finden. Um Zugriffs- oder Darstellungsprobleme zu vermeiden, sollte er bei der Benennung keine Leerzeichen, Akzente oder Sonderzeichen verwenden (Zahlen, Großbuchstaben und Bindestriche können hingegen verwendet werden).

→ Wenn Olivier sein System eingerichtet hat, kann er all seine Dokumente archivieren, sobald er sie erhält. So sind seine Daten immer auf dem neuesten Stand.

Das Speichermedium muss zuverlässig und langlebig sein, um die Daten bestmöglich zu schützen.

Speicherung

Beim Speichern seiner Dateien sollte Olivier besonders umsichtig sein. Das Speichermedium muss zuverlässig und langlebig sein, um die Daten bestmöglich zu schützen. Die Wahl hängt in erster Linie von der Häufigkeit des Zugriffs, dem zu speichernden Volumen, dem gewünschten Sicherheitsniveau und dem Budget ab.

Externe Datenspeicher:

    • USB-Sticks sind leicht zu transportieren, was sowohl ein Vor- als auch ein Nachteil ist, da sie leicht beschädigt werden oder verloren gehen können. Sie sind im Allgemeinen erschwinglich, wobei die Kosten jedoch je nach Speicherkapazität und Geschwindigkeit der Datenübertragung variieren. Vorsicht: Nicht alle Modelle sind ihren Preis wert!
    • CDs, DVDs und Blu-rays sind aufgrund ihrer Zuverlässigkeit und ihres Preises möglicherweise attraktiv. Allerdings können schon kleinste Kratzer zu Datenverlusten führen. Darüber hinaus verfügen die neuesten Computer meist nicht mehr über CD-Laufwerke.
    • Externe Festplatten: HDDs (Hard Disk Drives) bieten große Speicherkapazitäten zu günstigen Preisen, können aber bei einem Sturz oder Stoß leicht beschädigt werden. SSDs (Solid State Drives) sind widerstandsfähiger und schneller, aber auch teurer. Beide Medien sind anfällig für Computerviren.

Die Lebensdauer dieser Speichermedien ist zwar unterschiedlich, hängt aber auch wesentlich von der Nutzung ab: Häufigkeit der Verwendung, Lagerbedingungen usw.

→ Um seine Daten zu sichern, kann Olivier die Dateien verschlüsseln und/oder die externen Speicher mit Passwörtern schützen, indem er spezielle Software oder die standardmäßig auf seinem Computer verfügbaren Lösungen nutzt.

Es wird empfohlen, persönliche Daten auf mehreren verschiedenen Speichermedien zu sichern.

Online-Speicher:

    • Eine Cloud ist ein externes Speichersystem, auf das man per Internet zugreifen kann. Diese Lösung ist zuverlässig und schnell und bietet je nach Abo unterschiedliche Speicherkapazitäten. Damit kann man von jedem Ort und Gerät (Computer, Tablet, Smartphone) aus auf seine Dokumente zugreifen, solange man eine Internetverbindung hat. Allerdings besteht auch bei dieser Lösung das Risiko von Hackerangriffen oder technischen Ausfällen der Server des Anbieters.
    • Bei einem digitalen Safe besteht die Möglichkeit, Speicherplatz bei einem Dienstleister (Banken, Versicherungen, Unternehmen usw.) zu mieten, was ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit bietet. Die Dateien sind verschlüsselt und werden auf gesicherten Servern gespeichert, auf die nur autorisierte Personen zugreifen können. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Angebote mit unterschiedlichen Service- und Sicherheitsniveaus. Sie gewährleisten die Integrität der gespeicherten Dokumente (Datum und Uhrzeit der Speicherung, Rückverfolgung von Abfragen, Änderungen usw.) und bieten beispielsweise automatische Datentransfers.

Bevor sich Olivier für eines dieser Speichersysteme entscheidet, sollte er unbedingt die Zuverlässigkeit des jeweiligen Anbieters prüfen.

Achtung: Es empfiehlt sich, mehrere verschiedene Speichermedien zu nutzen, um den Schaden bei Verlust, Diebstahl von Datenträgern, Computervirenbefall oder Konkurs des Anbieters zu begrenzen.

Olivier weiß nun, was er bei der digitalen Verwaltung seiner Unterlagen beachten muss. Auch wenn die Umstellung zunächst aufwendig sein kann, wird er in Zukunft wertvolle Zeit sparen. Viel Erfolg!