Comment mieux gérer son temps au travail?

Dossiers en cours, nouvelles tâches qui s’accumulent, interruptions régulières de vos collaborateurs… Les journées défilent à toute vitesse, sans pour autant être toujours aussi productives que nécessaire. Comment s’organiser pour être plus efficace dans son emploi? myLIFE vous livre quelques techniques afin de mieux gérer votre temps.

De nombreuses méthodes aident à fixer vos objectifs, à hiérarchiser vos tâches et à être plus performant au quotidien tout en diminuant votre niveau de stress. Voyons les habitudes à adopter pour optimiser votre temps avant de passer en revue différentes techniques de gestion du temps?

5 habitudes à adopter pour bien gérer votre temps

N°1 Fixer vos objectifs

Commencez par définir clairement vos objectifs. Sans cela, comment savoir si vous êtes suffisamment productif ou non? Quels résultats visez-vous pour vos différentes missions et dans quels délais? Ceci établi, vous aurez une vue globale sur l’avancement de vos projets et pourrez garder le cap sans vous disperser.

Aidez-vous pour cela de la méthode SMART. Cela signifie que vos objectifs doivent respecter certains critères: être Spécifiques (précisément définis), Mesurables (il faut pouvoir quantifier leur évolution), Atteignables (vous devez avoir les moyens d’y parvenir), Réalistes (le contexte doit permettre de les réaliser) et enfin Temporels (il faut fixer un délais de réalisation).

N°2 Définir vos priorités

Répertoriez et hiérarchisez vos tâches en fonction de leur priorité. Vous adapterez ainsi plus facilement votre agenda et gérerez mieux les éventuels imprévus. Pour vous aider à déterminer vos priorités selon leur degré d’urgence et d’importance, vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower:

Vous pouvez aussi opter pour la méthode dite MOSCOW qui permet d’évaluer l’impact de chaque action dans un projet afin de faciliter la prise de décision :

• • M = Must have: tâche essentielle au projet;
  • S = Should have: importante, mais pouvant être différée;
  • C = Could have: appréciable, mais non indispensable;
  • W = Won’t have but would like: à remettre à plus tard.

Apprenez à dire non et à déléguer: quand tout est important, rien n’est important. Fixez-vous des limites et osez dire non pour tenir vos objectifs. Si certaines demandes ne répondent pas aux priorités du moment, reportez-les ou confiez-les à d’autres. Cela vous évitera de vous laisser déborder par des jobs secondaires bien souvent chronophages.

N°3 Planifier vos tâches

Répartissez vos tâches afin d’organiser votre journée, votre semaine et/ou votre mois. Le rythme de chacun étant différent, essayez d’identifier les moments de la journée où vous êtes le plus performant. Programmez les travaux demandant le plus de concentration lors de vos pics de productivité et reportez les autres aux périodes creuses. Profitez également de la fin de votre journée de travail pour préparer la suivante, en définissant le programme du lendemain. Vous gagnerez un temps précieux!

Prévoyez des pauses: cela peut vous paraître superflu mais les pauses sont indispensables! Vous ne pouvez pas rester continuellement concentré. Vous avez besoin de recharger vos batteries, faute de quoi vous risquez d’être victime d’un burn-out ! Faire une pause, prendre l’air et vous détendre, aide votre esprit à se ressourcer et boostera votre efficacité lorsque vous reprendrez votre travail.

Focalisez-vous sur une tâche à la fois et regroupez les travaux similaires ou liés au même projet.

N°4 Se concentrer sur une tâche à la fois

Passer d’une occupation à une autre est contre-productif et fatiguant. À chaque changement, vous devez vous remettre dans le contexte et vous reconcentrer. Focalisez-vous sur une tâche à la fois et regroupez les travaux similaires ou liés au même projet. Vous gagnerez du temps, éviterez les erreurs et diminuerez votre stress!

Désactivez vos notifications: pour ne pas perdre le fil de votre travail, évitez d’être interrompu par des mails, des messages et autres notifications (actualité, réseaux sociaux, etc.). Autant que possible, désactivez vos notifications, mettez votre téléphone en silencieux ou utilisez le mode « Ne pas déranger » afin d’éviter les distractions sur une période donnée.

N°5 Aménager votre espace de travail

Travailler dans un environnement ordonné et propice à la réflexion  vous fera gagner du temps au quotidien. Rangez votre espace de travail et classez vos dossiers. Vous améliorerez votre efficience et vous pourrez vous focaliser pleinement sur vos objectifs. Vérifiez également la qualité de vos équipements et leurs performances: chaise de bureau, matériel informatique, connexion internet, etc. Vous ne perdrez plus de précieuses minutes à la recherche d’un document égaré ou à batailler avec votre imprimante!

6 techniques de gestion du temps

Le cadre global étant posé, voici une petite sélection parmi les nombreuses méthodes développées afin de mieux gérer son temps de travail.

Le Timeboxing ou la gestion par blocs de temps

Le Timeboxing propose de diviser vos missions en plusieurs sous-tâches auxquelles vous allez attribuer une durée de réalisation précise à ne pas dépasser (des « blocs de temps »). Cette méthode permet de se concentrer sur un seul job à la fois et de limiter le temps passé sur chacun. Il aide également à aborder plus sereinement un travail volumineux en le découpant en plusieurs parties plus accessibles.

La technique Pomodoro, issue du Timeboxing, consiste à diviser votre temps en phases de travail et de pauses.

La technique Pomodoro

Cette méthode, issue du Timeboxing, consiste à diviser votre temps en phases de travail et de pauses:

• • Travail sur une tâche donnée pendant 25 minutes (sans consulter ses mails, regarder son téléphone, etc.);
  • Pause de 5 minutes;
  • Répéter l’opération quatre fois;
  • Après le 4e cycle, pause de 15 à 30 minutes.

Cette technique aide à visualiser sa charge de travail journalière et améliore la concentration en incitant à faire des pauses régulières. Vous vous éparpillez moins et améliorez votre efficacité.

Le Timeblocking

Proche du Timeboxing, le Timeblocking consiste à découper son emploi du temps en différents blocs dédiés à une tâche. Il ne s’agit pas d’attribuer une durée à ces blocs, mais plutôt d’y allouer des activités spécifiques par tranche horaire. Exemple:

Cette organisation permet de visualiser clairement le programme de la journée et d’effectuer une seule tâche à la fois, ce qui aide à rester concentré.

La méthode Getting Things Done (GTD)

Il s’agit d’une méthode de gestion du temps et d’organisation. Elle consiste à systématiquement noter les différentes tâches (professionnelles et personnelles) au fur et à mesure. Ensuite, il convient de les analyser afin de déterminer la manière dont elles seront traitées. Enfin, il faut ajuster l’organisation avant la réalisation finale. Voici les 5 étapes (simplifiées) de cette technique :

• • collecter et consigner toutes les tâches à un seul endroit.
  • analyser les tâches une à une, selon leur niveau de priorité et la charge de travail qu’elles représentent.
  • organiser les opérations à réaliser : reporter le travail s’il n’est pas urgent, le déléguer, le mettre en attente si vous attendez un retour extérieur pour avancer, le planifier s’il se divise en plusieurs sous-tâches, etc.
  • réviser, faire un point régulier et ajuster les actions si besoin.
  • agir en exécutant les projets selon le planning mis en place.

Cette approche a l’avantage d’alléger votre charge mentale, mais aussi d’encadrer et de structurer votre travail.

La stratégie Eat the frog

Cette technique a pour but de vous éviter de procrastiner en vous encourageant à commencer par les tâches les plus complexes avant de travailler sur les autres.

L’idée «d’avaler le crapaud» est issue d’une phrase de Mark Twain qui disait qu’en avalant un crapaud vivant dès le matin, rien de pire ne pourrait arriver le reste de la journée. En d’autres termes, il s’agit d’identifier la mission la plus difficile et de l’accomplir en premier, dès le matin. Vous aurez ainsi la satisfaction d’avoir traité les travaux les plus exigeants (et souvent les plus importants) chaque jour.

Le principe de Pareto ou loi des 80-20

Le principe de Pareto se distingue de la stratégie Eat the frog en vous incitant, non pas à commencer par traiter les tâches les plus complexes, mais par celles produisant le plus d’effets. L’économiste qui a donné son nom à ce principe a observé que 80% des effets proviennent de 20% des causes. Autrement dit, 80% des résultats sont obtenus par seulement 20% du travail effectué.

Il s’agit d’identifier les tâches qui produiront proportionnellement le plus de résultats tout en prenant le moins de temps afin d’augmenter votre productivité. Cette technique vous permet ainsi de hiérarchiser les projets à effectuer durant la journée selon le travail qu’il demande par rapport à leur portée et leur performance.

L’efficacité de ces méthodes dépend de votre conception du travail, de votre personnalité et de votre activité. N’hésitez pas à faire des tests afin de trouver celle qui vous convient le mieux.

Vous l’aurez compris, bien gérer son temps est un une occupation à part entière qui demande de l’organisation. L’efficacité de ces méthodes dépend de votre conception du travail, de votre personnalité et de votre activité. N’hésitez pas à faire des tests afin de trouver celle qui vous convient le mieux et reprenez le contrôle de votre temps. À vous de jouer!

Cet article fait partie du dossier Dossier « bien-être au travail »