Création d’entreprise au Luxembourg: quels frais prévoir?

C’est décidé, vous allez créer votre entreprise au Luxembourg. Vous avez les idées, le réseau et la motivation nécessaires pour vous lancer dans la grande aventure de l’entreprenariat. Bien renseigné sur les différentes étapes de création, vous avez néanmoins encore des interrogations quant aux différents frais à prévoir pour démarrer votre activité. Voici de quoi vous aider à y voir plus clair.

Combien coûte la constitution d’une société au Luxembourg? À combien s’élèvent les frais administratifs? Quelles sont les dépenses à prendre absolument en compte? Dans cet article, myLIFE présente les charges les plus courantes auxquelles sont confrontés les créateurs d’entreprise. Si certaines sont incontournables, d’autres varient selon le type d’activité exercé et le statut juridique choisi.

Le capital social de la société

L’un des premiers postes de dépenses est bien évidemment celui de la constitution du capital social de l’entreprise. Il se compose des apports en numéraire ou en nature réalisés par les associés dans l’entreprise. Le capital doit être versé sur un compte bancaire ouvert au nom de l’entreprise, puis bloqué jusqu’à la constitution de la société. Le montant minimum pour les structures les plus communes au Luxembourg s’élève à:

• • 1€ (jusqu’à 12.000€) pour une Société à responsabilité limitée simplifiée (SARL-S) intégralement souscrit et libéré (c’est-à-dire versé sur le compte bancaire);
  • 12.000€ pour une Société à responsabilité limitée (SARL) intégralement souscrits et libérés;
  • 30.000€ pour une Société Anonyme (SA) intégralement souscrits et libérés à concurrence d’au moins un quart du total.

→ Bon à savoir: s’il y a des apports en nature (immeubles, machines, etc.) dans le capital social, il faudra prévoir de faire appel aux services (payants) d’un réviseur d’entreprise qui sera chargé d’évaluer leur valeur avant la constitution de la société.

La création d’une entreprise individuelle (en nom propre) ne requiert aucun capital social minimum.

Afin d’obtenir une autorisation d’établissement, l’entrepreneur doit […] payer un droit de chancellerie d’un montant de 50€.

Les frais administratifs de création

• • Droit de chancellerie pour l’autorisation d’établissement
    Au Luxembourg, une autorisation d’établissement est nécessaire afin d’exercer une activité commerciale, artisanale ou certaines professions libérales. Afin de l’obtenir, le jeune créateur d’entreprise doit répondre à des critères d’honorabilité et de qualification, puis s’acquitter d’un droit de chancellerie d’un montant de 50€. En outre, selon la situation de l’entrepreneur, certains documents du dossier de demande sont payants: déclaration de non-faillite devant notaire, inscription au registre des titres de formation, etc.

• • Frais de notaire
    Le passage devant un notaire est obligatoire pour la constitution d’une SARL ou d’une SA. Celui-ci se charge de rédiger les statuts de la société et de les déposer auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ses honoraires sont calculés selon le barème de la Chambre des Notaires.

• • Immatriculation au Registre de commerce et des sociétés
    Si la société est constituée par-devant notaire, c’est lui qui se charge des démarches d’immatriculation au RCS, sinon c’est à l’entrepreneur de s’en occuper. Les coûts d’immatriculation sont consultables sur le site du RCS. Ils varient de 10€ à 106€ selon la forme juridique de la société. Il est conseillé de vérifier la disponibilité du nom de l’enseigne commerciale (ou de la raison sociale) avant la constitution en introduisant une demande de « Certificat de disponibilité de dénomination » auprès du Luxembourg Business Registers (LBR). Cette démarche est soumise à des frais administratifs compris entre 4,75€ et 10€.

→ Bon à savoir: depuis 2019, les entreprises immatriculées au RCS doivent enregistrer leurs bénéficiaires effectifs sur le Registre des bénéficiaires effectifs (RBE). Les frais sont fixés par règlement grand-ducal.

• • Droits d’enregistrement
    Un droit fixe d’enregistrement d’un montant de 75€ doit être versé à l’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA (AED) au moment de la constitution d’une société civile ou commerciale.

Le coût des locaux de la société

Le jeune entrepreneur doit calculer les dépenses liées à la location d’un espace de travail adapté à l’exploitation de son activité. Le coût d’une location est fonction du lieu d’implantation, de la superficie et du type de bien loué (bureau, magasin, atelier, etc.). L’échelle des prix peut aller d’environ 300€ par mois pour la location d’un bureau partagé en périphérie de Luxembourg à plusieurs milliers d’euros pour une boutique ou un local en centre-ville.

En plus du montant du loyer, il faut compter les frais annexes: garantie locative, honoraires d’agence et charges.

En plus du montant du loyer, il faut compter les frais annexes: garantie locative (jusqu’à 3 mois de loyer), honoraires d’agence et charges (eau, électricité, chauffage, abonnement internet et téléphone), etc.

Afin de réduire ses dépenses, le jeune dirigeant peut aussi installer son entreprise à son domicile. La démarche est cependant très réglementée: le domicile doit se situer au Luxembourg; la pratique d’une activité professionnelle doit être autorisée par le règlement communal, la copropriété et/ou le propriétaire; le domicile doit inclure un bureau ou un atelier adapté à la profession, etc.

→ Bon à savoir: le Luxembourg offre de nombreuses options pour les entrepreneurs qui recherchent des locaux pour leur société. Non seulement, il existe des sites de petites annonces immobilières professionnelles (immotop.lu, wortimmo.lu, etc.), mais le pays compte également de nombreux espaces de coworking incluant toute une gamme de services à des prix abordables: The Office, Silversquare, Urban Office, Paladium, Bamhaus, Wishbox, Luxembourg City Incubator, etc.

Les frais d’installation et les stocks

Les dépenses liées à l’installation de l’entrepreneur varient selon la nature de son activité. Elles peuvent se limiter à l’achat de matériel informatique (ordinateur, imprimante), d’un smartphone ou encore de logiciels professionnels pour une activité de prestation de services intellectuels. Mais les frais auront une toute autre envergure s’il s’agit d’aménager un magasin ou d’équiper un atelier. Il faudra alors prévoir les coûts d’aménagement du local, d’éventuels travaux, en plus de l’acquisition de machines, d’outils, de meubles ou de matériel de production.

Enfin, l’entrepreneur qui a besoin de stock doit aussi considérer le prix d’achat des marchandises ou des matières premières, ainsi que les frais d’acheminement et/ou d’entreposage.

Les frais à ne pas oublier

Outre les dépenses liées à la création et à l’installation de l’entreprise, des charges supplémentaires sont à prendre en compte au moment de démarrer son activité:

• • Accompagnement: les honoraires d’un avocat, d’un fiscaliste, d’un conseiller ou d’un consultant pour la réalisation d’une étude de marché, par exemple, afin de mener à bien le projet d’entreprise.
  • Banque: les frais de tenue de compte, cotisations pour une carte bancaire professionnelle, location d’un terminal de paiement, etc.
  • Comptabilité: la rémunération du comptable selon le volume des missions qui lui sont confiées, dépôt des documents et des données financières auprès du RCS, etc.
  • Assurances: la souscription d’assurances: responsabilité civile professionnelle, RC exploitation, protection juridique, assurances spécifiques à l’activité de l’entreprise, etc.
  • Licences et formations: les coûts engendrés pour l’obtention de licences spécifiques à l’activité (licence d’exploitation de taxis, de cabaretage pour la vente de boissons alcoolisées, etc.) ou le suivi de formations obligatoires (dans l’immobilier, l’Horeca, etc.).
  • Protection de la marque: prévoir éventuellement un dépôt de marque (payant) auprès de l’Office Benelux de la Propriété intellectuelle (OBPI) ou de l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO), afin de protéger l’identité de son entreprise (nom, produits, services).
  • Mobilité: coûts d’acquisition/leasing d’un véhicule, frais d’entretien, carburant, etc.
  • Communication: création d’un logo, d’un site internet (incluant l’achat du nom de domaine et l’hébergement), de cartes de visite, de plaquettes commerciales, de campagnes de publicité, etc.
  • Frais de personnel: prévoir les salaires, les cotisations patronales, les coûts d’équipement, de formation, etc. si l’exercice de l’activité nécessite l’embauche de personnel.

Attention: une fois installé, le dirigeant devra faire face aux charges obligatoires liées à la sécurité sociale et aux impôts. Elles différent selon le statut juridique de l’entreprise et la présence ou non de salariés.

La constitution d’un business plan détaillé reste indispensable avant de lancer votre activité.

Vous avez désormais une idée globale des frais les plus courants pour la création de votre société. Cependant, chaque entreprise étant différente, la constitution d’un business plan détaillé reste indispensable avant de démarrer votre activité. Non seulement, il vous aidera à structurer votre projet, mais il vous permettra d’identifier précisément vos besoins de financement. Incontournable pour la réussite de votre affaire!

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Les frais de démarrage indiqués dans cet article sont donnés à titre indicatif. Ils peuvent varier selon le type d’activité et le statut juridique de l’entreprise.