Dokumente verwalten in Zeiten der Digitalisierung

Der Umstieg auf papierlose Unterlagen bringt neben praktischen Erleichterungen und einem ökologischen Nutzen zahlreiche Vorteile mit sich. Allerdings erfordert er eine gute Organisation. Wie erhält oder erstellt man elektronische Dokumente? Wie lange und in welcher Weise müssen sie aufbewahrt werden? myLIFE gibt Ihnen einige Tipps zur digitalen Verwaltung Ihrer Unterlagen.

Olivier hat seine Post und andere wichtige Unterlagen jahrelang in Ordnern und Pappkartons gesammelt. Damit soll nun Schluss sein. In Zeiten der Digitalisierung werden Papierdokumente immer häufiger durch elektronische Dateien ersetzt, und das hat viele Vorteile: geringeres Verlust- oder Beschädigungsrisiko, Platzersparnis, einfacher und schneller Zugriff sowie eine positive Wirkung auf die Umwelt.

Bei der Digitalisierung seiner Unterlagen muss Olivier jedoch einige Dinge beachten, damit der Übergang reibungslos funktioniert.

Ordnung schaffen!

Zunächst einmal sollte Olivier seine Unterlagen sortieren. Bei der Frage, welche er aufbewahren sollte, kann er sich an den Verjährungsfristen für Rechte und Pflichten in Bezug auf die Unterlagen orientieren. Ab wann ist ein Dokument nicht mehr verwendbar, um bestimmte Ansprüche geltend zu machen? Für wie lange kann die Vorlage eines Dokuments verlangt werden? Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Mindestaufbewahrungsfristen für die wichtigsten Unterlagen in Luxemburg.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Privatpersonen in Luxemburg

Quelle: SD Law – Rechtsanwältin Saliha Dekhar

Papier- und digitale Unterlagen sammeln

Um mit der digitalen Archivierung der Dokumente zu beginnen, muss Olivier die Option „papierfrei“ bei den Organisationen aktivieren, die dies anbieten, die elektronischen Dokumente abrufen und gedruckte Originale scannen.

> Digitaler Dokumentenversand

Verwaltungen und Unternehmen bieten ihren Kunden immer häufiger die Möglichkeit, ihnen ihre Dokumente in digitaler Form zukommen zu lassen: Kontoauszüge, Versicherungsbescheinigungen, Mahnungen, Telefon- und Stromrechnungen usw.

Olivier kann direkt über seinen „persönlichen Bereich“ auf der Website seiner Bank, seiner Versicherung, seines Telefonanbieters usw. darauf zugreifen. Falls dies nicht der Fall ist, kann er sich bei dem jeweiligen Anbieter erkundigen, ob diese Option angeboten wird. Fall möglich, kann er auch festlegen, dass ihm die Dokumente per E-Mail zugesandt werden. Digital von einer Verwaltung übermittelte Dokumente gelten als beglaubigte Kopien und sind einem Original rechtlich gleichgestellt.

Olivier sollte daran denken, die Dokumente regelmäßig herunterzuladen und zu archivieren, da einige Verwaltungen sie nur für begrenzte Zeit auf ihrer Website zur Verfügung stellen.

→ Beim Zugriff auf „persönliche Bereiche“ im Internet (Seiten von Behörden, Online-Banking, E-Commerce usw.) muss jedes Mal ein anderes Passwort eingegeben werden. Olivier kann einen „Passwort-Manager“ verwenden, bei dem alle Passwörter an einem sicheren Ort gespeichert werden. Dies ist eine praktische und sichere Lösung – sofern man einen vertrauenswürdigen Anbieter wählt!

> Zu scannende Dokumente

Dokumente, die nicht in digitaler Form vorliegen, müssen eingescannt werden. Hierfür kann Olivier einen an seinen Computer angeschlossenen Scanner, integrierte Smartphone-Tools oder eine spezielle App (in den App Stores gibt es einige davon) verwenden. Die Dokumente sollten in einer guten Auflösung (in der Regel 300 dpi) eingescannt werden, damit alles gut lesbar ist, und in einem zugänglichen Format gespeichert werden, das die Formatierung beibehält (z. B. PDF).

Olivier muss die Originale in Papierform aufbewahren, da die von ihm selbst erstellten digitalen Dokumente rechtlich einem Original nicht gleichgestellt sind.

Achtung: Olivier muss die Originale in Papierform aufbewahren, da die von ihm selbst erstellten digitalen Dokumente rechtlich einem Original nicht gleichgestellt sind. Sie gelten lediglich als Kopien.

Archivierung und Speicherung der digitalen Dokumente

Archivierung

Wenn Olivier alle Dateien beisammenhat, sollte er sie ordnen. Dazu sollte er sie eindeutig benennen und in Ordnern und Unterordnern abspeichern, die in einer Baumstruktur angeordnet sind.

Beispiel:

Dank dieser hierarchischen Struktur kann Olivier seine elektronischen Dateien schnell finden. Um Zugriffs- oder Darstellungsprobleme zu vermeiden, sollte er bei der Benennung keine Leerzeichen, Akzente oder Sonderzeichen verwenden (Zahlen, Großbuchstaben und Bindestriche können hingegen verwendet werden).

→ Wenn Olivier sein System eingerichtet hat, kann er all seine Dokumente archivieren, sobald er sie erhält. So sind seine Daten immer auf dem neuesten Stand.

Das Speichermedium muss zuverlässig und langlebig sein, um die Daten bestmöglich zu schützen.

Speicherung

Beim Speichern seiner Dateien sollte Olivier besonders umsichtig sein. Das Speichermedium muss zuverlässig und langlebig sein, um die Daten bestmöglich zu schützen. Die Wahl hängt in erster Linie von der Häufigkeit des Zugriffs, dem zu speichernden Volumen, dem gewünschten Sicherheitsniveau und dem Budget ab.

Externe Datenspeicher:

• • USB-Sticks sind leicht zu transportieren, was sowohl ein Vor- als auch ein Nachteil ist, da sie leicht beschädigt werden oder verloren gehen können. Sie sind im Allgemeinen erschwinglich, wobei die Kosten jedoch je nach Speicherkapazität und Geschwindigkeit der Datenübertragung variieren. Vorsicht: Nicht alle Modelle sind ihren Preis wert!
  • CDs, DVDs und Blu-rays sind aufgrund ihrer Zuverlässigkeit und ihres Preises möglicherweise attraktiv. Allerdings können schon kleinste Kratzer zu Datenverlusten führen. Darüber hinaus verfügen die neuesten Computer meist nicht mehr über CD-Laufwerke.
  • Externe Festplatten: HDDs (Hard Disk Drives) bieten große Speicherkapazitäten zu günstigen Preisen, können aber bei einem Sturz oder Stoß leicht beschädigt werden. SSDs (Solid State Drives) sind widerstandsfähiger und schneller, aber auch teurer. Beide Medien sind anfällig für Computerviren.

Die Lebensdauer dieser Speichermedien ist zwar unterschiedlich, hängt aber auch wesentlich von der Nutzung ab: Häufigkeit der Verwendung, Lagerbedingungen usw.

→ Um seine Daten zu sichern, kann Olivier die Dateien verschlüsseln und/oder die externen Speicher mit Passwörtern schützen, indem er spezielle Software oder die standardmäßig auf seinem Computer verfügbaren Lösungen nutzt.

Es wird empfohlen, persönliche Daten auf mehreren verschiedenen Speichermedien zu sichern.

Online-Speicher:

• • Eine Cloud ist ein externes Speichersystem, auf das man per Internet zugreifen kann. Diese Lösung ist zuverlässig und schnell und bietet je nach Abo unterschiedliche Speicherkapazitäten. Damit kann man von jedem Ort und Gerät (Computer, Tablet, Smartphone) aus auf seine Dokumente zugreifen, solange man eine Internetverbindung hat. Allerdings besteht auch bei dieser Lösung das Risiko von Hackerangriffen oder technischen Ausfällen der Server des Anbieters.
  • Bei einem digitalen Safe besteht die Möglichkeit, Speicherplatz bei einem Dienstleister (Banken, Versicherungen, Unternehmen usw.) zu mieten, was ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit bietet. Die Dateien sind verschlüsselt und werden auf gesicherten Servern gespeichert, auf die nur autorisierte Personen zugreifen können. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Angebote mit unterschiedlichen Service- und Sicherheitsniveaus. Sie gewährleisten die Integrität der gespeicherten Dokumente (Datum und Uhrzeit der Speicherung, Rückverfolgung von Abfragen, Änderungen usw.) und bieten beispielsweise automatische Datentransfers.

Bevor sich Olivier für eines dieser Speichersysteme entscheidet, sollte er unbedingt die Zuverlässigkeit des jeweiligen Anbieters prüfen.

Achtung: Es empfiehlt sich, mehrere verschiedene Speichermedien zu nutzen, um den Schaden bei Verlust, Diebstahl von Datenträgern, Computervirenbefall oder Konkurs des Anbieters zu begrenzen.

Olivier weiß nun, was er bei der digitalen Verwaltung seiner Unterlagen beachten muss. Auch wenn die Umstellung zunächst aufwendig sein kann, wird er in Zukunft wertvolle Zeit sparen. Viel Erfolg!