Création de société : la checklist des démarches

Après avoir passé de longs mois à travailler sur votre projet de société, vous vous sentez enfin prêt à lui donner officiellement vie. Mais vous êtes un peu perdu quant aux démarches à entreprendre : autorisations à obtenir, immatriculation de l’entreprise, affiliations indispensables… Pour vous aider à ne rien oublier, myLIFE vous propose une checklist des principales formalités administratives et financières à accomplir pour créer votre société au Luxembourg.

Recherche des obligations liées à l’exercice de l’activité

Avant d’entreprendre quoi que ce soit, il faut savoir que certaines professions sont soumises à des obligations particulières. Possédez-vous les qualifications nécessaires ? Devez-vous souscrire des assurances obligatoires ? Faut-il effectuer des demandes de licences ou obtenir une autorisation, voire un agrément spécifique ? Renseignez-vous sur la règlementation liée à votre secteur d’activité. Ces recherches sont essentielles pour que les étapes de création de votre entreprise se déroulent dans les meilleures conditions.

 → Bon à savoir: les ressortissants d’un pays tiers doivent vérifier auprès du ministère des affaires étrangères et européennes si leur titre de séjour les autorise à exercer en tant qu’entrepreneur.

Choix de la forme juridique

Entreprise individuelle (indépendant en nom propre) ou société commerciale (SA, SARL, SARL-S, etc.) ? Seul(e) ou en association ? Le choix de la forme juridique de votre société doit être adapté à la nature et aux besoins de votre projet. Elle influencera le fonctionnement de votre structure, vos responsabilités et obligations légales, mais aussi votre imposition en tant qu’entrepreneur.

L’autorisation d’établissement est obligatoire pour les activités artisanales et industrielles, pour les activités commerciales et pour certaines professions libérales.

Demande d’autorisation d’établissement

La demande d’autorisation d’établissement est l’une des premières démarches à accomplir lorsque vous créez votre entreprise. Elle est obligatoire pour les activités artisanales et industrielles, pour les activités commerciales et pour certaines professions libérales. Elle peut être introduite par courrier à la Direction générale des Classes moyennes, en ligne via MyGuichet.lu ou en prenant rendez-vous auprès de la House of Entrepreneurship (au guichet de la Direction générale des Classes moyennes). Pour l’obtenir, vous devez remplir les conditions de qualification, d’honorabilité et d’établissement requis, et fournir plusieurs justificatifs :

• • Formulaire de demande : « Demande d’autorisation d’établissement (y inclus la déclaration sur l’honneur)».
  • Preuve(s) d’honorabilité :
    • Un extrait casier judiciaire (bulletin n°3) : à demander au ministère de la Justice luxembourgeois (si vous avez un matricule luxembourgeois). Si vous êtes non-résident ou si vous vivez au Luxembourg depuis moins de 10 ans, vous présenterez un extrait de casier judiciaire récent émis par le(s) État(s) où vous avez résidé au cours des 10 dernières années.
    • Une déclaration de non-faillite: nécessaire uniquement si vous êtes non-résident ou si vous habitez au Luxembourg depuis moins de 10 ans.
  • Preuve de qualifications : pour certaines professions réglementées, vous devez justifier de vos qualifications professionnelles et fournir, selon les cas, votre diplôme ou une reconnaissance de diplôme.
  • Preuve d’établissement fixe au Luxembourg:
    • Une copie du contrat de bail au Grand-Duché(commerce, local, bureau, atelier, etc.) : le siège social de votre société doit être adapté à la nature de votre activité.
    • Ou un certificat de résidence au Luxembourg: l’entreprise peut être déclarée à l’adresse de votre domicile, mais uniquement sous conditions strictes (il doit être situé au Luxembourg, inclure un bureau ou un atelier adapté à votre profession, vous devez obtenir l’accord votre commune, de votre propriétaire et/ou de la copropriété, etc.).
  • Copie des papiers identités : carte d’identité / passeport / titre de séjour.
    • Paiement de la taxe administrative : copie du justificatif de paiement du « Droit de chancellerie » de 24€.
    • Projet des statuts de votre société.

Vérification de la disponibilité de la dénomination

Pensez à vérifier que la dénomination sociale de votre entreprise ou de votre enseigne n’est pas déjà utilisée. Faites pour cela, une demande auprès du Registre de commerce et des sociétés du Luxembourg afin d’obtenir un « Certificat de disponibilité de dénomination ». La démarche est soumise à des frais administratifs compris entre 4,75€ et 10€.

Ouverture d’un compte bancaire pour la société

Vous devez ouvrir un compte bancaire au nom de votre entreprise. Avant de pouvoir vous en servir pour encaisser vos ventes ou payer vos dépenses, il faut y verser le capital social de votre société. Celui-ci sera bloqué jusqu’à ce que la société soit officiellement constituée. Le montant minimum s’élève à 12.000€ pour une SARL et à 30.000€ pour une SA.

→ Bon à savoir: la banque vous demandera plusieurs documents pour l’ouverture de votre compte professionnel : projet des statuts, organigramme de la société, liste des personnes ayant un pouvoir de signature, etc.

La rédaction des statuts est indispensable pour la création d’une société. Ceux-ci définissent le fonctionnement de votre structure.

Rédaction des statuts

La rédaction des statuts est indispensable pour la création d’une société. Ceux-ci définissent le fonctionnement de votre structure. À l’exception de la SARL-S, la rédaction des statuts doit se faire par-devant notaire pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL, SA, etc.). Cela entraîne des frais, calculés selon le barème de la Chambre des Notaires. Plusieurs documents seront à présenter le cas échéant : les statuts, le certificat de blocage, l’autorisation d’établissement, etc.

Immatriculation auprès du Registre de commerce et des sociétés (RCS)

La plupart des sociétés doivent se faire immatriculer au Registre de commerce et des sociétés (RCS) et y déposer les statuts de leur société. Les informations à transmettre varient selon la forme juridique, le domaine d’activité et la taille de l’entreprise. Lorsque la société a été constituée par-devant notaire, c’est ce dernier qui s’occupe des démarches d’immatriculation, de l’enregistrement et du dépôt des statuts. Dans le cas contraire, c’est à vous de vous en charger dans le mois suivant la constitution de la société. La démarche est accessible en ligne via votre certificat LuxTrust. Les coûts d’immatriculation sont disponibles sur le site du RCS.

Enregistrement des bénéficiaires effectifs

Depuis 2019, les entreprises immatriculées au RCS, à l’exception des commerçants personnes physiques, des sociétés commerciales momentanées et des sociétés commerciales en participation, doivent enregistrer leurs bénéficiaires effectifs sur le Registre des bénéficiaires effectifs (RBE).

Lorsque les démarches de constitution sont effectuées, il faut enregistrer votre société au Centre commun de la sécurité sociale.

Inscription à la CCSS

Lorsque les démarches de constitution sont effectuées, il faut enregistrer votre société au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). Si vous souhaitez exercer votre activité sous la forme d’une entreprise individuelle, vous devez remplir une « Déclaration d’entrée pour travailleur indépendant ». Si vous choisissez la société commerciale, il faut utiliser la « Déclaration d’entrée pour salarié » et remplir une « Déclaration d’exploitation » afin de pouvoir embaucher du personnel. Attention : vous ne pouvez pas être salarié de votre propre société si vous détenez une autorisation d’établissement et au moins 25 % des parts. Dans ce cas, vous serez inscrit en tant qu’indépendant. Plus d’informations sur le site du CCSS.

→ Bon à savoir: il est possible de demander une dispense d’affiliation si le revenu généré par votre activité n’excède pas un tiers du salaire social minimum annuel. Mais vous ne serez couvert contre aucun risque (maladie, pension, accident et dépendance).

Immatriculation auprès de l’AED

La plupart des entreprises qui débutent une activité au Luxembourg doivent s’immatriculer à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) en s’adressant à l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines et de la TVA (AED). Il faut pour cela remplir une déclaration initiale pour personne morale ou physique, selon la forme juridique de votre entreprise. Vous obtiendrez alors votre numéro d’identification à la TVA. Si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à 35.000€, vous pouvez opter pour un régime de franchise de TVA. Les démarches peuvent être effectuées en s’adressant au bureau d’imposition compétent ou via MyGuichet.lu.

Déclaration initiale auprès de l’Administration des contributions directes

Les revenus générés par votre entreprise sont soumis à l’impôt, c’est pourquoi vous devez être immatriculé à l’Administration des contributions directes. En principe, suite au dépôt des statuts au registre de commerce et des sociétés (pour les sociétés) ou après l’attribution de l’autorisation d’établissement (pour les entreprises individuelles), vous recevrez un courrier du bureau d’imposition compétent. Si vous n’êtes pas contacté par l’administration des contributions directes, il faudra effectuer votre déclaration initiale vous-même.

Plusieurs organismes peuvent vous accompagner et vous conseiller dans la création de votre société au Luxembourg : House of Entrepreneurship de la Chambre de Commerce, l’équipe Contact entreprise de la Chambre des Métiers ou encore Luxinnovation (l’agence nationale pour la promotion et l’innovation et de la recherche). N’hésitez pas à faire appel à eux. Bonne chance !

Attention, les étapes listées dans cet article sont données à titre indicatif et peuvent varier selon le type d’activité et le statut juridique de l’entreprise. Renseignez-vous sur les obligations qui vous incombent selon votre activité.